Как оформить совмещение в 1С:ЗУП

Совмещение должностей — распространенная ситуация: сотрудник выполняет дополнительную работу в течение своего рабочего дня за отдельную доплату. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) совмещение оформляется специальным документом, который создает кадровое событие и назначает сотруднику доплату, а расчет происходит автоматически при начислении зарплаты.

Важно не путать совмещение с совместительством. Совмещение — это работа в течение основного рабочего времени по той же должности или другой, оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, отдельный трудовой договор не заключается. Совместительство — отдельный трудовой договор и отдельный табельный учет, в ЗУП это второе место работы сотрудника. В этой статье речь именно о совмещении (ст. 60.2 ТК РФ).

Ниже разобраны: настройка программы, оформление документа «Совмещение», варианты расчета доплаты, прекращение совмещения, проверка результата и типичные ошибки.

Подготовка: включение функциональности совмещения

Перед первым оформлением проверьте, что в настройках программы включен учет совмещений. Откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты и допы» (или «Настройка» — «Функциональность» в зависимости от релиза) и убедитесь, что установлен флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей».

Без этого флажка документ «Совмещение» в интерфейсе не появится. Это самая частая причина, по которой пользователь «не находит» нужный документ в программе.

Также проверьте, что в плане видов расчета присутствует начисление «Доплата за совмещение должностей». В типовой конфигурации оно создается автоматически при включении функциональности. Если планируется нестандартный расчет (например, доплата за расширение зон обслуживания с особой формулой), можно создать собственное начисление в разделе «Настройка» — «Начисления».

Оформление документа «Совмещение»

Документ находится в разделе «Кадры» — «Совмещения» либо «Зарплата» — «Совмещения» (в разных релизах расположение может отличаться). Создайте новый документ и заполните обязательные поля:

• Организация — если в базе несколько юридических лиц.
• Сотрудник — тот, кому поручается дополнительная работа.
• Дата начала совмещения и, если известна, дата окончания. Дату окончания можно не указывать — тогда совмещение считается бессрочным и прекращается отдельным документом.
• Совмещаемая должность — должность, по которой выполняется дополнительная работа (например, уборщица совмещает должность второй уборщицы, ушедшей в отпуск).
• Размер доплаты — способ расчета и величина.

В поле «Вид совмещения» обычно доступны варианты: «Совмещение должностей», «Расширение зон обслуживания», «Увеличение объема работы», «Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника». Выбор влияет на формулировку в печатной форме дополнительного соглашения, но механизм расчета одинаковый.

После заполнения проведите документ. С этого момента у сотрудника появляется плановое начисление «Доплата за совмещение», которое будет учитываться при расчете зарплаты за период действия совмещения.

1. 1
   Включите функциональность «Совмещение» в настройках программы
2. 2
   Создайте документ «Совмещение» в разделе «Кадры» или «Зарплата»
3. 3
   Укажите сотрудника, совмещаемую должность и период
4. 4
   Задайте размер доплаты: процент, фиксированная сумма или процент от ФОТ должности
5. 5
   Проведите документ и распечатайте дополнительное соглашение при необходимости
6. 6
   Проверьте начисление доплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Способы расчета доплаты за совмещение

ЗУП поддерживает несколько вариантов расчета доплаты, и выбор зависит от того, как договорились работник и работодатель:

• Процент от оклада (тарифа) самого сотрудника — например, 30% от оклада по основной должности.
• Процент от ФОТ совмещаемой должности — доплата рассчитывается от оклада той должности, обязанности которой исполняются.
• Фиксированная сумма — конкретная сумма за полный месяц, пропорционально отработанному времени.
• Разница окладов — применяется при исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Доплата начисляется пропорционально отработанному по основному месту времени. Если сотрудник был на больничном половину месяца, доплата за совмещение за этот период также уменьшится — это нормальное поведение типового начисления.

Как выбрать способ расчета доплаты

Процент от оклада сотрудника

Подходит, когда доплата привязана к заработку самого работника. Простой и понятный расчет, но не учитывает уровень совмещаемой должности.

Процент от ФОТ совмещаемой должности

Подходит при исполнении обязанностей по другой должности — доплата отражает «цену» этой работы. Требует корректно заполненного штатного расписания.

Фиксированная сумма

Подходит при фиксированной договоренности сторон. Сумма не зависит от изменений окладов, что требует ручного контроля при индексации.

Начисление зарплаты с учетом совмещения

Отдельно начислять доплату не нужно: при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически добавит строку «Доплата за совмещение должностей» тем сотрудникам, у которых в расчетном месяце действует совмещение.

Если совмещение началось или закончилось в середине месяца, доплата рассчитается пропорционально дням действия совмещения. Проверить это можно, дважды щелкнув по строке начисления и открыв подробности расчета.

