Как сформировать табель в 1С ЗУП

Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП можно получить двумя способами: через документ «Табель», который фиксирует фактические часы вручную или автоматически, и через отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», который строится на основании уже введённых документов отклонений и графиков работы. Выбор способа зависит от того, как в вашей компании организован учёт времени: по отклонениям или сплошной регистрацией.

В большинстве конфигураций ЗУП табель формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных отсутствий — отпусков, больничных, командировок, прогулов. Если все кадровые документы введены корректно, отдельный документ «Табель» может вообще не понадобиться: достаточно сформировать печатную форму Т-13 за период.

Проблемы возникают, когда графики не назначены, отклонения не проведены или данные введены задним числом после расчёта зарплаты. Ниже разобраны оба способа формирования табеля, настройка графиков, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых в табеле появляются пустые ячейки или неверные часы.

Подготовка: что должно быть настроено до формирования табеля

Табель в ЗУП — это не самостоятельный документ, а результат накопленных данных. Перед формированием проверьте три вещи: у каждого сотрудника назначен график работы, все отсутствия оформлены документами, производственный календарь заполнен на нужный период.

График работы назначается кадровым документом «Приём на работу» или «Кадровый перевод». Если сотрудник принят без графика, программа не сможет определить его плановое время, и строки в табеле останутся пустыми. Проверить назначение можно в карточке сотрудника или отчётом «Штатное расписание» с выводом графиков.

Производственный календарь обновляется через «Настройка → Производственные календари» или автоматически при обновлении конфигурации. Если календарь не заполнен на текущий год, графики, ссылающиеся на него, посчитают время некорректно.

Контрольные точки

Что проверить перед формированием

График в карточке сотрудника

Норма

Указан конкретный график работы

Тревожный признак

Поле пустое — табель будет пустым

Документы отсутствий

Норма

Отпуска, больничные, командировки проведены

Тревожный признак

Документы в статусе черновика — отклонения не попадут в табель

Производственный календарь

Норма

Заполнен на нужный год

Тревожный признак

Не заполнен — неверные нормы часов

Способ 1: отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»

Это основной и рекомендуемый способ, если учёт времени ведётся методом отклонений. Отчёт находится в разделе «Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В некоторых релизах он также доступен из раздела «Кадры → Кадровые отчёты».

Порядок формирования: укажите период (обычно месяц или его половину), выберите организацию и при необходимости подразделение, нажмите «Сформировать». Программа соберёт данные по всем сотрудникам: рабочие дни по графику, отсутствия по документам, отработанные часы. Форму можно вывести на печать или сохранить в файл.

Отчёт показывает данные в разрезе дней с буквенными кодами видов времени (Я, В, ОТ, Б, К и другие). Если в какой-то день стоит код «НН» (неявка по невыясненной причине), значит, по графику день рабочий, но документа, объясняющего отсутствие, нет — это сигнал разобраться с сотрудником до закрытия периода.

1. 1
   Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)
2. 2
   Укажите период, организацию и подразделение
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте коды по сотрудникам
4. 4
   Выведите на печать или сохраните в файл

Способ 2: документ «Табель»

Документ «Табель» расположен в разделе «Зарплата → Учёт времени → Табели». Он применяется, когда фактическое время регистрируется сплошным методом — например, на объектах с почасовым учётом, при суммированном учёте с ручной корректировкой или когда данные приходят из внешних систем СКУД.

Создайте документ, укажите организацию, подразделение и месяц. По кнопке «Заполнить» программа подберёт сотрудников подразделения и проставит время по их графикам с учётом уже введённых отклонений. Дальше часы можно скорректировать вручную по дням: например, заменить плановые 8 часов на фактические 6 или указать работу в выходной.

Важный нюанс: введённый документ «Табель» имеет приоритет над автоматическим расчётом времени. Если табель проведён, расчёт зарплаты будет брать часы именно из него, а не из графика. Поэтому ошибка в документе напрямую исказит начисления.

Настройка графиков работы сотрудников

Графики создаются в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников». Типовые варианты — пятидневка, шестидневка, сменные графики — часто уже есть в базе, но их нужно проверить на соответствие реальному режиму работы компании.

