Как сформировать расчетный лист в 1С

Расчетный лист — обязательный документ, который работодатель должен выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы. В программах 1С он формируется автоматически на основе данных о начислениях, удержаниях и выплатах, поэтому основная задача пользователя — правильно запустить отчет и проверить, что в него попали корректные данные.

Ниже разобраны варианты для двух самых распространенных конфигураций: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Порядок действий немного отличается, но логика одна: открыть отчет, указать период и сотрудников, сформировать и при необходимости распечатать или отправить.

Что должно быть готово до формирования отчета

Расчетный лист — это отчет, а не документ. Он не считает зарплату сам, а лишь собирает уже рассчитанные данные из информационной базы. Поэтому перед формированием убедитесь, что за нужный месяц выполнены все расчетные операции.

Минимальный набор: документ «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии) заполнен и проведен, удержания рассчитаны, а если формируете лист после выплаты — оформлены ведомости на выплату. Если зарплата за месяц еще не начислена, лист сформируется пустым или с неполными данными.

Также проверьте, что у сотрудников корректно заполнены кадровые документы: прием на работу, переводы, отсутствия. Ошибка в кадровых данных (например, не оформленный отпуск без сохранения) приведет к неверной сумме в листе, и отчет честно покажет неправильный результат.

Расчетный лист в 1С:ЗУП — основной сценарий

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» отчет доступен пользователю с правами расчетчика или кадровика-расчетчика. Откройте раздел «Зарплата», затем пункт «Отчеты, справки по зарплате» и выберите «Расчетный лист».

В форме отчета укажите месяц начисления, организацию (если в базе их несколько) и при необходимости подразделение или конкретных сотрудников через кнопку «Настройки». Нажмите «Сформировать» — программа выведет листы по всем отобранным сотрудникам подряд, каждый на отдельной странице.

1. 1
   Проверьте, что начисление зарплаты за месяц проведено
2. 2
   Откройте «Зарплата» — «Отчеты, справки по зарплате» — «Расчетный лист»
3. 3
   Укажите месяц и организацию, при необходимости добавьте отбор по сотрудникам
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проконтролируйте итоговые суммы
5. 5
   Распечатайте через кнопку печати или сохраните в PDF для отправки

Расшифровка расчетного листа

Помимо стандартного листа в ЗУП есть отчет «Расчетный лист с расшифровкой» (в некоторых релизах — вариант отчета, переключаемый в настройках). Он показывает, из каких видов расчета и отработанного времени сложилась каждая сумма: оклад по дням, премии, больничные, отпускные. Этот вариант удобен, когда сотрудник задает вопросы по конкретной цифре.

Расчетный лист в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии зарплатный блок проще, но расчетный лист там тоже есть. Откройте раздел «Зарплата и кадры», затем «Отчеты по зарплате» и выберите «Расчетный лист». Отборы аналогичны: период, организация, сотрудник.

Учтите ограничение: если ведете в программе несколько организаций, отчет формируется по каждой отдельно. Общего листа «по всем организациям» для сотрудника-совместителя разных юрлиц не будет — каждое юрлицо обязано выдавать свой лист.

Если пункт «Расчетный лист» не виден в меню, проверьте права пользователя и настройки функциональности: раздел «Администрирование» — «Параметры учета» — «Настройки зарплаты». Учет зарплаты должен вестись в этой программе, а не во внешней.

Настройка состава и внешнего вида

Кнопка «Настройки» в форме отчета позволяет менять отборы, группировки и показатели. Например, можно вывести листы только по одному подразделению, добавить табельный номер в заголовок или отключить вывод сотрудников с нулевыми начислениями.

В ЗУП также влияет настройка учетной политики: состав показателей в листе зависит от того, какие начисления и удержания заведены в плане видов расчета. Если какая-то премия не попадает в лист, проверьте, что соответствующий вид начисления существует и используется в документах.

