Другое · 10 мин
Где в 1С Бухгалтерия 8.3 изменить дату выплаты зарплаты
Где в 1С Бухгалтерия 8.3 изменить дату выплаты зарплаты: настройки учетной политики, ведомости, график выплат. Пошаговая инструкция и частые ошибки.
Дата выплаты зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8.3 встречается сразу в нескольких местах: в настройках учетной политики организации, в документах начисления и в ведомостях на выплату. Поэтому вопрос «где изменить дату» зависит от того, что именно нужно сделать: задать новый график выплат на будущее или исправить дату в уже созданном документе. Разберитесь сначала с целью — от этого зависит, в какой раздел программы идти.
Если компания перенесла день выдачи зарплаты (например, с 5-го на 10-е число), менять нужно настройку в карточке организации — тогда новые документы будут создаваться уже с правильной датой. Если же ошибка допущена в конкретной ведомости или ведомость сформирована со старой датой, правится сам документ. Ниже разобраны оба сценария и смежные ситуации: аванс, выплата через банк и кассу, влияние даты на НДФЛ и отчетность.
Важно понимать: дата выплаты зарплаты влияет на дату удержания НДФЛ и срок его перечисления в бюджет. Некорректная дата способна «разъехать» отчет 6-НДФЛ и справки для сотрудников, поэтому после изменения обязательно проверяйте связанные регистры и отчеты.
Где хранится дата выплаты зарплаты в программе
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 дата выплаты зарплаты задается в настройках учетной политики по зарплате. Откройте раздел «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры». В открывшейся форме есть поля «Дата выплаты зарплаты» и «Дата выплаты аванса» — именно они используются при автоматическом заполнении документов.
Кроме того, аналогичные сведения могут находиться в карточке организации: «Главное» → «Реквизиты организации» → закладка, связанная с учетной политикой и зарплатой. В разных релизах расположение поля может немного отличаться, но логика одна: это единая настройка графика расчетов с персоналом.
Эта настройка не переписывает уже созданные документы. Она работает «вперед»: при создании нового начисления зарплаты или ведомости программа подставит в них новую дату. Старые ведомости останутся с прежними датами, и при необходимости их придется править вручную.
Как изменить график выплат в настройках
Чтобы задать новую дату выплаты на постоянной основе, выполните следующее. Откройте «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры». Найдите группу полей, отвечающих за выплату: «Дата выплаты аванса» и «Дата выплаты зарплаты». Укажите новые числа месяца и сохраните настройку.
Проверьте, что настройка применилась: создайте тестовый документ «Начисление зарплаты» следующего периода или новую ведомость и посмотрите, какая дата подставилась автоматически. Если подставилась старая — вероятно, изменения не сохранены либо дата задана в другом месте (например, в карточке организации при ведении нескольких юрлиц в одной базе).
При работе с несколькими организациями в одной информационной базе настройки задаются для каждой организации отдельно. Убедитесь, что вы изменили график именно той организации, по которой нужен перенос даты.
- 1Откройте «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры»
- 2Найдите поля «Дата выплаты аванса» и «Дата выплаты зарплаты»
- 3Укажите новые числа месяца и запишите настройку
- 4Создайте новую ведомость и проверьте автоматически подставленную дату
- 5Проверьте и при необходимости исправьте даты в уже созданных, но не проведенных ведомостях
Как изменить дату в уже созданной ведомости
Если ведомость уже сформирована, но выплата фактически пройдет в другой день, откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). Найдите нужный документ и откройте его.
В шапке ведомости есть поле «Дата» и, как правило, поле «Выплата» с указанием вида (зарплата, аванс, премия) и периода. Измените дату документа на фактическую дату выплаты и перепроведите документ. Если ведомость уже проведена и по ней сформированы проводки, программа пересчитает движения по регистрам.
Особое внимание уделите ситуации, когда ведомость уже отражена в банковской выписке. Если деньги реально ушли в один день, а в документе стоит другой, возникнет расхождение между банком и учетом. В этом случае дату ведомости нужно привести к фактической дате списания по выписке, а не к плановой дате из графика.
Изменение даты аванса и особенности его выплаты
Аванс в 1С:Бухгалтерии настраивается отдельно от окончательного расчета. В той же форме «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры» есть поле «Дата выплаты аванса». Если компания переносит только день аванса (например, с 20-го на 25-е число), меняется только это поле.
Для уже созданной ведомости на аванс действует то же правило: откройте документ из списка ведомостей, исправьте дату и перепроведите. Учтите, что в ведомости на аванс вид выплаты должен быть «Аванс» — иначе программа может некорректно рассчитать суммы и отразить операцию не в том разрезе.
Помните о требовании трудового законодательства: зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. При переносе дат аванса и окончательного расчета проверьте, что интервал между выплатами не превышает установленного срока, а сами даты закреплены во внутренних документах организации.