Если строка доплаты в начислении зарплаты не появилась, проверьте: проведен ли документ «Совмещение», попадает ли расчетный месяц в период совмещения, не прекращено ли совмещение более поздним документом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Плановые начисления сотрудника

Норма

В карточке сотрудника видна «Доплата за совмещение» с датой начала

Тревожный признак

Доплаты нет — документ «Совмещение» не проведен или отменен

Начисление зарплаты

Норма

В документе «Начисление зарплаты и взносов» есть строка доплаты с корректной суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — проверьте период совмещения и график работы

Расчетный листок

Норма

Доплата за совмещение выводится отдельной строкой и попадает в базу НДФЛ и взносов

Тревожный признак

Доплата отсутствует в листке — проверьте настройки начисления

Прекращение совмещения

Если при оформлении была указана дата окончания, доплата прекратится автоматически после этой даты — никаких дополнительных действий не требуется.

Если совмещение бессрочное или его нужно отменить досрочно, создайте документ «Прекращение совмещения» (тот же раздел «Кадры» или «Зарплата»). Укажите сотрудника и дату прекращения — с этой даты плановое начисление доплаты отменяется. Удобно создавать документ по кнопке «Создать на основании» из исходного совмещения: тогда все реквизиты подставятся автоматически.

По ТК РФ каждая из сторон может отказаться от совмещения досрочно, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Документ «Прекращение совмещения» и служит отражением такого отказа в учете.

Чем совмещение отличается от совместительства в ЗУП

Ошибка в выборе механизма — частая причина проблем в учете. Ключевые различия:

Если сотрудник работает дополнительно в свободное от основной работы время (вечером, в выходные по отдельному графику) — это совместительство, и оформлять его через документ «Совмещение» нельзя: табель и расчет будут некорректными.

Печатные формы и документальное оформление

Из документа «Совмещение» доступна печать дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа о совмещении. Формулировки подставляются на основе выбранного вида совмещения и реквизитов документа.

Обратите внимание: запись о совмещении в трудовую книжку не вносится — это еще одно отличие от совместительства, где запись делается по желанию работника. В ЗУП соответственно кадровый отчет «Трудовая деятельность» (ЭТК) совмещение не отражает.

Если типовая печатная форма не подходит (например, нужны особые формулировки об условиях), ее можно отредактировать через механизм «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Макеты печатных форм» либо подключить внешнюю печатную форму.

Если совмещение оформляется на время отпуска или больничного другого сотрудника, удобнее сразу указывать дату окончания — например, день выхода отсутствующего работника. Тогда не придется отслеживать сроки и создавать документ прекращения вручную, а доплата не «утечет» в лишний месяц.

Отчеты и контроль совмещений

Для контроля действующих совмещений используйте отчеты раздела «Кадры» — «Кадровые отчеты»: «Штатные сотрудники» с расшифровкой по начислениям, «Остатки отпусков» здесь не помогут, а вот «Начисления и удержания по сотрудникам» в разделе «Зарплата» покажет доплаты за совмещение за период.

Также полезен универсальный отчет по документам «Совмещение»: он позволяет вывести список всех совмещений с датами начала и окончания и быстро найти «зависшие» бессрочные совмещения, которые давно должны были быть прекращены.

Регулярная сверка действующих совмещений с реальной ситуацией в подразделениях помогает избежать переплат — особенно в организациях, где совмещения оформляются часто и массово.

Частые вопросы

Можно ли оформить совмещение внешнему совместителю?

Да. Совмещение оформляется к любому действующему месту работы сотрудника, включая внешнее совместительство. В документе «Совмещение» выберите нужное место работы сотрудника — доплата будет начисляться вместе с зарплатой по этому договору.

Как доплата за совмещение облагается НДФЛ и взносами?

Доплата за совмещение — часть заработной платы, поэтому облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В типовом начислении «Доплата за совмещение должностей» все налоговые настройки уже заданы корректно, менять их не требуется.

Что делать, если доплата не появилась в начислении зарплаты?

Проверьте по порядку: проведен ли документ «Совмещение»; попадает ли расчетный месяц в период совмещения; есть ли у сотрудника отработанное время по табелю; не создан ли уже документ «Прекращение совмещения» более ранней датой. Чаще всего причина — неверный период или непроведенный документ.

Можно ли изменить размер доплаты, не прекращая совмещение?

Да. Создайте новый документ «Совмещение» с более поздней датой начала и новым размером доплаты — программа отменит прежнее назначение и применит новое. Альтернатива — документ «Изменение плановых начислений», если он используется в вашей учетной практике.

Нужно ли отражать совмещение в табеле учета рабочего времени?

Нет. Совмещение выполняется в течение основного рабочего дня, поэтому в табеле учитывается только время по основному месту работы. Отдельные часы на совмещаемую работу не выделяются — доплата рассчитывается пропорционально времени по основному графику.

Как оформить исполнение обязанностей руководителя на время его отпуска?

Используется тот же документ «Совмещение» с видом «Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника». Если замещающему сотруднику передаются полномочия подписи, дополнительно оформляется доверенность — в ЗУП это отражается только как кадровая информация, а не расчетный документ.