Другое · 10 мин
Как сделать приказ в 1С: подробная инструкция
Подробная инструкция, как создать приказ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — приём на работу, увольнение, отпуск, печать формы Т-1 и типичные ошибки.
Приказ в 1С — это документ, который фиксирует кадровое или организационное решение: приём сотрудника, увольнение, отпуск, перевод, командировку или изменение оклада. В типовых конфигурациях (1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот) приказы создаются через специализированные документы, а не набираются вручную в текстовом редакторе — программа сама подставляет данные сотрудника, формирует печатную форму и регистрирует событие в учёте.
Главное преимущество создания приказа в 1С в том, что документ не только печатается, но и проводится по учёту: запускается начисление зарплаты, меняется штатное расписание, формируются записи в учётных регистрах. Ошибка в приказе поэтому влияет не только на бумажную форму, но и на расчёты — отсюда требования к аккуратности при заполнении.
Ниже разобраны основные сценарии: где искать нужный документ, как заполнить приказ на приём, увольнение и отпуск, как вывести печатную форму по форме Т-1, как исправить ошибку и что проверить после проведения.
Где в 1С находятся приказы: карта документов
Место создания приказа зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 все кадровые приказы сосредоточены в разделе «Кадры»: «Приёмы», «Переводы», «Увольнения», «Отпуска», «Командировки», «Больничные». Каждый пункт открывает журнал соответствующих документов, где кнопка «Создать» заводит новый приказ.
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровые документы находятся в разделе «Зарплата и кадры» — там же доступны приёмы на работу, увольнения и отпуска, хотя набор кадровых документов уже, чем в ЗУП. Если организация использует 1С:Документооборот, произвольные приказы по основной деятельности (не кадровые) создаются как внутренние документы с видом «Приказ» и проходят маршрут согласования.
Если нужного вида документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов через «Администрирование → Настройки программы». В типовой ЗУП часть документов появляется только после включения соответствующей функциональности, например командировки или работы сверхурочно.
Как оформить приказ о приёме на работу
Откройте «Кадры → Приёмы» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, дату приказа и дату приёма. Затем выберите сотрудника: если человек новый, создайте физическое лицо прямо из документа по ссылке «Новый сотрудник» — заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные.
На вкладке «Главное» укажите подразделение, должность из штатного расписания, график работы и вид занятости. Вкладка «Оплата труда» заполняется автоматически по позиции штатного расписания, но начисления можно скорректировать вручную. Если ведётся штатное расписание, программа контролирует наличие свободной ставки — при её отсутствии выдаст предупреждение.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Для печати используйте кнопку «Печать → Приказ о приёме (Т-1)» — форма подтянет данные документа. Проверьте, что в печатной форме корректно указаны дата приёма, оклад и условия испытательного срока, если он установлен.
- 1Откройте «Кадры → Приёмы» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, дату приёма и создайте карточку сотрудника
- 3Заполните подразделение, должность, график и оплату труда
- 4Проведите документ и распечатайте форму Т-1
- 5Проверьте, что сотрудник появился в списке работающих
Как оформить приказ на увольнение
Документ создаётся через «Кадры → Увольнения → Создать». Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание — статью Трудового кодекса, которая попадёт в печатную форму и запись трудовой книжки. Основание выбирается из встроенного классификатора, вручную формулировку вводить не нужно.
На вкладке «Компенсация отпуска» программа автоматически рассчитывает количество дней неиспользованного отпуска исходя из остатков в учёте. Перед проведением сверьте это число с отчётом «Остатки отпусков» — если данные расходятся, сначала разберитесь с остатками, иначе компенсация будет начислена неверно.
После проведения увольнения рассчитайте сотрудника документом «Начисление зарплаты и взносов» — увольняющие начисления (зарплата за отработанные дни, компенсация) подтянутся автоматически. Печатная форма Т-8 доступна из документа увольнения по кнопке «Печать».
Как оформить приказ на отпуск и другие отсутствия
Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» из раздела «Кадры → Отпуска». Укажите сотрудника, период отпуска с датами начала и окончания — программа посчитает количество календарных дней автоматически. Если включён расчёт отпускных «внутри документа», на вкладке начислений сразу видна сумма отпускных со средним заработком.
Для отпуска за свой счёт, учебного отпуска или отпуска по беременности и родам используются отдельные виды документов — они отличаются настройками оплаты и стажа. Не подменяйте один вид отпуска другим: отпуск без сохранения, оформленный как ежегодный, исказит и расчёт среднего заработка, и отчётность.
Командировки, больничные и прогулы оформляются аналогично — каждому событию соответствует свой документ в разделе «Кадры». Печатная форма приказа на отпуск (Т-6) выводится из документа кнопкой «Печать».
