Другое · 9 мин
Как создать карточку сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция по созданию карточки сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Заполнение данных, приём на работу, проверка ошибок и настройка прав доступа.
Карточка сотрудника — центральный объект кадрового учёта в 1С. Именно в ней хранятся персональные данные, сведения о приёме на работу, должности, подразделении, графике работы и начислениях. Без корректно заведённой карточки невозможно рассчитать зарплату, сформировать отчётность в фонды или оформить кадровые документы.
Порядок создания карточки зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) сотрудник и его приём на работу — разные объекты: сначала создаётся физическое лицо, затем оформляется документ «Приём на работу». В 1С:Бухгалтерии 8.3 часть сведений вносится прямо в справочник «Сотрудники», а приём оформляется отдельным кадровым документом или упрощённо — через саму карточку.
Важно понимать логику разделения данных: справочник «Физические лица» хранит неизменные персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт), а карточка сотрудника привязывает человека к организации, должности и условиям труда. Один человек может быть сотрудником несколько организаций или иметь несколько мест работы — и для каждого случая создаётся отдельная запись.
Что подготовить перед созданием карточки
Прежде чем заводить сотрудника, убедитесь, что в базе уже заполнены связанные справочники. Карточка ссылается на организацию, подразделение, должность и график работы — если этих элементов нет, при создании придётся прерываться и заводить их на ходу, что повышает риск ошибок.
Минимальный набор данных, который нужно иметь под рукой: паспортные данные сотрудника, СНИЛС, ИНН (при наличии), дата приёма на работу, наименование должности по штатному расписанию, размер оклада или тарифной ставки, график работы. Для расчёта аванса и зарплаты также понадобятся банковские реквизиты, если зарплата перечисляется на карту.
Справочник «Организации»: ИНН, реквизиты, учётная политика
Справочник «Подразделения» — иначе придётся создавать на лету
Проверьте точное наименование — от него зависят отчёты
В ЗУП без графика невозможно корректно считать зарплату
Создание сотрудника в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового сотрудника. В поле «Физическое лицо» можно выбрать уже существующего человека из справочника или создать нового — для этого начните вводить ФИО, и программа предложит создать запись.
Заполните основные поля карточки: ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. По ссылке «Личные данные» или на соответствующих закладках укажите паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания, контактный телефон. Эти сведения используются в персонифицированной отчётности, поэтому перепроверьте их по оригиналам документов.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». На этом этапе создан только сотрудник как элемент справочника — кадровых событий у него ещё нет. Для полноценного учёта необходимо оформить приём на работу.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»
- 2Создайте или выберите физическое лицо, введите ФИО
- 3Заполните СНИЛС, ИНН, паспортные данные и адрес
- 4Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
- 5Оформите документ «Приём на работу» из раздела «Кадры»
- 6Проверьте, что сотрудник появился в списке с указанием должности
Оформление приёма на работу
Без документа о приёме сотрудник не участвует в расчёте зарплаты и не отображается в кадровых отчётах. В ЗУП откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». В документе укажите организацию, дату приёма, подразделение и должность.
На закладке «Оплата труда» задайте начисления: оклад, надбавки, премии. Укажите график работы — от него зависит расчёт нормы времени. Если сотрудник принят на 0,5 ставки, это отражается в поле «Количество ставок», а не уменьшением оклада вручную.
Проведите документ. После проведения в карточке сотрудника появятся сведения о текущем месте работы, а в разделе «Зарплата» станут доступны начисления. Если нужно исправить данные приёма, не редактируйте проведённый документ задним числом без необходимости — в ЗУП для исправлений предусмотрены кадровые переводы и документы-исправления.
Создание сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации перейдите в «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Форма компактнее, чем в ЗУП: здесь сразу указываются ФИО, дата рождения, данные документа, СНИЛС и ИНН. По ссылкам в форме открываются дополнительные сведения — адрес, семейное положение, вычеты по НДФЛ.
Приём на работу оформляется по ссылке «Оформить документ» → «Приём на работу» прямо из карточки или через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». В документе укажите подразделение, должность, дату приёма и размер оклада. В упрощённом режиме учёта зарплаты часть полей может быть скрыта — тогда начисления задаются в самой карточке.
