Другое · 11 мин
Как сформировать штатное расписание в 1С
Как создать и настроить штатное расписание в 1С:ЗУП: ввод позиций, надбавки, изменение и закрытие штатки, отчёты для проверки и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный инструмент кадрового учёта: на его основе оформляются приёмы на работу, кадровые переводы, рассчитывается фонд оплаты труда и контролируется соответствие фактической численности плановой. В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» механизм штатного расписания встроен, но по умолчанию может быть отключён — его нужно включить и настроить под правила организации.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 как наиболее распространённое решение. В «1С:Бухгалтерии» полноценного учёта штатного расписания нет — там доступна только печатная форма без истории изменений и контроля вакансий. Если компании нужны кадровые приказы со ссылкой на позицию штатки, история изменений окладов и отчётность по вакантным ставкам, потребуется ЗУП.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика, а данные об организации (наименование, ИНН, подразделения) уже заполнены. Штатное расписание строится на справочниках подразделений и должностей, поэтому пустые справочники — первая причина проблем на старте.
Шаг 1. Включите ведение штатного расписания в настройках
Перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → выберите организацию → вкладка «Штатное расписание». Установите флаг «Ведется штатное расписание». Без этого шага документы утверждения штатки и связанные отчёты в программе недоступны.
На той же вкладке определите дополнительные параметры: вести ли историю изменений штатного расписания, использовать ли вилку окладов (минимум–максимум вместо одного значения) и применять ли индексацию заработка. История изменений настоятельно рекомендуется: без неё каждая правка оклада перезаписывает позицию, и восстановить, какой оклад действовал в прошлом периоде, будет невозможно.
Если в компании приняты разряды и категории (например, для рабочих профессий по ЕТКС), включите соответствующий флаг здесь же. Менять эти настройки после того, как введены позиции и оформлены сотрудники, следует осторожно: часть данных может потребовать перезаполнения.
Шаг 2. Подготовьте справочники подразделений и должностей
Каждая позиция штатного расписания привязывается к паре «подразделение + должность». Заполните справочник «Подразделения» с учётом структуры, в которой будет печататься Т-3: иерархия подразделений в штатке повторяет иерархию справочника. Если в печатной форме отделы должны идти в определённом порядке, задайте его сортировкой или кодами.
В справочнике «Должности» для каждой должности укажите наименование и, при необходимости, категорию персонала, категорию для статистической отчётности и условия труда (особые, вредные). Эти данные потом автоматически подтягиваются в кадровые документы и отчёты, поэтому заполнение должности «на потом» создаёт лишнюю работу при приёме сотрудников.
Шаг 3. Создайте документ «Утверждение штатного расписания»
Начальная штатка вводится документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка создания или журнал «Изменения штатного расписания»). В шапке документа укажите организацию, дату утверждения, месяц, с которого штатка вступает в действие, и реквизиты приказа.
В табличной части по кнопке «Добавить» создавайте позиции: выберите подразделение и должность, задайте количество ставок (можно дробное — 0,5; 0,25), оклад или вилку окладов, а также надбавки. Надбавки добавляются в отдельной таблице позиции с указанием размера в процентах или фиксированной сумме.
Даты вступления в силу критичны: приём сотрудника на позицию возможен только начиная с месяца, с которого действует штатка. Если сотрудник принят раньше даты утверждения, программа не даст подобрать позицию либо потребует скорректировать документы. Планируйте дату утверждения с запасом — с начала месяца приёма первого сотрудника.
- 1Включите штатное расписание в настройках организации
- 2Заполните справочники подразделений и должностей
- 3Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой начала действия
- 4Добавьте позиции: подразделение, должность, ставки, оклад, надбавки
- 5Проведите документ и выведите отчёт «Штатное расписание» для сверки
Шаг 4. Настройте начисления и надбавки для позиций
Оклад в позиции штатки — это ссылка на начисление из плана видов расчёта, обычно «Оплата по окладу». Если в компании несколько вариантов окладной оплаты (по дням, по часам), убедитесь, что в позиции выбрано правильное начисление: от него зависит, как будет рассчитываться зарплата принятого сотрудника.
Надбавки (за стаж, за вредность, персональные повышающие) добавляются к позиции списком. При приёме сотрудника на эту позицию весь состав начислений подставится в кадровый приказ автоматически. Поэтому корректнее задавать в штатке только те надбавки, которые гарантированы позицией, а персональные выплаты назначать индивидуально в документе приёма.
Обратите внимание на фонд оплаты труда: в документе и в отчётах ФОТ по позиции считается как (оклад + надбавки) × количество ставок. Если надбавка задана в процентах от оклада, при изменении оклада она пересчитается автоматически — это удобно при индексации.
Шаг 5. Вносите изменения и закрывайте позиции корректно
Любые правки действующей штатки — изменение оклада, количества ставок, добавление новой позиции — оформляются документом «Изменение штатного расписания». Прямая правка документа утверждения задним числом — типичная ошибка: она ломает историю и может привести к расхождениям с уже проведёнными кадровыми приказами.
