Как сделать зарплатную ведомость в 1С

Зарплатная ведомость в 1С — это документ, который фиксирует факт выплаты заработной платы сотрудникам и одновременно служит основанием для проводок, удержания НДФЛ и расчёта задолженности перед персоналом. В зависимости от конфигурации (1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия) документ называется по-разному, но логика работы везде одинакова: сначала начисляется зарплата, затем формируется ведомость на выплату.

Частая ошибка новичков — пытаться создать ведомость до того, как выполнено начисление. В этом случае документ заполнится пустым или с нулевыми суммами, потому что программе нечего выплачивать. Поэтому порядок действий строго последовательный: кадровые документы, начисление зарплаты и взносов, и только потом ведомость на выплату.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до печати ведомости и проверки результата, а также типичные ошибки и способы их устранения.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания ведомости

Ведомость — завершающий документ расчётного цикла, поэтому она опирается на ранее введённые данные. Перед её созданием убедитесь, что в системе корректно заведены сотрудники: приняты на работу кадровыми приказами, указаны оклады или тарифные ставки, назначены плановые начисления и удержания.

Далее должен быть проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за тот месяц, который вы собираетесь выплачивать. Именно этот документ рассчитывает оклад, премии, НДФЛ и страховые взносы. Если выплачивается аванс, вместо полного начисления используют ведомость с типом выплаты «Аванс», но и в этом случае сотрудники должны быть приняты и иметь назначенные начисления.

Также проверьте настройки учётной политики: способ выплаты зарплаты по умолчанию (через кассу или через банк), зарплатный проект, если он используется, и счета учёта расчётов с персоналом. Незаполненный зарплатный проект — частая причина того, что ведомость «в банк» не формирует реестр для выгрузки.

Какие бывают виды ведомостей и какую выбрать

В 1С предусмотрено несколько типов ведомостей в зависимости от способа выплаты. Выбор влияет на проводки, печатную форму и возможность выгрузки данных в банк.

• Ведомость в банк — выплата на зарплатные карты в рамках зарплатного проекта. Формирует реестр для обмена с банком.
• Ведомость через кассу — наличная выплата из кассы организации. Печатается по форме Т-53.
• Ведомость на счета — перевод на произвольные банковские счета сотрудников вне зарплатного проекта.
• Ведомость через раздатчика — встречается реже, для выплат через доверенных лиц.

Если часть сотрудников получает деньги на карты, а часть — наличными, создаются две отдельные ведомости за один месяц. Программа корректно распределит суммы, если у каждого сотрудника в карточке указан способ выплаты.

Сравнение вариантов

Ведомость в банк

Подходит при зарплатном проекте; формирует реестр для банка, но требует заполненных лицевых счетов сотрудников.

Ведомость через кассу

Подходит для наличной выплаты; печатается форма Т-53, требует оформления расходного кассового ордера.

Ведомость на счета

Подходит для переводов на личные карты сотрудников без зарплатного проекта; реестр формируется вручную или через обмен с банком.

Пошаговое создание ведомости в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» ведомости находятся в разделе «Выплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Ведомости…»). Порядок действий следующий.

1. 1
   Проведите документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и убедитесь, что суммы рассчитаны.
2. 2
   Откройте раздел «Выплаты» и выберите нужный тип ведомости: «Ведомости в банк», «Ведомости через кассу» или «Ведомости на счета».
3. 3
   Нажмите «Создать», укажите организацию, месяц выплаты, дату документа и тип выплаты (зарплата за месяц, аванс, отпускные).
4. 4
   Нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками с суммами к выплате за вычетом НДФЛ.
5. 5
   Проверьте суммы построчно, при необходимости откройте расшифровку по сотруднику двойным щелчком.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте ведомость по кнопке «Печать».

Кнопка «Заполнить» подтягивает только тех сотрудников, у которых есть положительная сумма к выплате за указанный месяц. Если сотрудник не попал в ведомость, значит, либо у него нет начислений, либо сумма уже выплачена другой ведомостью, либо не совпадает способ выплаты.

При выплате аванса в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и задайте сумму — фиксированную или процентом от оклада. Программа заполнит ведомость расчётным авансом без привязки к документу начисления.