Заполнение данных для зарплаты и отчётности
Для перечисления зарплаты на карту заполните в карточке сотрудника раздел с банковскими данными: укажите зарплатный проект и номер лицевого счёта. Если зарплата выдаётся через кассу, этот блок можно оставить пустым.
Проверьте налоговый статус сотрудника — по умолчанию устанавливается «Резидент». Для иностранных работников выберите корректный статус, от него зависит ставка НДФЛ. Также при необходимости заведите сведения о праве на вычеты: стандартные вычеты на детей вносятся через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» или соответствующий раздел карточки.
Данные о стаже, воинском учёте и инвалидности заполняются по ссылкам в карточке физического лица. Эти сведения попадают в отчёты СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1 и формы воинского учёта, поэтому их нельзя оставлять пустыми, если сотрудник подлежит учёту.
Доступ, права и типичные ошибки
Если кнопка «Создать» недоступна или справочник «Сотрудники» не открывается, причина почти всегда в правах пользователя. Создавать и редактировать сотрудников могут пользователи с ролями кадровика, расчётчика зарплаты или полными правами. Обратитесь к администратору базы для назначения нужной роли — самостоятельно менять права без понимания модели доступа не стоит.
Ещё одна частая ситуация — сотрудник принят повторно после увольнения. В этом случае не нужно создавать новую карточку: найдите существующего сотрудника и оформите новый документ «Приём на работу». Иначе в базе появятся дубли, которые придётся объединять вручную.
Проверка результата
После создания карточки и проведения приёма убедитесь, что всё работает корректно. Откройте список сотрудников — новая запись должна отображаться с должностью и подразделением. В карточке по ссылке «Трудовая деятельность» или «Кадровые данные» должен быть виден текущий приём.
Как проверить результат
Видны должность и подразделение
Запись есть, но должность пустая — приём не проведён
Сотрудник подтягивается в документ «Начисление зарплаты»
Сотрудника нет в списке выбора — проверьте дату приёма
Сотрудник есть в списке работающих
Не попадает в отчёт — проверьте организацию в документе приёма
СНИЛС и паспорт совпадают с оригиналами
Опечатки — исправить до отправки отчётности
Финальная проверка — создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и подберите сотрудника. Программа должна рассчитать оклад пропорционально отработанным дням. Если расчёт не выполняется или сумма неверна, вернитесь к документу приёма и проверьте график работы и дату начала работы.
Что важно запомнить
Карточка сотрудника создаётся в два шага: запись в справочнике с персональными данными и документ «Приём на работу» с должностью, подразделением и оплатой труда. Без документа приёма зарплата не начисляется. Дубли физических лиц и ошибки в СНИЛС — главные источники проблем с отчётностью.
Частые вопросы
Можно ли создать сотрудника без СНИЛС?
Технически карточку записать получится, но сдать персонифицированную отчётность без СНИЛС невозможно — программа выдаст ошибку при проверке. Запросите у сотрудника номер и внесите его до конца отчётного периода.
Что делать, если сотрудник работает в двух организациях?
Физическое лицо создаётся один раз, а сотрудники — отдельно для каждой организации. В справочнике «Сотрудники» создайте вторую запись, выбрав того же человека, и оформите приём в каждой организации своим документом.
Как оформить внутреннего совместителя?
В ЗУП создайте нового сотрудника для того же физического лица и оформите документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». Не путайте с совмещением должностей — оно оформляется доплатой, а не новым приёмом.
Почему сотрудник не виден в документе начисления зарплаты?
Чаще всего не проведён документ «Приём на работу», дата приёма позже периода начисления или в документе указана другая организация. Проверьте также, не уволен ли сотрудник ранее введённым документом.
Можно ли удалить ошибочно созданную карточку?
Если по сотруднику нет ни одного документа, запись можно пометить на удаление через «Ещё» → «Пометить на удаление». При наличии проведённых документов удаление невозможно — используйте пометку «В архиве» или аналогичный механизм скрытия неактуальных записей.
Нужно ли заводить карточку на сотрудника по договору ГПХ?
Да, для начисления вознаграждений и отчётности по взносам и НДФЛ физическое лицо должно быть в базе. В ЗУП для таких лиц оформляется документ «Договор (работы, услуги)», а не приём на работу.