Печать и подписание приказа
Унифицированные формы (Т-1, Т-6, Т-8 и другие) доступны из документа через кнопку «Печать». Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и проверьте: полное наименование организации, номер и дату документа, ФИО сотрудника, должность, суммы и подписи ответственных лиц.
Нумерация приказов в 1С ведётся автоматически в пределах года и префикса организации. Если требуется отдельная нумерация кадровых приказов (например, с суффиксом «-к»), её настраивают через префикс информационной базы или изменением нумератора — это задача администратора, а не кадровика.
Руководитель организации, чья подпись выводится в печатной форме, задаётся в карточке организации на вкладке «Подписи». Если в форме пустое поле подписанта или устаревшая фамилия — исправьте данные в карточке организации, а не в самом документе.
Исправление и отмена приказа
Если ошибка обнаружена до расчёта зарплаты, документ можно просто отредактировать и перепровести. Если приказ уже участвовал в начислениях, прямое редактирование приведёт к расхождениям — корректный путь зависит от ситуации.
Для отмены кадрового перевода или изменения условий оплаты в ЗУП предусмотрен документ «Кадровый перевод» с признаком исправления либо «Изменение оплаты труда». Для отмены увольнения, по которому ещё не выплачены деньги, документ помечают на удаление или распроводят, предварительно отменив связанные начисления.
Общее правило: сначала отменяются зависимые документы (начисления, ведомости, выплаты), затем сам приказ. Проверить цепочку связанных документов помогает кнопка «Ещё → Структура подчинённости» в форме документа.
Проверка результата после создания приказа
После проведения убедитесь, что приказ отразился в учёте. Для приёма: сотрудник появился в списке работающих, в штатном расписании занята ставка, в расчётном листке за первый месяц есть начисления. Для увольнения: сотрудник получил статус уволенного, в «Начислении зарплаты» рассчиталась компенсация.
Полезные отчёты для контроля: «Списки сотрудников», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков», «Кадровые изменения». Все они находятся в разделе «Кадры → Кадровые отчёты» и позволяют увидеть результат без открытия каждого документа.
Как проверить результат
Приём — сотрудник работает; увольнение — статус «уволен» с нужной датой
Сотрудник отсутствует в списке или дата события неверна
Ставка занята (при приёме) или освобождена (при увольнении)
Ставка не изменилась — документ не проведён или штатное расписание не ведётся
Зарплата, отпускные или компенсация рассчитаны по данным приказа
Начисления отсутствуют или сумма не соответствует условиям приказа
Что важно запомнить
Приказ в 1С — это проводимый кадровый документ, а не текст. Создавайте его через соответствующий журнал раздела «Кадры», проверяйте автоматически рассчитанные данные (остатки отпусков, оклад, ставку), проводите до расчёта зарплаты и исправляйте ошибки отменой и новым документом, а не правкой задним числом.
Частые вопросы о приказах в 1С
Можно ли создать произвольный приказ (не кадровый) в 1С?
В 1С:ЗУП и Бухгалтерии для этого нет типового документа — там приказы строго привязаны к учётным событиям. Произвольные приказы по основной деятельности оформляют в 1С:Документообороте как внутренние документы либо ведут во внешнем редакторе, прикладывая файл к базе.
Почему кнопка «Печать» не показывает форму Т-1?
Чаще всего документ не записан или не проведён — сначала нажмите «Провести». Также проверьте, что используется типовая конфигурация без доработок печатных форм, и что у пользователя есть права на просмотр кадровых данных.
Что делать, если сотрудник заведён в базе дважды?
Дубликаты физических лиц объединяют штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование») или вручную переносят документы на одну карточку, а вторую помечают на удаление. Делать это нужно до сдачи персонифицированной отчётности, иначе данные разойдутся по двум людям.
Как изменить номер приказа?
Номер можно отредактировать вручную в шапке документа, если у пользователя есть соответствующие права. Учтите: программа продолжит нумерацию от максимального номера, и ручное вмешательство может создать дубли. Для особой нумерации кадровых приказов используйте префиксы, настраиваемые администратором.
Нужно ли проводить приказ, если требуется только бумажная форма?
Нет, для печати достаточно записанного документа. Но если приказ не провести, событие не попадёт в учёт: зарплата, остатки отпусков и отчёты его не увидят. Поэтому печать без проведения допустима только как временный черновик.
Как оформить приказ задним числом?
Технически можно указать прошлую дату, но только если период ещё не закрыт: зарплата не рассчитана и не выплачена, отчётность не сдана. Иначе потребуется перерасчёт начислений и корректировка отчётов. Если период закрыт, событие оформляют текущей датой с указанием фактического периода внутри документа.