Другое · 9 мин
Где в 1С найти сведения о среднесписочной численности
Где найти сведения о среднесписочной численности в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, какие отчёты использовать, как проверить расчёт и исправить ошибки в данных.
Сведения о среднесписочной численности работников требуются для отчётности в ФНС, статистики, подтверждения права на льготы и спецрежимы. В типовых конфигурациях 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных — но только если приёмы, увольнения и графики работы введены корректно. Найти готовую цифру можно за пару минут, если знать, где искать в конкретной конфигурации.
Основные места — это специализированные отчёты в 1С:ЗУП (раздел «Отчётность, справки») и регламентированные отчёты в 1С:Бухгалтерии. Ниже разобраны пути в обеих программах, порядок формирования, проверка результата и типичные причины, по которым численность считается неверно.
Где искать сведения в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» среднесписочная численность рассчитывается на основе кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений, отпусков. Путь к основному отчёту: раздел «Отчётность, справки» → группа «Отчёты по персоналу» → «Среднесписочная численность» (в некоторых релизах отчёт называется «Численность и текучесть кадров» с соответствующей настройкой).
Откройте отчёт, укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Программа покажет среднесписочную численность за период с расшифровкой по месяцам и сотрудникам. Если нужна детализация — двойной щелчок по цифре открывает состав показателя: кто учитывался в каждом месяце и с каким коэффициентом занятости.
Дополнительно сведения можно получить через универсальный отчёт «Штатная расстановка» с группировкой по периодам, но специализированный отчёт удобнее: он сразу применяет правила расчёта по приказу Росстата — исключает внешних совместителей, сотрудниц в отпусках по беременности и уходу за ребёнком и другие неучитываемые категории.
Где найти показатель в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, но отчёт по среднесписочной численности присутствует. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» → «Среднесписочная численность». Если такого пункта нет, проверьте раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → кнопка «Создать» → форма «Сведения о среднесписочной численности работников».
Регламентированная форма заполняется автоматически по данным справочника «Сотрудники» и документов приёма и увольнения. После нажатия «Заполнить» программа рассчитает показатель на 1 января или на указанную дату. Убедитесь, что в параметрах отчёта выбрана правильная организация, если в базе их несколько.
Важное ограничение: в БП расчёт менее гибкий, чем в ЗУП. Если у вас сложные условия — неполное рабочее время, внутренние совместители, длительные отпуска — сверяйте результат с расчётом по правилам Росстата вручную или ведите кадровый учёт в ЗУП с выгрузкой в бухгалтерию.
Как выбрать инструмент
Как сформировать отчёт пошагово
Последовательность действий одинакова по смыслу в обеих конфигурациях, отличаются только названия пунктов меню. Ниже — универсальный порядок на примере ЗУП.
- Проверьте, что все кадровые документы за период проведены: приёмы, увольнения, переводы, отпуска без сохранения, отпуска по уходу за ребёнком.
- Откройте «Отчётность, справки» → «Среднесписочная численность».
- Установите период (обычно календарный год или квартал) и организацию.
- Нажмите «Сформировать» и дождитесь расчёта.
- Сверьте итоговое число с штатным расписанием и списком сотрудников на конец периода.
- При расхождениях откройте расшифровку по сотрудникам и найдите проблемные записи.
- 1Проведите все кадровые документы за отчётный период
- 2Откройте: Отчётность, справки → Отчёты по персоналу → Среднесписочная численность
- 3Задайте период и организацию, нажмите «Сформировать»
- 4Откройте расшифровку по месяцам и сотрудникам для сверки
- 5Сохраните или распечатайте результат через меню «Ещё»
Что влияет на правильность расчёта
Программа считает численность строго по данным базы, поэтому ошибка в исходных сведениях автоматически попадает в отчёт. Наиболее критичны даты приёма и увольнения: если увольнение не проведено, сотрудник продолжит учитываться в численности. Аналогично «зависший» приём, оформленный задним числом, исказит прошлые периоды.
