Другое · 11 мин
Как в 1С:Бухгалтерии начислить компенсацию за неиспользованный отпуск
Пошаговая инструкция: как в 1С:Бухгалтерии 8.3 начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении и без него, проверить расчёт и оформить документы.
Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется в двух ситуациях: при увольнении сотрудника (за все накопленные дни отпуска) и без увольнения — когда работник просит заменить деньгами часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого используется документ «Начисление зарплаты» или «Увольнение» (в редакции 3.1 с расширенным кадровым учётом), а вид расчёта либо уже есть в программе, либо его нужно создать вручную.
Главная сложность для бухгалтера — не само проведение документа, а корректный расчёт среднего заработка и количества дней компенсации. Ошибка здесь ведёт к занижению или завышению выплаты, перерасчётам НДФЛ и страховых взносов, а при проверке трудовой инспекцией — к штрафам. Поэтому ниже разобран не только порядок кнопок, но и проверка результата.
Материал ориентирован на типовую 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0). Если у вас 1С:ЗУП, логика похожая, но интерфейс отличается: там расчёт выполняется в отдельном документе с автоматическим подбором дней отпуска.
Когда начисляется компенсация и что проверить до расчёта
Компенсация положена при увольнении независимо от причины — даже при увольнении за прогул. Выплатить её нужно за все неиспользованные дни, включая отпуска прошлых лет: по правовой позиции, закреплённой в конвенции МОТ и разъяснениях, дни не «сгорают». Без увольнения деньгами заменяется только часть отпуска свыше 28 календарных дней за рабочий год (например, дополнительные отпуска), при этом беременным женщинам и несовершеннолетним такая замена запрещена.
Перед начислением в программе убедитесь, что в карточке сотрудника корректно заполнены дата приёма, график работы и история отпусков. Если отпуска в прошлые периоды вводились сторонними документами или вовсе не отражались в 1С, количество дней компенсации придётся рассчитать вручную и ввести в документ самостоятельно.
Проверьте остаток отпуска по справке-расчёту или отчёту «Остатки отпусков»
Убедитесь, что у сотрудника есть дополнительный отпуск и есть заявление на замену
Рассчитайте дни вручную по формуле: 2,33 дня за полный месяц работы (при отпуске 28 дней)
Подготовка: создаём вид расчёта «Компенсация отпуска»
В свежих релизах 1С:Бухгалтерии предопределённые виды начислений «Компенсация отпуска при увольнении» и «Компенсация отпуска» обычно уже присутствуют. Проверьте это: откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления». Если нужного вида нет, создайте его кнопкой «Создать».
В карточке начисления задайте: наименование — «Компенсация отпуска при увольнении»; код дохода НДФЛ — 2013 (компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ полностью); категория дохода — «Оплата труда». В разделе страховых взносов укажите, что выплата облагается взносами в полном объёме — это важное отличие компенсации от некоторых других выплат при увольнении (например, выходное пособие в пределах лимита взносами не облагается, а компенсация — облагается).
В поле «Отражение в бухучёте» выберите способ отражения затрат — обычно тот же, что и для основной зарплаты сотрудника (счёт 20, 25, 26 или 44 в зависимости от подразделения). Если оставить поле пустым, программа при проведении документа выдаст ошибку или отнесёт затраты на счёт по умолчанию, что потом придётся исправлять ручной операцией.
Начисление компенсации при увольнении сотрудника
Стандартный путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Начисление зарплаты». В документе укажите месяц начисления, подразделение и добавьте сотрудника в табличную часть. Затем выделите строку сотрудника, нажмите «Начислить» и выберите вид расчёта «Компенсация отпуска при увольнении».
Программа откроет форму, где нужно указать период, за который рассчитывается средний заработок, и количество дней компенсации. Средний заработок 1С подтянет из начислений за расчётный период (по общему правилу — 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению). Если сотрудник работал меньше года, расчётный период — фактически отработанное время.
Количество дней программа может рассчитать автоматически, если в базе вёлся учёт отпусков. Если учёт не вёлся, введите дни вручную. Формула при стандартном отпуске 28 дней: за каждый полный отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска; излишки менее половины месяца отбрасываются, половина и более — округляются до полного месяца. Из полученного количества вычтите уже использованные дни.
После заполнения нажмите «ОК» — сумма компенсации добавится в документ. Проведите документ и проверьте НДФЛ: налог должен рассчитаться с учётом вычетов сотрудника, если они применяются в этом месяце.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты»
- 2Укажите месяц, организацию и добавьте увольняемого сотрудника
- 3Через кнопку «Начислить» выберите «Компенсация отпуска при увольнении»
- 4Проверьте расчётный период среднего заработка и введите количество дней
- 5Проверьте рассчитанную сумму и НДФЛ, затем проведите документ
- 6Сформируйте расчётный листок и записку-расчёт при увольнении (форма Т-61)
Начисление компенсации без увольнения
Если сотрудник продолжает работать, но просит заменить деньгами часть отпуска сверх 28 дней, порядок почти тот же. Основание — заявление работника и приказ руководителя. В 1С создаётся отдельный документ «Начисление зарплаты» текущим месяцем или компенсация добавляется в общий документ начисления зарплаты за месяц.
Используйте вид расчёта «Компенсация отпуска» (без привязки к увольнению). Количество дней и средний заработок введите вручную или скорректируйте предложенные программой. Учтите: заменять деньгами можно только дополнительные дни — основные 28 календарных дней работник обязан отгулять.