Если листы нужно регулярно формировать по одному и тому же набору сотрудников, сохраните настройки отчета как вариант: кнопка «Еще» — «Сохранить вариант отчета». В следующий раз отчет откроется сразу с нужными отборами.

Как проверить правильность данных в листе

После формирования сверьте ключевые строки: начислено, удержано НДФЛ, прочие удержания, выплачено и долг за организацией или сотрудником на конец месяца. Эти суммы должны сходиться с расчетной ведомостью и сводом начислений за тот же период.

Если цифры в расчетном листе и в ведомости расходятся, чаще всего причина в разных периодах отбора или в документах, проведенных между формированием отчетов. Сформируйте оба отчета за один и тот же месяц подряд и сравните снова.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог «Начислено»

Норма

Совпадает с суммой в документе начисления зарплаты по сотруднику

Тревожный признак

Сумма меньше или больше — возможно, часть документов не проведена

НДФЛ

Норма

Удержанный налог совпадает с регистром налогового учета за месяц

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при наличии дохода или завышен

Долг на конец месяца

Норма

После полной выплаты долг равен нулю или равен начисленному, но еще не выплаченному остатку

Тревожный признак

Отрицательный долг или остаток при полностью выплаченной зарплате

Выдача сотрудникам: печать и электронный формат

Готовый отчет выводится на печать стандартной кнопкой или через «Файл» — «Печать». Каждый лист начинается с новой страницы, поэтому можно распечатать пачку сразу по всем сотрудникам и разрезать.

Для электронной выдачи сохраните отчет в PDF или Excel через «Файл» — «Сохранить как». Если в компании используется сервис 1С:Кабинет сотрудника или 1С:Личный кабинет, листы публикуются туда автоматически после расчета, и сотрудники видят их в личном кабинете — это снимает вопрос бумажной выдачи.

Типичные ошибки и как их исправить

Отдельная ситуация — сотрудник уволен в середине месяца. Его лист формируется за период до увольнения на основании документа «Увольнение», в котором выполнен окончательный расчет. Если документ увольнения проведен, лист выведется с полными суммами.

Частые вопросы

Можно ли сформировать расчетный лист за несколько месяцев сразу?

Да, в настройках отчета можно задать произвольный период, но листы будут сгруппированы помесячно. Для анализа динамики удобнее использовать «Анализ зарплаты по сотрудникам», а расчетный лист оставить для помесячной выдачи.

Почему в расчетном листе нет аванса?

Аванс (выплата за первую половину месяца) — это выплата, а не начисление, поэтому в блоке начислений его нет. Он отражается в разделе «Выплачено» листа, если ведомость на аванс проведена. В ЗУП также можно включить отображение выплат за первую половину месяца в настройках отчета.

Как сформировать лист только для одного сотрудника?

В форме отчета откройте «Настройки», добавьте отбор по полю «Сотрудник» и выберите нужного человека. В некоторых релизах отбор по сотруднику доступен прямо в шапке отчета. После формирования выведется только его лист.

Обязательно ли подписывать расчетный лист?

Трудовой кодекс обязывает извещать сотрудника о составе зарплаты, но форму листа и подписи не регламентирует. Форму утверждает работодатель локальным актом. На практике лист обычно не подписывают, а факт выдачи подтверждают ведомостью или электронным подтверждением в личном кабинете.

Что делать, если сотрудник не виден в отчете?

Проверьте три вещи: оформлен ли прием на работу в отчетном месяце, не уволен ли сотрудник раньше начала периода и нет ли в настройках отчета лишнего отбора по подразделению. Также убедитесь, что у вас есть права на данные этого сотрудника — в ЗУП доступ может быть ограничен по организациям и подразделениям.

Можно ли изменить внешний вид расчетного листа?

Да, но для этого потребуется доработка конфигурации: макет отчета меняется через конфигуратор или подключение внешнего отчета. Безопаснее заказать такую доработку специалисту, чтобы не нарушить типовую функциональность и не потерять изменения при обновлении.