Как сократить должность в штатном расписании в 1С

Сокращение должности в штатном расписании — одна из самых формализованных кадровых операций: ошибка в датах или документах приводит к трудовым спорам, восстановлению сотрудника на работе и штрафам. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) процедура выполняется через изменение штатного расписания с последующим оформлением увольнений по сокращению. Важно не просто «убрать строчку» из справочника, а провести всю цепочку документов в правильной последовательности.

Перед началом работы убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания с историей изменений — только в этом случае изменения фиксируются документами, а не прямым редактированием справочника. Проверить это можно в разделе «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения → Штатное расписание». Если история отключена, корректное оформление сокращения в прошлом периоде будет затруднено.

Ниже описан порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1. В других конфигурациях (УПП, ERP с кадровым блоком) названия документов могут отличаться, но логика сохраняется: сначала изменяется штатное расписание, затем оформляются кадровые приказы по сотрудникам.

Что проверить перед сокращением должности

Прежде чем вносить изменения, определите, какие именно позиции сокращаются: всю штатную единицу целиком или только часть ставок (например, из трёх единиц остаётся одна). От этого зависит, закрывается позиция полностью или уменьшается количество ставок в строке штатного расписания.

Также проверьте, есть ли на сокращаемой должности сотрудники, вакантные ставки, сотрудники в отпусках (в том числе по беременности и уходу за ребёнком) и временно переведённые работники. Сокращение позиции, на которой числятся сотрудники в декретном отпуске, требует особой юридической осторожности — такие категории защищены законодательством.

Убедитесь, что дата сокращения согласована с датами уведомления работников: по ТК РФ сотрудника предупреждают о сокращении не менее чем за два месяца. Дата закрытия позиции в штатном расписании должна соответствовать дате увольнения или быть позже неё.

Как создать документ изменения штатного расписания

Откройте раздел «Кадры → Штатное расписание» (или «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Изменения штатного расписания» в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ «Изменение штатного расписания». Укажите организацию, подразделение (если изменение касается одного подразделения) и дату, с которой вступают в силу изменения.

В табличной части найдите нужную позицию. Для полного сокращения выделите строку и нажмите команду «Сократить позицию» (или установите признак «Закрыта» в зависимости от версии конфигурации). Для частичного сокращения измените количество ставок в меньшую сторону — программа зафиксирует разницу.

Проведите документ. После проведения позиция с указанной даты перестаёт быть доступной для приёма и перевода сотрудников, а в печатной форме штатного расписания отображается новое состояние.

1. 1
   Откройте «Кадры → Изменения штатного расписания» и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Найдите позицию и выберите «Сократить» или уменьшите число ставок
4. 4
   Проверьте, что не затронуты другие позиции
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
6. 6
   Оформите уведомления и увольнения сотрудников

Оформление увольнений по сокращению

Закрытие позиции в штатном расписании само по себе не увольняет сотрудников. По каждому работнику создайте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком», если сокращается несколько человек). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ — сокращение численности или штата.

Проверьте дату увольнения: она должна совпадать с датой, указанной в уведомлении сотрудника, и не противоречить дате закрытия позиции. Если сотрудник согласился на увольнение досрочно с выплатой компенсации, это отражается отдельными начислениями.

При проведении увольнения программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск. Выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства начисляются отдельными документами — обычно через «Премия» или специализированные виды расчёта, если они настроены в плане видов расчёта.

Как проверить результат после проведения документов

Сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату после сокращения: позиция должна исчезнуть из действующего штата или отображаться с уменьшенным числом ставок. Колонки «Занято» и «Вакантно» по этой позиции должны быть нулевыми.

Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и «Список сотрудников» по подразделению: уволенные сотрудники не должны числиться в штате после даты увольнения. Убедитесь, что в расчётном листке за месяц увольнения присутствуют все положенные выплаты: зарплата за отработанное время, компенсация отпуска, выходное пособие.