Как проверить правильность расчёта
После проведения документа откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). В нём должна отображаться строка компенсации с указанием дней и среднедневного заработка. Сверьте средний заработок с расчётом: сумма учитываемых выплат за расчётный период делится на количество учитываемых дней.
Для увольнения сформируйте записку-расчёт по форме Т-61: в документе «Увольнение» или через печатную форму начисления. В ней видны расчёт дней отпуска, средний заработок и итоговые суммы — этот документ обычно и показывают сотруднику при расчёте.
Проверьте проводки: компенсация должна отразиться по дебету счёта затрат и кредиту счёта 70, НДФЛ — по кредиту 68.01, взносы — по кредиту 69 с соответствующими субсчетами. Если в учётной политике организации предусмотрен резерв на оплату отпусков, компенсация при увольнении списывается за счёт резерва (дебет 96), а не напрямую на счета затрат.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом: выплаты за период / учитываемые дни периода
Сумма сильно занижена — вероятно, в расчёт не попали премии, или период указан неверно
Совпадает с ручным расчётом по отработанным месяцам минус использованные отпуска
Программа показывает ноль или явно неверное число — отпуска не были отражены в базе
Дт счёта затрат (или 96 при резерве) — Кт 70, НДФЛ на 68.01, взносы на 69
Счёт затрат пустой или неверный — не заполнен способ отражения в виде расчёта
Удержан в месяце начисления и попадает в 6-НДФЛ
Налог не рассчитан — проверьте код дохода у вида начисления
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверный код дохода НДФЛ у вида расчёта. Компенсация отпуска имеет код 2013, а не 2000 (зарплата) и не 2012 (отпускные). От кода зависит дата получения дохода и корректность отчёта 6-НДФЛ. Вторая типичная ошибка — начисление компенсации «вне» документа начисления зарплаты, ручной операцией: тогда сумма не попадёт в расчётные листки, регистры НДФЛ и отчётность.
Третья группа ошибок связана с днями: бухгалтер принимает автоматически рассчитанное программой количество дней, не проверив, что в базе отражены все отпуска сотрудника. Если часть отпусков оформлялась только приказами на бумаге, остаток в 1С будет завышен, и сотрудник получит лишнюю выплату, которую потом сложно удержать.
Сроки выплаты и отражение в отчётности
При увольнении компенсацию обязаны выплатить в последний рабочий день сотрудника вместе с окончательным расчётом. НДФЛ с компенсации удерживается при выплате и перечисляется в бюджет в общие сроки, установленные для налога (не позднее 28-го числа по действующим правилам уплаты). Компенсация без увольнения выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты или в срок, указанный в приказе.
В отчётности компенсация отражается в 6-НДФЛ (как доход с кодом 2013), в расчёте по страховым взносам — в облагаемой базе, а также в персонифицированных сведениях о физлицах. Просрочка выплаты компенсации при увольнении влечёт обязанность работодателя уплатить проценты за задержку и риск административного штрафа.
Перед массовыми увольнениями или в конце года полезно сверить остатки отпусков по всем сотрудникам отчётом «Остатки отпусков» с кадровыми приказами. Разовая сверка занимает немного времени, но исключает переплаты и споры при расчёте.
Что важно запомнить
Компенсация начисляется документом «Начисление зарплаты» с корректно настроенным видом расчёта (код НДФЛ 2013, полное обложение взносами). Перед проведением сверьте дни отпуска с приказами и проверьте средний заработок, после — расчётный листок и проводки. При увольнении выплатите компенсацию в последний рабочий день.
Частые вопросы
Нужно ли создавать отдельный документ «Увольнение» перед начислением компенсации?
Желательно. Документ «Увольнение» фиксирует дату прекращения трудового договора и основание, а начисление компенсации логично привязывать к этой дате. Технически можно начислить компенсацию и без документа увольнения, но тогда кадровый учёт в программе будет неполным, а сотрудник продолжит числиться работающим.
Программа не рассчитывает дни компенсации автоматически — что делать?
Это значит, что учёт отпусков в базе не вёлся или вёлся неполностью. Рассчитайте дни вручную: за каждый полный месяц работы — 2,33 дня при отпуске 28 дней, из суммы вычтите фактически использованные отпуска по приказам. Полученное число введите в форму начисления вручную.
Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ и взносами?
Да, полностью. В отличие от выходного пособия при увольнении (которое в пределах установленного лимита не облагается), компенсация за неиспользованный отпуск облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в полном объёме. Код дохода для НДФЛ — 2013.
Как начислить компенсацию, если сотрудник отработал меньше месяца?
По правилам, если сотрудник отработал менее половины месяца, компенсация ему не положена; если половину месяца и более — месяц округляется до полного, и полагается 2,33 дня (при отпуске 28 дней). В 1С введите рассчитанное количество дней вручную в документе начисления.
Можно ли в 1С:Бухгалтерии начислить компенсацию за несколько лет сразу?
Да, при увольнении компенсация начисляется одной суммой за все неиспользованные дни, включая отпуска прошлых лет — они не сгорают. В документе укажите общее количество дней; средний заработок при этом рассчитывается один, по последним 12 месяцам (или фактически отработанному периоду).
Что делать, если после проведения обнаружена ошибка в сумме?
Если зарплата ещё не выплачена, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже прошла и отчётность сдана, потребуется сторнирование начисления, перерасчёт НДФЛ и взносов, а также уточнённые расчёты 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период.