Как составить штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм учёта позиций, от которого зависят приёмы на работу, переводы, кадровые отчёты и расчёт зарплаты. Если механизм включён, программа контролирует соответствие сотрудников штатным единицам, хранит историю изменений окладов и позволяет планировать фонд оплаты труда.

Прежде чем создавать документы, нужно определиться с режимом ведения штатного расписания: программа поддерживает как простой вариант без истории изменений, так и полноценный учёт с индексацией, вилками окладов и надбавками. От этого выбора зависит, какие документы будут доступны и как придётся вносить изменения в дальнейшем.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1. Если конфигурация сильно доработана, часть пунктов меню может отличаться, но общая логика сохраняется.

Подготовка: что настроить до создания штатного расписания

Перед созданием первого документа проверьте, что в базе заполнены подразделения и должности — именно из их сочетания формируются позиции штатного расписания. Справочник «Подразделения» должен отражать реальную структуру организации, а в карточках должностей желательно указать разряды и категории, если они используются.

Также убедитесь, что в справочнике начислений созданы все виды оплаты, которые планируется назначать по позициям: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, процентные надбавки, премии. Если начисления нет, его придётся создавать прямо в процессе заполнения позиции, что замедляет работу.

Включение механизма штатного расписания

Механизм включается в карточке организации: откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» либо перейдите в карточку организации из справочника и найдите ссылку «Учётная политика и другие настройки». В открывшейся форме на закладке «Штатное расписание» установите флажок «Ведётся штатное расписание».

Дополнительно доступны опции, которые включаются по необходимости: ведение истории изменений штатного расписания, автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию, использование «вилки» окладов и надбавок, а также применение разрядов и тарифов. История изменений нужна почти всегда — без неё невозможно корректно отразить индексацию или сокращение позиции в середине месяца.

Создание документа «Штатное расписание»

Документы штатного расписания находятся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Если история изменений включена, первичный документ называется «Утверждение штатного расписания». Создайте новый документ, укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого расписание вступает в силу.

Добавление позиций выполняется кнопкой «Добавить» или подбором. Для каждой позиции укажите подразделение, должность, количество штатных единиц (возможны дробные значения, например 0,5 ставки), оклад или тариф и надбавки. Если включена «вилка», заполняются минимальное и максимальное значения.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Утверждение штатного расписания»
2. 2
   Укажите организацию, дату документа и месяц начала действия
3. 3
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок
4. 4
   Заполните оклад, надбавки и при необходимости условия работы
5. 5
   Проверьте итоговый ФОТ в шапке или по кнопке пересчёта
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 для подписания

Заполнение окладов и надбавок

В табличной части позиции оклад вводится вручную или подставляется из настроек должности. Надбавки добавляются в отдельной таблице: выберите вид начисления и укажите размер в процентах или фиксированной сумме. Программа автоматически рассчитывает совокупный доход по позиции и ФОТ по документу в целом.

Печать формы Т-3

После проведения документа доступна печатная форма «Штатное расписание (Т-3)». Проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты руководителя и главного бухгалтера — они подставляются в подписи формы автоматически.

Внесение изменений в штатное расписание

После утверждения документ прошлого периода редактировать нельзя — все правки оформляются новым документом «Изменение штатного расписания». В нём можно изменить оклад или надбавки по существующей позиции, добавить новую позицию либо закрыть (сократить) позицию с указанной даты.

Изменение окладов по штатному расписанию не пересчитывает начисления уже принятых сотрудников автоматически. Для отражения повышения зарплаты у работников используется документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» — в зависимости от того, меняется только оплата или и условия труда.

Удобно проводить массовую индексацию через документ «Изменение штатного расписания» с заполнением по всем позициям и последующий документ «Изменение плановых начислений» с тем же коэффициентом. Так история остаётся согласованной и в штатке, и у сотрудников.

Проверка результата и типичные ошибки

После утверждения расписания сформируйте отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает, какие штатные единицы заняты, какие вакантны и где число принятых сотрудников превышает количество ставок. Все расхождения нужно разобрать до начала расчёта зарплаты.

Дополнительно проверьте отчёт «Остатки отпусков» и «ФОТ по штатному расписанию», чтобы убедиться, что плановый фонд оплаты труда соответствует ожиданиям. Сильное отклонение ФОТ обычно означает ошибку в количестве ставок или в размере оклада по одной из позиций.

Когда штатное расписание можно не вести

Для небольших организаций допустимо работать без механизма штатного расписания: флажок в настройках не включается, а оклады назначаются напрямую в кадровых документах. Это проще, но лишает возможности контролировать вакансии, строить плановый ФОТ и формировать Т-3 из программы.

Переход от простого режима к полноценному возможен в любой момент, но потребует разового труда: завести все позиции и сверить их с фактически занятыми ставками. Обратный отказ от штатки после накопления истории нежелателен — исторические данные останутся, но перестанут обновляться.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Все занятые ставки совпадают с фактически принятыми сотрудниками

Тревожный признак

Есть сотрудники без позиции или позиции с превышением числа ставок

Печатная форма Т-3

Норма

Заполнены подписи, даты и итоговое количество ставок

Тревожный признак

Пустые подписи или неверная дата утверждения

Начисление зарплаты

Норма

Оклады подтягиваются по позициям штатки

Тревожный признак

У сотрудников старые оклады после изменения штатки

Частые вопросы

Можно ли вести штатное расписание с дробными ставками?

Да. В поле количества штатных единиц допускаются дробные значения, например 0,5 или 1,25. Это используется для совместителей и неполного рабочего времени. ФОТ по позиции программа рассчитает пропорционально.

Как сократить позицию в 1С:ЗУП?

Создайте документ «Изменение штатного расписания», выберите нужную позицию и установите для неё признак закрытия с указанием даты. Перед этим убедитесь, что сотрудники на этой позиции уволены или переведены — иначе кадровые отчёты покажут несоответствие.

Почему изменение оклада в штатке не изменило зарплату сотрудника?

Штатное расписание хранит плановые условия позиции, а начисления сотрудника задаются его личными кадровыми документами. Чтобы применить новый оклад, оформите «Изменение плановых начислений» для конкретных работников или группы.

Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?

Используйте отчёт «Штатное расписание» с настройкой периода — при включённой истории изменений программа восстановит состав позиций на любую дату. Без истории доступно только текущее состояние.

Нужно ли заводить штатку для ИП или микропредприятия?

Нет, механизм опционален. Если сотрудников мало и структура не меняется, достаточно назначать оклады в кадровых документах. Штатное расписание оправдано, когда нужны вакансии, плановый ФОТ и форма Т-3.