Как дата выплаты влияет на НДФЛ и отчетность
По правилам учета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца начисления, а налог удерживается при фактической выплате. Поэтому дата ведомости напрямую определяет, когда НДФЛ считается удержанным и в какие сроки его нужно перечислить в бюджет.
Если вы изменили дату выплаты задним числом, программа при перепроведении документа пересчитает движения по регистрам учета НДФЛ. Это может изменить данные раздела 2 расчета 6-НДФЛ за соответствующий период. Перед сдачей отчетности сверьте даты удержания налога с фактическими датами выплат по банковским выпискам.
Практический ориентир: после любого изменения дат выплат сформируйте отчеты «Анализ НДФЛ по сотрудникам» и проверьте 6-НДФЛ на предмет несоответствий. Расхождения между датой выплаты и датой удержания налога — типичный источник ошибок при камеральных проверках.
Как проверить результат
Подставляется новая дата из настроек
Подставляется старая дата — настройка не сохранена или задана для другой организации
Совпадает с фактической датой выплаты по выписке
Дата удержания отличается от реальной выплаты
Блоки выплат отражены корректными датами
Появились строки с неверными датами после перепроведения
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — изменение настройки графика с ожиданием, что старые ведомости обновятся автоматически. Этого не происходит: документы хранят собственную дату, и их нужно править по одному. Вторая частая ошибка — правка даты в ведомости, по которой уже прошла банковская выписка, без сверки с фактической датой списания средств.
Еще одна проблема — попытка изменить дату в закрытом периоде. Если месяц закрыт, отчеты сданы, а по периоду установлена дата запрета изменения данных, программа не даст перепровести документ. Снимать запрет и править документы стоит только понимая последствия для уже сданной отчетности.
Также учитывайте ограничение прав: пользователь без роли, позволяющей редактировать настройки зарплаты или документы расчетов с персоналом, не сможет изменить ни график, ни ведомость. В этом случае изменения выполняет администратор или пользователь с полными правами.
Когда обращаться к специалисту
Самостоятельно безопасно менять дату в настройках графика и в непроведенных либо проведенных, но не закрытых отчетностью ведомостях текущего периода. Это штатные операции, которые не требуют глубоких изменений в учете.
К специалисту по 1С или бухгалтеру-расчетчику стоит обратиться, если перенос даты затрагивает закрытые периоды, сданную отчетность по НДФЛ, массовые ведомости за несколько месяцев или если после изменений в отчетах появились расхождения, причину которых найти не удается. Также помощь понадобится, если в базе ведется сложный учет (несколько организаций, обособленные подразделения, договоры ГПХ) — там дата выплаты влияет на большее число регистров.
Что важно запомнить
График выплат меняется в «Главное → Настройки → Зарплата и кадры», дата конкретной выплаты — в самой ведомости. Настройка действует только на новые документы, а дата выплаты напрямую влияет на НДФЛ и 6-НДФЛ, поэтому после изменений обязательна сверка с выписками и отчетами.
Частые вопросы
Изменил дату в настройках, а в новой ведомости подставляется старая. Почему?
Проверьте, что настройка сохранена и изменена для нужной организации — в базе с несколькими юрлицами график задается по каждой отдельно. Также убедитесь, что смотрите поля именно «Дата выплаты зарплаты» и «Дата выплаты аванса», а не другие параметры учетной политики.
Можно ли изменить дату выплаты, если ведомость уже проведена?
Да. Откройте документ, измените дату и перепроведите его — программа пересчитает движения по регистрам. Но если период закрыт отчетностью или установлена дата запрета редактирования, сначала оцените последствия для 6-НДФЛ и при необходимости проконсультируйтесь с бухгалтером.
Что ставить в ведомости: плановую дату по графику или фактическую дату выплаты?
Фактическую дату перечисления денег — она должна совпадать с банковской выпиской или кассовым документом. От этой даты зависит момент удержания НДФЛ и корректность расчета 6-НДФЛ.
Изменится ли срок уплаты НДФЛ при переносе даты выплаты?
Да. НДФЛ удерживается при фактической выплате дохода, поэтому смена даты ведомости сдвигает дату удержания налога и срок его перечисления. После изменения проверьте отчеты по НДФЛ на предмет корректных дат.
Где меняется дата аванса, если зарплату переносить не нужно?
В той же форме «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры» есть отдельное поле «Дата выплаты аванса». Его можно изменить независимо от даты окончательного расчета.
Нужно ли перепроводить все старые ведомости после смены графика?
Нет, если выплаты по ним прошли корректно и даты соответствуют фактическим. Перепроводить и править нужно только те ведомости, где дата ошибочна или не совпадает с реальной датой перечисления денег.