Как создать новую должность в 1С

Новая должность в 1С создаётся через справочник «Должности» — он есть и в 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП), и в 1С:Бухгалтерии, и в других конфигурациях на базе БСП. Процедура занимает несколько минут, но от корректности заполнения зависят кадровые документы, штатное расписание и начисление зарплаты: ошибка в настройках должности потом «разъезжается» по всем приказам о приёме на работу.

Перед созданием должности стоит определиться, как именно она будет использоваться. В простых конфигурациях достаточно названия, а в ЗУП с ведением штатного расписания должность связана со штатной единицей, тарифной ставкой и набором начислений. Если у вас включён учёт по штатному расписанию, создавать должность «в лоб» через справочник недостаточно — потребуется завести позицию штатного расписания.

Ниже разобраны оба сценария: быстрое создание должности в справочнике и полноценное оформление через штатное расписание в ЗУП, а также проверка результата и типичные ошибки.

Где находится справочник должностей в разных конфигурациях

Расположение справочника зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Настройка» → «Должности» либо «Кадры» → «Должности». В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». В 1С:Управление нашей фирмой — «Компания» → «Должности» или «Настройки» → «Справочники».

Если справочник не находится через меню, воспользуйтесь поиском по команде: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F в панели навигации и введите «Должности». Также справочник доступен через «Все функции» (если режим включён): «Справочники» → «Должности».

Для работы со справочником нужны права на добавление и изменение кадровых данных. Если кнопка «Создать» неактивна или справочник открывается только на просмотр — обратитесь к администратору 1С за расширением роли пользователя.

Как создать должность через справочник: базовый сценарий

Этот способ подходит для 1С:Бухгалтерии, УНФ и ЗУП без штатного расписания. Откройте справочник «Должности», нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме заполните поле «Наименование» — именно оно будет выводиться в приказах, трудовых договорах и отчётах, поэтому формулируйте его по штатному расписанию организации, без сокращений вроде «менеджер по прод.».

Если в форме есть поле «ОКПДТР» (код по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), подберите код из классификатора. Поле не обязательное, но оно используется в статистической отчётности и военном учёте, поэтому заполнять его полезно.

Нажмите «Записать и закрыть». Должность сразу становится доступной для выбора в документах приёма на работу, кадровых переводах и договорах. Никаких дополнительных действий для активации не требуется.

1. 1
   Откройте справочник «Должности» через меню «Настройка» или «Зарплата и кадры».
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите полное наименование должности.
3. 3
   При наличии поля укажите код по ОКПДТР.
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть».
5. 5
   Проверьте, что должность выбирается в документе приёма на работу.

Как создать должность в ЗУП с включённым штатным расписанием

Если в настройках ЗУП включено ведение штатного расписания («Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»), одного элемента справочника мало. Сотрудник принимается не на должность напрямую, а на позицию штатного расписания — связку «подразделение + должность» с указанием количества ставок, оклада и надбавок.

Сначала создайте саму должность в справочнике, если её там ещё нет. Затем откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» (или «Изменить штатное расписание», если применяется документальное изменение). В форме позиции выберите подразделение, созданную должность, укажите количество ставок, оклад или тарифную ставку и нужные начисления.

После проведения документа позиция становится активной, и при приёме сотрудника в документе «Приём на работу» вы сможете выбрать именно её. Если используется история изменений штатного расписания, позиция начнёт действовать с даты, указанной в документе утверждения.

Дополнительные настройки должности в ЗУП

В ЗУП карточка должности содержит больше полей, чем простое наименование. Обратите внимание на вкладки и ссылки в форме элемента: там могут задаваться условия труда (вредность, особые условия), которые влияют на отчётность по спецоценке и страховые взносы по дополнительным тарифам.

Если должность связана с конкретным разрядом или категорией (например, «Слесарь 4 разряда»), в некоторых настройках учёта указывается тарифная группа. Для воинского учёта в карточке должности может заполняться признак, используемый при формировании отчётов для военкомата.

