Другое · 11 мин
Как сформировать штатное расписание в 1С
Как сформировать штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3: настройка учётной политики, создание позиций, индексация, история изменений и печатные формы Т-3.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный справочник позиций, на который опираются кадровые документы, расчёт зарплаты и отчётность. Если штатка ведётся корректно, программа автоматически подставляет оклады при приёме на работу, контролирует ставки и показывает свободные вакансии. Если же позиции заведены с ошибками, расхождения «поползут» по всем кадровым приказам и начислениям.
Ниже разобран рабочий порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (редакция 3.1): от включения самого механизма штатного расписания до печати унифицированной формы и проверки результата. Отдельно описаны типичные ошибки и ситуации, когда механизм лучше не включать вовсе.
Что нужно проверить перед настройкой
Механизм штатного расписания в ЗУП 3.1 по умолчанию может быть отключён. Пока он не включён, кадровые документы не привязываются к позициям, и часть отчётов по штатке недоступна. Проверьте текущее состояние: откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации» → выберите организацию) и на закладке «Учётная политика» найдите флажок «Ведётся штатное расписание».
Рядом расположены дополнительные опции, которые определяют поведение системы: ведение истории изменений, использование «вилки» окладов и надбавок, контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию. Их выбор зависит от кадровой практики компании, и менять его задним числом дороже, чем настроить сразу.
Как выбрать настройки
Включение механизма и учётная политика
Откройте карточку организации: «Настройка» → «Реквизиты организации» → закладка «Учётная политика». Установите флажок «Ведётся штатное расписание». Если нужна история, сразу отметьте «Ведётся история изменений штатного расписания» — тогда каждое изменение позиции будет фиксироваться документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу.
Дополнительно решите вопрос с контролем: флажок «Проверять соответствие фактической численности штатному расписанию» заставит программу блокировать приём сотрудников сверх штатных единиц. Для небольших компаний с гибким подбором это часто мешает, для крупных — дисциплинирует. Сохраните настройки кнопкой «Записать и закрыть».
Создание позиций штатного расписания
Если история изменений не ведётся, позиции создаются напрямую в справочнике: «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать». Укажите подразделение, должность (из одноимённого справочника), количество ставок, оклад или тарифную ставку и надбавки. Поле «Дата утверждения» заполняется датой приказа об утверждении штатки.
Если история включена, позиции создаются и изменяются только документом «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → «Создать». В документе на закладке «Позиции» добавляйте строки: новая позиция, изменение условий существующей или её закрытие. Дата документа определяет, с какого момента изменения действуют для кадровых приказов и расчётов.
- 1Включите «Ведётся штатное расписание» в учётной политике организации
- 2Проверьте, что справочники «Подразделения» и «Должности» заполнены — позиции ссылаются на них
- 3Создайте документ «Изменение штатного расписания» с датой утверждения приказа
- 4Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» для сверки с бумажным приказом
Обратите внимание на количество ставок: программа позволяет указывать дробные значения (например, 0,5 или 1,25), что удобно для совместителей. Сумма ставок по позиции влияет на отчёт «Остатки штатных единиц» и контроль при приёме на работу.
Надбавки и доплаты в позиции
В табличной части позиции можно указать постоянные надбавки: за вредность, выслугу, региональный коэффициент и т.п. Эти начисления автоматически подставятся в приказ о приёме сотрудника на данную позицию. Виды расчёта должны быть заранее созданы в «Настройка» → «Начисления» с назначением «Повременная оплата труда и надбавки».
Изменение и закрытие позиций
Любое изменение оклада, переименование должности в штатке или сокращение ставок оформляется новым документом «Изменение штатного расписания». Не редактируйте прошлый документ задним числом: это нарушит историю и может привести к пересчёту уже начисленной зарплаты при перепроведении.
Для закрытия позиции в документе изменения выберите действие «Закрыть позицию» и укажите дату, с которой она перестаёт действовать. Сотрудники, занимающие эту позицию, при этом не увольняются автоматически — кадровые переводы и увольнения оформляются отдельными приказами.
Индексация заработка через штатное расписание
Массовое повышение окладов оформляется документом «Изменение штатного расписания» с включённым режимом индексации: в табличной части укажите коэффициент, и программа пересчитает оклады по выбранным позициям. После проведения создайте документ «Изменение оплаты труда» (или «Изменение плановых начислений») с тем же коэффициентом для сотрудников.
Коэффициент индексации из этих документов учитывается при расчёте среднего заработка — это требование положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Поэтому важно провести оба документа одной датой: иначе средний заработок сотрудников посчитается с ошибкой.
