Как сделать выплату пособия на погребение в 1С:ЗУП

Пособие на погребение — социальная выплата, которую работодатель производит при смерти работника или члена его семьи на основании заявления и справки о смерти. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого нет отдельного «кнопочного» документа, поэтому бухгалтеры часто теряются: каким документом провести выплату, как настроить налогообложение и не испортить отчетность.

Порядок зависит от того, кто умер: сам работник или член его семьи. В первом случае пособие обычно выплачивает СФР (Социальный фонд России) напрямую либо работодатель с последующим возмещением, во втором — работодатель за свой счет с последующим возмещением из фонда, если это предусмотрено. На практике чаще всего выплата оформляется работодателем, а вопрос возмещения решается отдельно через фонд.

Ниже разобран рабочий алгоритм: создание вида начисления с правильными настройками НДФЛ и взносов, регистрация суммы, выплата через ведомость и контроль отражения в отчетах 6-НДФЛ и РСВ.

Когда работодатель выплачивает пособие и что понадобится

Основание для выплаты — заявление работника (или родственника умершего работника) и справка о смерти по установленной форме, выданная органом ЗАГС. Без справки о смерти выплату производить нельзя: свидетельство о смерти для этих целей не заменяет справку. Заявление подается в течение ограниченного срока со дня смерти, поэтому дату обращения фиксируйте сразу.

Размер пособия индексируется ежегодно и устанавливается законодательно. Актуальную сумму сверяйте с действующей редакцией закона о погребении и похоронном деле и разъяснениями СФР — не закладывайте в программу значение «на память». Если в регионе действует районный коэффициент, пособие увеличивается на него.

Настройка вида начисления «Пособие на погребение»

В типовой ЗУП 3.1 готового предопределенного вида расчета для пособия на погребение обычно нет, поэтому его создают вручную. Откройте «Настройка → Начисления» и создайте новый элемент. На вкладке «Основное» укажите назначение «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу» (тогда начисление регистрируется документом «Разовое начисление») и вид документа «Разовое начисление».

Ключевые настройки налогообложения: на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» для НДФЛ укажите, что доход не облагается, либо выберите соответствующий код необлагаемого дохода в пределах норм — пособие на погребение освобождается от НДФЛ. По страховым взносам установите вид дохода, не облагаемый взносами (выплата, указанная в перечне необлагаемых). В отражении в бухучете задайте способ отражения, соответствующий расчетам с СФР или расходам организации — в зависимости от принятой у вас схемы возмещения.

1. 1
   Настройка → Начисления → Создать
2. 2
   Назначение: «Прочие начисления и выплаты», выполняется по отдельному документу
3. 3
   Вид документа: «Разовое начисление»
4. 4
   НДФЛ: не облагается (код необлагаемого дохода)
5. 5
   Взносы: вид дохода «не облагается страховыми взносами»
6. 6
   Задайте способ отражения в бухучете и сохраните

Регистрация выплаты документом

После настройки вида расчета перейдите в «Зарплата → Разовые начисления» (или «Все начисления») и создайте документ. Укажите сотрудника, которому производится выплата, вид начисления «Пособие на погребение», сумму и период. Если выплата оформляется родственнику умершего работника, который сам не является сотрудником, сумму регистрируют на умершего сотрудника либо используют механизм выплат бывшим сотрудникам — зависит от методики, принятой в вашей базе.

Если умер сам работник, перед начислением проведите кадровое увольнение в связи со смертью и проверьте окончательный расчет: зарплату, компенсацию отпуска и пособие на погребение лучше оформлять разными документами, чтобы не смешивать облагаемые и необлагаемые суммы в одном регистре.

Выплата через ведомость

Выплату оформляют стандартно: «Выплаты → Ведомости в банк/кассу». Создайте ведомость, нажмите «Заполнить» — программа подтянет зарегистрированное разовое начисление к выплате. Проверьте, что в колонке НДФЛ по этой строке сумма налога равна нулю: это признак корректной настройки вида расчета.

Если деньги получает родственник умершего по документам, удостоверяющим личность и право на получение, отразите это в платежных документах и храните подтверждающие бумаги вместе с заявлением и справкой о смерти. При перечислении на карту третьего лица используйте реквизиты, указанные в заявлении.

Проверка налогообложения и отчетности

После проведения документов сформируйте расчетный листок сотрудника: пособие должно отображаться отдельной строкой без удержанного НДФЛ. Затем проверьте отчеты: в 6-НДФЛ необлагаемые выплаты отражаются по особым правилам или не отражаются вовсе (зависит от кода дохода), в РСВ сумма попадает в необлагаемые выплаты. Сверьте, что база по взносам не увеличилась на сумму пособия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие отдельной строкой, НДФЛ = 0

Тревожный признак

С пособия удержан налог — неверный код дохода

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате равна пособию без удержаний

Тревожный признак

Сумма меньше — удержан НДФЛ

РСВ, необлагаемые суммы

Норма

Пособие в составе необлагаемых выплат

Тревожный признак

Пособие вошло в базу по взносам

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление пособия видом расчета с настройками «по умолчанию», из-за чего сумма облагается НДФЛ и взносами. Вторая — использование вида «Материальная помощь»: у нее другие лимиты и коды, отчетность искажается. Третья — регистрация пособия в том же документе, что и окончательный расчет умершего сотрудника, что затрудняет сверку с СФР.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия на погребение?

Нет, пособие на погребение освобождается от НДФЛ. В виде начисления установите соответствующий код необлагаемого дохода, и в ведомости налог по этой строке будет равен нулю.

Облагается ли пособие страховыми взносами?

Нет, оно входит в перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. Проверьте в настройках вида расчета, что выбран необлагаемый вид дохода, иначе сумма попадет в базу РСВ.

Каким документом зарегистрировать пособие в ЗУП 3.1?

Обычно документом «Разовое начисление» (раздел «Зарплата»). Для этого в виде начисления укажите способ выполнения «По отдельному документу» с видом документа «Разовое начисление».

Что делать, если умер сам работник?

Сначала проведите кадровое увольнение в связи со смертью и окончательный расчет, затем отдельным документом зарегистрируйте пособие на погребение. Выплату производят лицу, представившему заявление и справку о смерти.

Кто возмещает пособие — СФР или работодатель?

Схема зависит от ситуации и действующего порядка: часто работодатель выплачивает пособие и обращается за возмещением в СФР. Уточните актуальный порядок взаимодействия с фондом и отразите расчеты соответствующим способом в бухучете.

Нужно ли увеличивать пособие на районный коэффициент?

Да, в районах, где применяется районный коэффициент, пособие выплачивается с его учетом. Проверьте настройки организации и правильность итоговой суммы перед выплатой.