Создание ведомости в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» логика та же, но расположение документов другое. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости по зарплате» (или «Зарплата» → «Ведомости в банк/кассу» в зависимости от настроек). Перед этим должен быть проведён документ «Начисление зарплаты» за тот же месяц.

Создайте новый документ, укажите месяц, способ выплаты и нажмите «Заполнить» → «По задолженности на конец месяца». Программа рассчитает суммы к выплате как разницу между начисленным и уже выплаченным. После проведения ведомость сформирует проводки по выплате с кредита счетов 70 в дебет 50 или 51 в зависимости от способа.

Для выплаты через банк в бухгалтерской конфигурации важно, чтобы в карточке сотрудника был указан зарплатный проект и номер лицевого счёта — иначе сотрудник не попадёт в ведомость на банк, и его придётся выплачивать через кассу или отдельной ведомостью на счета.

Печать ведомости и выгрузка реестра в банк

После проведения документа доступны печатные формы. Для кассовой ведомости это унифицированная форма Т-53, для банковской — реестр перечисляемых сумм. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа; при необходимости форму можно сохранить в PDF или Excel.

Если используется обмен с банком, в ведомости в банк доступна выгрузка реестра: «Выгрузить в банк» или через обработку «Обмен с банками по зарплатным проектам». Файл формируется в формате, согласованном с вашим банком, и загружается в клиент-банк. После подтверждения выплаты банк возвращает подтверждение, которое загружается обратно — тогда в программе фиксируется факт оплаты по каждому сотруднику.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения ведомости убедитесь, что задолженность перед сотрудниками закрыта. Для этого сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (в Бухгалтерии). Нулевое или ожидаемое сальдо по каждому сотруднику — признак корректной выплаты.

Дополнительно сверьте итог ведомости с суммой «к выплате» в документе начисления и с расчётными листками сотрудников. Расхождения обычно означают, что часть сумм уже выплачивалась ранее (например, отпускные отдельной ведомостью) или есть удержания, не попавшие в расчёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 70 (или отчёт «Задолженность по зарплате») после проведения ведомости

Норма

Задолженность по выплаченному месяцу закрыта или равна ожидаемому остатку

Тревожный признак

Остались суммы к выплате у сотрудников, включённых в ведомость

Итоговая сумма ведомости и сумма в реестре для банка

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — признак ручной правки после выгрузки

Дата ведомости и месяц выплаты

Норма

Дата соответствует фактическому дню выплаты

Тревожный признак

Дата отличается — риск ошибок в 6-НДФЛ

Часто задаваемые вопросы

Почему ведомость заполняется пустой?

Чаще всего не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за тот же месяц, либо месяц выплаты в ведомости не совпадает с месяцем начисления. Также проверьте, не выплачены ли суммы ранее другой ведомостью, и совпадает ли способ выплаты в ведомости со способом, указанным в карточке сотрудника.

Как выплатить зарплату только части сотрудников?

Создайте ведомость, заполните её кнопкой «Заполнить», а затем удалите лишние строки вручную или воспользуйтесь подбором сотрудников. В ЗУП также можно ограничить заполнение по подразделению или конкретным работникам через настройки отбора в документе.

Можно ли исправить уже проведённую ведомость?

Да, если выплата ещё не произошла фактически: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если деньги уже перечислены, ведомость править нельзя — оформляйте корректирующие документы: возврат, дополнительную ведомость или сторнирование в зависимости от ситуации.

Чем ведомость отличается от расчётного листка?

Расчётный листок — это отчёт для сотрудника с расшифровкой начислений, удержаний и налогов, он не формирует проводок. Ведомость — учётный документ, который фиксирует сам факт выплаты, закрывает задолженность и создаёт бухгалтерские проводки.

Как оформить депонирование, если сотрудник не получил деньги?

В кассовой ведомости отметьте невыплаченные суммы как депонированные — в ЗУП это делается автоматически при вводе документа «Депонирование зарплаты» или отметкой в ведомости, в Бухгалтерии — через документ «Депонирование зарплаты». Депонированные суммы возвращаются на расчётный счёт и выплачиваются позже по требованию сотрудника.

Нужно ли создавать ведомость для выплаты отпускных?

Да, отпускные выплачиваются отдельной ведомостью с типом выплаты «Отпуск» или вместе с документом «Отпуск», если в настройках включена выплата прямо из него. Важно соблюсти срок: отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.