Второй фактор — вид занятости. Внешние совместители не включаются в среднесписочную численность, внутренние учитываются как один человек. Если совместитель ошибочно оформлен как основной сотрудник, показатель завысится. Проверьте вид занятости в карточке сотрудника или в документе приёма.
Третий фактор — отпуска. Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из расчёта, но только если соответствующий документ («Отпуск по уходу за ребёнком» или больничный по беременности) введён и проведён. Отсутствие документа — частая причина завышения численности.
Как проверить результат
После формирования отчёта полезно выполнить контрольную сверку. Самый простой способ — сравнить среднесписочную численность со списочной численностью на конец периода (отчёт «Списочный состав» или «Остатки отпусков и штатная расстановка»). Среднесписочная обычно немного ниже списочной за счёт исключаемых категорий, но не должна отличаться в разы при стабильном штате.
Для точечной проверки откройте расшифровку отчёта и возьмите одного сотрудника с неполным рабочим временем. Он должен учитываться пропорционально отработанному времени, а не как целая единица. Если в расшифровке стоит «1» при полставки — проверьте график работы сотрудника и настройки вида занятости.
Как проверить результат
Значения близки, среднесписочная не выше списочной
Среднесписочная сильно выше или расходится в разы
Учитываются с дробным коэффициентом
Каждый считается как целая единица
Исключены из расчёта
Присутствуют в расшифровке
В отчёт не входят
Увеличивают итоговое число
Ограничения и когда нужен ручной пересчёт
Автоматический расчёт в 1С корректен при полном и аккуратном ведении кадрового учёта. Если учёт ведётся частично — например, зарплата считается в ЗУП, а приёмы оформляются опозданиями или пропускаются — отчёт покажет искажённые данные, и доверять ему нельзя.
Ручной пересчёт потребуется также при нестандартных ситуациях: работники по договорам ГПХ с особенностями учёта, сотрудники, переведённые между обособленными подразделениями внутри периода, восстановленные на работе по решению суда. В таких случаях рассчитайте показатель по методике Росстата в таблице и сверьте с программой.
Если база перенесена из другой программы или старой версии 1С, перед формированием отчётности проверьте начальные остатки кадровых данных. Незаполненные даты приёма у «переехавших» сотрудников — типичный источник пустых или заниженных значений.
FAQ
Почему отчёт «Среднесписочная численность» пустой?
Чаще всего причина в отсутствии проведённых кадровых документов за выбранный период или в неверно указанной организации. Проверьте, что сотрудники приняты документами «Приём на работу», а не заведены только в справочнике, и что в отборе отчёта выбрана нужная организация.
Учитываются ли работники по договорам ГПХ?
Работники по гражданско-правовым договорам не включаются в среднесписочную численность, но учитываются в средней численности отдельной строкой. В 1С:ЗУП они выводятся в расшифровке отдельно, если договоры оформлены соответствующими документами.
Как получить численность на конкретную дату, а не за период?
Среднесписочная численность по определению считается за период (месяц, квартал, год). Если нужна численность на дату — используйте отчёт «Списочный состав» или «Штатная расстановка» с установленной датой: они покажут работающих сотрудников на конкретное число.
Можно ли выгрузить сведения напрямую в ФНС?
Да, при подключённом сервисе «1С-Отчётность» регламентированный отчёт отправляется из программы кнопкой «Отправить». Перед отправкой убедитесь, что подпись действительна и реквизиты организации заполнены корректно.
Численность в ЗУП и Бухгалтерии различается — что делать?
Сверьте состав сотрудников в обеих программах: расхождение обычно вызвано документами, которые есть в ЗУП, но не выгружены в бухгалтерию. Выполните синхронизацию данных повторно и пересформируйте оба отчёта за тот же период.
Что важно запомнить
Среднесписочная численность в 1С:ЗУП находится в разделе «Отчётность, справки», в 1С:Бухгалтерии — в регламентированных отчётах. Точность показателя полностью зависит от корректности кадровых документов: приёмов, увольнений, отпусков и видов занятости. Перед сдачей сведений сверьте результат со списочным составом и расшифровкой по сотрудникам.