Печать формы Т-3 и отчёты по штатке
Унифицированная форма Т-3 формируется через отчёт: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание». В настройках отчёта укажите организацию, дату, на которую нужна штатка, и при необходимости отбор по подразделениям. Кнопка «Печать» выводит форму с итоговым количеством ставок и фондом оплаты труда.
Для контроля используйте дополнительные отчёты: «Остатки штатных единиц» показывает свободные вакансии, «Сотрудники, занимающие несколько позиций» — совместителей, «Соответствие штатному расписанию» — расхождения между приказами и штаткой. Именно последний отчёт стоит запускать после первичного заполнения.
Как проверить результат
Список позиций, ставки и ФОТ совпадают с утверждённым приказом
Позиции дублируются, отсутствуют подразделения или оклады отличаются
Нет строк с расхождениями между приказами и штаткой
Показаны сотрудники, принятые на несуществующие позиции или с другими окладами
Позиция выбирается из списка, оклад и надбавки подставляются автоматически
Позиция не находится или начисления пустые — позиция не создана или закрыта
Свободные ставки соответствуют реальным вакансиям
Отрицательные остатки — принято больше сотрудников, чем предусмотрено
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая проблема — создание нескольких позиций «Менеджер» в одном подразделении вместо одной позиции с нужным количеством ставок. Это раздувает штатку, ломает отчёты по вакансиям и затрудняет сокращение. Вторая ошибка — редактирование прошлых документов изменения вместо создания нового: история разъезжается, а средний заработок пересчитывается неверно.
Когда штатное расписание вести не нужно
Для микропредприятий с несколькими сотрудниками и фиксированными окладами механизм штатки может быть избыточен: проще указывать должность и начисления прямо в приказе о приёме. В этом случае флажок «Ведётся штатное расписание» оставьте снятым — кадровый учёт и расчёт зарплаты будут работать и без него.
Однако если планируется рост штата, индексации или сдача отчётности, где требуется штатное расписание, механизм лучше включить заранее. Перенос кадрового учёта на штатку задним числом — трудоёмкая операция: придётся создавать позиции прошлыми датами и привязывать к ним существующие приказы.
Что важно запомнить
Штатное расписание включается в учётной политике организации, позиции создаются документом «Изменение штатного расписания», изменения сотрудникам оформляются отдельными кадровыми документами. Печатная форма Т-3 и контрольные отчёты доступны в разделе «Кадровые отчёты». Перед включением механизма в рабочей базе сделайте резервную копию.
Частые вопросы
Можно ли загрузить штатное расписание из Excel?
В типовой ЗУП 3.1 штатной обработки загрузки из Excel нет. Позиции вводятся вручную документом «Изменение штатного расписания». Для больших штаток обычно используют сторонние обработки загрузки табличных данных или пишут загрузку через встроенный язык — это работа для специалиста по 1С, так как требуется корректное создание документов, а не просто записей справочника.
Почему в приказе о приёме не подставляется оклад из штатки?
Проверьте три вещи: позиция действует на дату приёма (не создана более поздним документом и не закрыта), в позиции заполнен оклад или тариф, а в приказе выбрана именно позиция штатного расписания, а не просто должность. Если в кадровом приказе поле «Позиция» пустое, начисления подтягиваться не будут.
Как оформить совмещение должностей через штатку?
Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»), а не изменением штатного расписания. В штатке для совмещаемой должности должна существовать позиция, но занимать её штатную единицу совместитель не обязан — это зависит от настроек учёта.
Что делать, если обнаружились дубли позиций?
Не удаляйте лишние позиции, если на них есть ссылки в кадровых документах. Закройте дубли документом «Изменение штатного расписания» текущей датой, а сотрудников переведите на основную позицию кадровыми переводами. После этого отчёт «Соответствие штатному расписанию» должен стать чистым.
Влияет ли штатное расписание на расчёт зарплаты?
Напрямую — нет: начисления сотруднику определяются кадровыми документами (приём, перевод, изменение оплаты труда). Штатка служит источником значений при оформлении этих документов и основой для отчётов и контроля. Исключение — коэффициент индексации из документов изменения штатки, который учитывается в расчёте среднего заработка.
Нужно ли вести штатку в 1С:Бухгалтерии?
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного механизма штатного расписания с историей и контролем нет — там ведётся только список сотрудников и простые кадровые приказы. Если требуется полноценная штатка с печатью Т-3, историей изменений и индексацией, используйте 1С:ЗУП, а в бухгалтерию выгружайте результаты расчётов.