Для сокращения или закрытия позиции в документе изменения выделите строку и установите признак «Закрыта» с датой. Закрытая позиция перестаёт быть доступной для приёма и перевода, но остаётся в истории. Перед закрытием убедитесь, что на позиции не осталось работающих сотрудников — иначе их занятость «повиснет» на недействующей ставке.
Массовое повышение окладов удобнее проводить не ручной правкой каждой строки, а документом «Изменение штатного расписания» с коэффициентом индексации либо специализированным документом индексации заработка, если он используется в вашей настройке. После индексации окладов в штатке не забудьте синхронно изменить плановые начисления работающих сотрудников — штатка сама по себе зарплату людям не пересчитывает.
Шаг 6. Сформируйте печатную форму и проверьте результат
Унифицированная форма Т-3 выводится отчётом «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → отчёты по кадрам). В настройках отчёта укажите дату, на которую нужна штатка, организацию и, при необходимости, отбор по подразделению. Отчёт можно сохранить в Excel или PDF и вывести на подпись.
Для контроля используйте сопутствующие отчёты: «Штатная расстановка» показывает, кто занимает каждую позицию и сколько ставок свободно, а «Остатки штатных единиц» — вакансии. Сверьте итоговое количество ставок и ФОТ с управленческими данными до утверждения приказа, а не после.
Как проверить результат
Все позиции на месте, ставки и оклады совпадают с приказом
Позиция отсутствует или оклад устарел — проверьте документы изменений
Каждый сотрудник занимает действующую позицию, вакансии корректны
Сотрудник числится на закрытой позиции или без позиции
Позиция подбирается в приказе, начисления подставляются автоматически
Позиция не находится — проверьте дату вступления штатки в силу
Шаг 7. Альтернативы и ограничения: когда штатка в 1С не нужна
Если компания небольшая и учёт ведётся в «1С:Бухгалтерии», встроенного механизма штатного расписания с историей нет. Варианты: вести Т-3 во внешнем файле и прикладывать скан, либо использовать типовую печатную форму, доступную в некоторых релизах, без связи с кадровыми документами. Это допустимо, пока не требуется контроль вакансий и автоматический подбор позиции при приёме.
Переход с «бумажной» штатки на учёт в ЗУП в середине года выполняется через начальную штатную расстановку: документ «Утверждение штатного расписания» датируется началом месяца перехода, а сотрудники переводятся на позиции документом «Начальная штатная расстановка» либо кадровыми переводами. Не пытайтесь ввести историю «задним числом» за прошлые годы — достаточно корректного состояния на дату старта учёта.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Полноценного механизма с историей изменений, контролем вакансий и связью с кадровыми приказами в «1С:Бухгалтерии» нет. Доступна только печатная форма Т-3 по данным справочников. Если требуется управленческий контроль ставок и автоматический подбор позиции при приёме, нужна конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом».
Как изменить оклад по позиции, не нарушив историю?
Создайте документ «Изменение штатного расписания» с датой, с которой действует новый оклад, и укажите новое значение в строке позиции. Не редактируйте старый документ утверждения. После этого отдельно измените плановые начисления работающим на позиции сотрудникам — документом изменения оплаты труда или кадровым переводом.
Почему при приёме сотрудника не подбирается позиция штатки?
Наиболее частые причины: штатка вступает в силу позже даты приёма, позиция закрыта документом изменения, либо в настройках организации не включено ведение штатного расписания. Проверьте отчёт «Штатное расписание» на дату приёма — если позиции там нет, ищите ошибку в датах документов.
Как оформить дробную ставку, например 0,5?
В поле «Количество ставок» позиции введите 0,5 — механизм поддерживает дробные значения. При приёме сотрудника на эту позицию укажите соответствующее количество занимаемых ставок, чтобы отчёты по вакансиям и ФОТ считались корректно.
Что делать, если сотрудник остался на закрытой позиции?
Откройте отчёт «Штатная расстановка», найдите сотрудника и оформите кадровый перевод на действующую позицию той датой, с которой должна действовать расстановка. Если позицию закрыли ошибочно, создайте новый документ изменения штатного расписания, снимающий признак закрытия, вместо правки старого документа.
Нужно ли заново утверждать штатку при небольшом изменении?
Нет. Точечные правки — новый оклад, добавленная ставка, закрытая позиция — оформляются документом «Изменение штатного расписания» со своим номером приказа. Полное переутверждение имеет смысл только при масштабной реорганизации структуры, когда проще ввести новую редакцию целиком.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:ЗУП включается в настройках организации, вводится документом утверждения и изменяется только отдельными документами изменений. Корректные даты вступления в силу, чистые справочники должностей и подразделений, а также сверка отчётами «Штатное расписание» и «Штатная расстановка» — основа безошибочного учёта. Изменение окладов в штатке всегда сопровождайте изменением начислений сотрудникам.