Как создать новую должность в штатном расписании в 1С 8

В программах 1С 8 для кадрового учета — прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) и «1С:КАМИН:Зарплата» — новая должность в штатном расписании создается не простым добавлением строки в справочник, а через документ изменения штатного расписания. Это принципиально: штатное расписание в 1С хранит историю, и каждое изменение должно быть оформлено документом с датой вступления в силу, чтобы корректно рассчитывались начисления, кадровые отчеты и среднесписочная численность.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространенную конфигурацию, — но общая логика применима и к другим решениям на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Проверка настроек перед созданием позиции

Прежде чем создавать позицию, убедитесь, что в программе включен учет по штатному расписанию. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учета» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Кадровый учет»). Должен быть установлен флаг «Ведется штатное расписание». Если используется история изменений — дополнительно включите «Ведется история изменений штатного расписания»: тогда все правки оформляются документами, а не прямым редактированием.

Также проверьте наличие связанных данных: подразделение, в которое вводится позиция, должно существовать в справочнике «Подразделения», а сама должность (профессия) — в справочнике «Должности». Если нужной должности нет, создайте ее заранее через «Настройка» → «Должности», указав наименование, краткое наименование и при необходимости категорию для статистической отчетности.

Создание документа изменения штатного расписания

Основной рабочий инструмент — документ «Изменение штатного расписания». Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и нажмите «Создать». Если в организации штатное расписание еще не введено вовсе, вместо этого используется документ «Утверждение штатного расписания» — он открывает первичную редакцию.

В шапке документа укажите организацию, дату документа и месяц, с которого изменения вступают в силу (поле «Дата изменений» или «Месяц»). Именно с этой даты новая позиция станет доступна для приема и перевода сотрудников. Если дату указать задним числом, программа может потребовать перерасчета кадровых документов — будьте внимательны.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   На вкладке «Позиции» нажмите «Добавить» и выберите подразделение и должность
4. 4
   Укажите количество ставок, график работы и начисления с размерами
5. 5
   Проведите документ и проверьте позицию в списке штатного расписания

Заполнение данных новой позиции

На вкладке «Позиции» нажмите «Добавить» (или «Добавить позицию»). В строке выберите подразделение и должность — программа сформирует наименование позиции автоматически, обычно в формате «Должность / Подразделение». Укажите количество ставок: можно вводить дробные значения (0,5; 0,25), если планируется неполная ставка.

Начисления и размер оплаты

Перейдя в карточку позиции (двойной щелчок по строке или кнопка «Изменить»), заполните вкладку «Оплата труда». Добавьте начисления — как правило, «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу» — и укажите размер. Если в организации применяется вилка окладов, включите соответствующую настройку и задайте минимальное и максимальное значения; иначе вводится одна сумма. При необходимости добавьте надбавки, доплаты и ежемесячные премии, закрепленные за позицией.

График работы и дополнительные условия

В карточке позиции укажите график работы сотрудников — от него зависит расчет нормы времени при приеме. Также можно заполнить условия труда (особые условия, вредность), если они влияют на доплаты или стаж. Эти поля не обязательны, но их заполнение избавляет от ручных правок при каждом приеме на эту позицию.

Удобно копировать похожую позицию вместо создания с нуля: в документе изменения выделите существующую строку и используйте кнопку «Скопировать» — начисления, график и условия подтянутся автоматически, останется поменять подразделение или количество ставок.

Проведение документа и проверка результата

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ создаст или обновит позиции штатного расписания с указанной даты. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и установите отбор по дате, равной дате изменений или позднее: новая позиция должна отображаться в списке с заданным количеством ставок и статусом «Утверждена».

Дополнительная проверка — попробуйте создать документ «Прием на работу» и выбрать новую позицию: она должна быть доступна в списке выбора, а начисления и оклад должны подставиться автоматически. Если позиция видна в штатном расписании, но не выбирается при приеме, чаще всего дата приема раньше даты вступления изменений в силу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке штатного расписания

Норма

Отображается с нужной датой, ставками и окладом

Тревожный признак

Позиции нет или видна только на более позднюю дату — проверьте дату документа

Выбор позиции при приеме на работу

Норма

Позиция доступна, начисления подставляются

Тревожный признак

Позиция не выбирается — дата приема раньше даты изменения

Отчет «Штатное расписание» (Т-3)

Норма

Новая позиция присутствует в печатной форме

Тревожный признак

Позиции нет в отчете — документ не проведен или отбор по дате неверен

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка добавить должность прямо в справочник «Должности» и ожидать, что она появится в штатном расписании. Справочник должностей и штатное расписание — разные объекты: первый хранит перечень профессий, второе — конкретные ставки в подразделениях. Без документа изменения ставка не создается.

Вторая группа ошибок связана с датами: изменение введено будущим числом, а прием оформляется раньше, либо изменение проведено задним числом после того, как на похожую позицию уже приняты сотрудники. Также нельзя удалить позицию, по которой есть или были действующие сотрудники, — ее можно только закрыть документом изменения с датой закрытия.

Особые сценарии

Если история изменений не ведется

При отключенной истории позиция добавляется прямо в форме списка штатного расписания кнопкой «Создать». Заполняются те же поля: подразделение, должность, ставки, начисления. Учтите, что перейти обратно на режим с историей можно, но прошлые изменения восстановить не получится.

Массовое добавление позиций

Если нужно ввести много однотипных позиций (например, 20 продавцов в разные магазины), используйте копирование строк внутри одного документа изменения — все позиции вступят в силу одной датой и одним документом, что удобно для приказа по организации.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Штатное расписание вводится впервыеИспользуйте документ «Утверждение штатного расписания»

Нужно добавить позицию к действующему расписаниюСоздайте «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу

Позиция похожа на существующуюСкопируйте строку существующей позиции и скорректируйте реквизиты

Позиция больше не нужна, но была занятаЗакройте позицию документом изменения, не удаляйте ее

Частые вопросы

Чем должность отличается от позиции штатного расписания?

Должность — элемент справочника, описывающий профессию (например, «бухгалтер»). Позиция штатного расписания — конкретная ставка в конкретном подразделении с определенным окладом и количеством ставок. На одну должность может приходиться несколько позиций в разных подразделениях.

Можно ли создать позицию с дробной ставкой?

Да. В поле «Количество ставок» документа изменения вводится дробное значение — 0,5, 0,25 и т.д. Размер начисления при этом указывается на целую ставку, а при приеме сотрудника на часть ставки программа пересчитает сумму пропорционально.

Почему новая позиция не выбирается при приеме на работу?

Наиболее вероятные причины: дата приема раньше даты вступления изменений в силу; документ изменения не проведен; в приеме выбрана другая организация или подразделение. Проверьте даты и проведенность документа.

Как изменить оклад по уже созданной позиции?

Тем же документом «Изменение штатного расписания»: выберите нужную позицию, установите новый размер начисления и дату, с которой действует изменение. Действующим сотрудникам на этой позиции дополнительно оформляется кадровый перевод или изменение оплаты труда.

Можно ли удалить ошибочно созданную позицию?

Если по позиции не было приемов и кадровых документов, отмените проведение документа изменения или удалите строку из него. Если позиция использовалась, удаление невозможно — ее закрывают документом изменения с указанием даты закрытия и нулевого количества ставок.