Дополнительно сверьте данные с плановым ФОТ: отчёт «Анализ ФОТ» должен показать уменьшение планового фонда на сумму сокращённых позиций начиная с месяца изменения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте «Штатное расписание»

Норма

Закрыта или число ставок уменьшено с нужной даты

Тревожный признак

Позиция активна, приёмы на неё ещё возможны

Сотрудники по позиции

Норма

Все уволены или переведены, остаток занятых ставок = 0

Тревожный признак

Сотрудник числится на закрытой позиции

Начисления при увольнении

Норма

Компенсация отпуска и пособие рассчитаны

Тревожный признак

В расчётном листке только зарплата

Плановый ФОТ

Норма

Уменьшился с месяца сокращения

Тревожный признак

ФОТ не изменился — проверьте дату документа

Типичные ошибки при сокращении в 1С

Самая распространённая ошибка — попытка удалить позицию из справочника «Штатное расписание» напрямую или пометить её на удаление. Это ломает историю изменений, отчётность за прошлые периоды и может привести к ошибкам при расчёте среднего заработка. Позиции только закрываются документом, никогда не удаляются.

Вторая ошибка — несовпадение дат: позиция закрыта одним числом, а сотрудник уволен другим, при этом между датами программа показывает «занятую» ставку на закрытой позиции. Согласуйте даты заранее и проверяйте их в отчётах.

Третья группа ошибок — забытые начисления: не настроен вид расчёта выходного пособия, не начислена компенсация за отпуск, не учтён средний заработок на второй и третий месяц трудоустройства. Проверьте план видов расчёта до проведения увольнений.

Особые сценарии и ограничения

Если в организации ведётся несколько штатных расписаний по подразделениям или используется «Индексация штатного расписания», сокращение оформляется отдельным документом по каждой затронутой позиции. При массовом сокращении удобнее использовать документ «Изменение штатного расписания» со списком позиций и «Увольнение списком» для сотрудников.

Если сокращаемая должность нужна снова через некоторое время, не создавайте дубликат позиции: закрытую позицию можно «открыть» новым изменением штатного расписания, сохранив непрерывную историю. Дубли позиций затрудняют отчётность и подбор сотрудников.

Учтите ограничение: в 1С:ЗУП нельзя закрыть позицию датой, на которую уже есть проведённые кадровые документы, противоречащие изменению (например, приём на эту позицию более поздней датой). Программа выдаст ошибку — сначала отмените или скорректируйте конфликтующие документы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сократить должность, если на ней есть вакантные ставки?

Да, и это самый простой случай. Если ставки вакантны, достаточно провести «Изменение штатного расписания» с закрытием позиции или уменьшением числа ставок. Увольнения и уведомления сотрудников не требуются, поскольку затронутых работников нет.

Что делать, если сотрудник отказался увольняться по сокращению?

Позицию в штатном расписании всё равно закрывают в установленном порядке, а процедуру с сотрудником ведут по нормам ТК РФ: уведомление за два месяца, предложение вакантных должностей, увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатой пособий. В программе это отражается стандартными документами независимо от согласия работника.

Как сократить только часть ставок, а не всю должность?

В документе «Изменение штатного расписания» не закрывайте позицию, а измените количество ставок в строке — например, с трёх на одну. Программа зафиксирует сокращение двух единиц, а оставшаяся ставка продолжит действовать с прежними условиями оплаты.

Нужно ли создавать новую позицию, если сокращённая должность понадобилась снова?

Нет. Создайте новое «Изменение штатного расписания» и откройте ранее закрытую позицию с актуальной даты. Так сохраняется единая история позиции, и в отчётах не появляются дубли с одинаковыми названиями.

Почему программа не даёт закрыть позицию выбранной датой?

Чаще всего мешают кадровые документы, проведённые более поздней датой по этой позиции: приёмы, переводы, кадровые переводы списком. Найдите их через отчёт по позиции и либо отмените, либо выберите дату закрытия позже последнего документа.

Какими документами начисляется выходное пособие при сокращении?

Выходное пособие начисляется документом «Увольнение» (если вид расчёта пособия настроен и подключен) либо отдельным документом «Премия» / «Разовое начисление» с соответствующим видом расчёта. Сохраняемый заработок на период трудоустройства за второй и третий месяцы начисляется позже, по факту обращения бывшего сотрудника.