При создании графика задайте способ заполнения: по дням недели (для пятидневки) или по циклу произвольной длины (для сменных режимов вида «два через два»). Укажите время работы, перерывы и ссылку на производственный календарь, если график зависит от праздничных дней.

Для сотрудников с неполным рабочим временем создаётся отдельный график с сокращёнными часами. Ставить такому сотруднику обычную пятидневку и «уменьшать оплату» вручную нельзя — табель и норма времени перестанут сходиться.

Как учитываются отклонения: отпуска, больничные, командировки

Каждое отсутствие должно быть оформлено соответствующим документом: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие», «Отгул». Только проведённые документы попадают в табель с правильным кодом вида времени.

Если отсутствие оформлено после расчёта зарплаты за тот же месяц, программа покажет необходимость перерасчёта. Не игнорируйте эти сообщения: табель и начисления разойдутся, а при проверке это выглядит как ошибка учёта.

Работа в выходные и праздничные дни оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни», сверхурочные — «Работа сверхурочно». Без этих документов часы в табеле не появятся, даже если сотрудник реально работал.

Проверка сформированного табеля

После формирования сверьте три показателя: итоговое количество отработанных дней и часов по каждому сотруднику, наличие кодов «НН» и соответствие нормы времени производственному календарю. Норму по графику можно посмотреть в самом графике работы по кнопке печати «График работы».

Для перекрёстной проверки используйте отчёт «Анализ отсутствий» или «Остатки отпусков» — они помогают убедиться, что все отклонения учтены. Если зарплата уже рассчитана, сверьте часы в табеле с часами в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке с расшифровкой времени.

Частые ошибки и их исправление

Самая частая ситуация — пустой табель по конкретному сотруднику. Причина почти всегда в отсутствии графика: откройте карточку сотрудника, проверьте поле «График работы» в текущем кадровом документе и при необходимости оформите кадровый перевод с назначением графика.

Вторая типовая проблема — код «НН» вместо реального отсутствия. Найдите неоформленный период, создайте нужный документ отклонения и проведите его. После этого переформируйте отчёт Т-13 — код заменится на корректный автоматически.

Если часы в табеле не совпадают с расчётом зарплаты, проверьте, нет ли за этот месяц проведённого документа «Табель» с ручными правками. При его наличии расчёт идёт по нему: либо исправьте документ, либо отмените его проведение, чтобы вернуться к автоматическому учёту.

FAQ: частые вопросы по табелю в 1С ЗУП

Нужно ли каждый месяц вводить документ «Табель»?

Нет, если учёт ведётся методом отклонений: достаточно графиков и документов отсутствий, а печатная форма Т-13 формируется отчётом. Документ «Табель» нужен только при сплошной регистрации фактического времени или ручной корректировке часов.

Почему в табеле стоит код «НН»?

Код «НН» означает, что по графику день рабочий, но документа, объясняющего отсутствие сотрудника, в базе нет. Оформите соответствующий документ (отпуск, больничный, прогул) или уточните фактическую явку — тогда код заменится на корректный.

Как сформировать табель за половину месяца для аванса?

В отчёте Т-13 укажите период с 1 по 15 число. Для расчёта аванса по фактически отработанному времени используется документ «Начисление за первую половину месяца», который также опирается на графики и отклонения.

Сотрудник работал в выходной, но в табеле день пустой. Что делать?

Работа в выходной регистрируется только документом «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата → Учёт времени»). Создайте и проведите документ — после этого часы появятся в табеле с кодом «РВ» и попадут в расчёт оплаты.

Можно ли загрузить табель из внешней системы СКУД?

Да, типовой механизм — загрузка данных в документ «Табель» через обработки или интеграционные решения. После загрузки обязательно сверьте итоговые часы с нормой и проверьте сотрудников без данных, прежде чем проводить документ.

Изменили график сотруднику задним числом — что проверить?

Изменение графика прошлым периодом пересчитывает уже учтённое время. Проверьте, не закрыт ли месяц расчётом зарплаты: если закрыт, потребуется перерасчёт. Правильнее оформлять смену графика кадровым переводом с даты фактического изменения режима.