Не заполняйте поля, назначение которых вам непонятно, «для полноты картины»: лишние признаки могут попасть в регламентированную отчётность. Заполняйте только то, что реально используется в учётной политике организации.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания должности проверьте её работоспособность: откройте документ «Приём на работу» (или трудовой договор в Бухгалтерии) и убедитесь, что новая должность доступна в поле выбора. В ЗУП со штатным расписанием дополнительно проверьте, что по позиции есть свободные ставки — это видно в отчёте «Штатное расписание» с показом занятых и свободных ставок.

Также полезно сформировать печатную форму приказа о приёме (Т-1) и убедиться, что наименование должности выводится корректно, без обрезаний и ошибок. Если в печатной форме должность отображается не так, как нужно, исправьте наименование в справочнике — форма подтянет новое значение.

Что делать, если должность не создаётся или не выбирается

Если кнопка «Создать» недоступна, причина почти всегда в правах: у пользователя нет роли на изменение кадровых справочников. Это настраивает администратор через профили групп доступа («Администрирование» → «Настройки пользователей и прав»).

Если должность создана, но не выбирается в документе приёма, проверьте два момента. Первый — не помечена ли она на удаление: элементы с пометкой исключаются из быстрого выбора. Второй — в ЗУП со штатным расписанием проверьте, существует ли утверждённая позиция по этой должности в нужном подразделении и не закрыта ли она документом.

В редких случаях при обмене данными между базами (например, ЗУП ↔ Бухгалтерия) должность не переносится из-за несовпадения правил синхронизации. Тогда её нужно создать вручную в обеих базах с одинаковым наименованием или настроить сопоставление объектов в настройках обмена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Должность в справочнике

Норма

Элемент записан, без пометки удаления, наименование полное

Тревожный признак

Пометка удаления, дубли с похожими названиями

Выбор в документе приёма

Норма

Должность доступна в выпадающем списке

Тревожный признак

Должность не находится поиском или список пуст

Штатное расписание (ЗУП)

Норма

Есть утверждённая позиция со свободными ставками

Тревожный признак

Позиция отсутствует или все ставки заняты

Печатная форма Т-1

Норма

Наименование выводится полностью и корректно

Тревожный признак

Текст обрезан или содержит ошибки

Частые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданную должность?

Да, если на неё нет ссылок в документах: установите пометку удаления, затем выполните «Удаление помеченных объектов» (в Бухгалтерии — «Операции» → «Удаление помеченных объектов»). Если документы ссылаются на должность, программа покажет список мест использования — сначала нужно заменить должность в этих документах или оставить элемент только помеченным.

Как найти и объединить дубли должностей?

Отсортируйте справочник по наименованию и найдите похожие элементы. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»), которая заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основной элемент. Перед объединением сделайте резервную копию.

Нужно ли заполнять ОКПДТР для каждой должности?

Обязательного требования нет, но код используется в статистической отчётности (например, формы для Росстата) и воинском учёте. Если организация сдаёт такую отчётность, заполнение кода сэкономит время при её формировании.

Почему в ЗУП при приёме нельзя указать должность, а только позицию штатного расписания?

Это следствие включённой настройки ведения штатного расписания: программа контролирует соответствие приёмов утверждённым позициям и количеству ставок. Чтобы принять сотрудника, сначала создайте позицию «подразделение + должность» в штатном расписании. Если контроль не нужен, настройку можно изменить в «Настройка» → «Кадровый учёт», но это решение должен принимать кадровик или руководитель учёта.

Изменятся ли старые приказы, если переименовать должность?

Да. Документы хранят ссылку на элемент справочника, поэтому при переименовании новое название отобразится во всех приказах, включая прошлые периоды. Если историческое наименование нужно сохранить, создайте новую должность и переведите сотрудников на неё кадровым переводом.

Как перенести список должностей из другой базы 1С?

Если базы однотипные, используйте типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или настройте синхронизацию данных. Для переноса из Excel или сторонней системы подойдёт загрузка данных из табличного документа (обработка «Загрузка данных из файла»), где сопоставляются колонки наименования и кода с полями справочника.