Как сделать выписку из СЗВ-М работнику при увольнении в 1С

При увольнении работодатель обязан передать сотруднику выписки из сведений, представленных в ПФР, в том числе выписку из формы СЗВ-М за период работы у данного страхователя. Обязанность закреплена в статье 11 Федерального закона № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. Выдать документ нужно в день увольнения, а если сотрудник не явился — направить письменное уведомление о возможности получить выписку.

В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия выписка формируется из уже сданных и принятых фондом отчётов СЗВ-М. Поэтому ключевое условие корректной выписки — актуальные данные персонифицированного учёта: отчёт за последний месяц работы сотрудника должен быть сформирован и включён в базу до печати выписки.

Ниже разобраны подготовка данных, пошаговое формирование выписки в типовых конфигурациях, проверка результата, ситуации с ошибками в СНИЛС или периодах, а также ответы на частые вопросы кадровиков.

Что представляет собой выписка и когда она обязательна

Выписка из СЗВ-М — это бумажный (или электронный, если сотрудник согласен получать документы так) документ, содержащий сведения о застрахованном лице, которые работодатель передал в ПФР: ФИО, СНИЛС и периоды работы у данного страхователя. Цель выписки — подтвердить сотруднику, что сведения о его работе переданы в фонд.

Выдать выписку нужно независимо от причины увольнения и от того, сколько сотрудник отработал — даже если речь идёт о нескольких днях в месяце увольнения. За невыдачу документов при увольнении возможны претензии трудовой инспекции и штрафные риски по нарушению порядка персонифицированного учёта.

Подготовка данных перед формированием выписки

До печати выписки убедитесь, что кадровые и учётные данные в порядке. Сначала проверьте в карточке сотрудника СНИЛС и ФИО: именно в том виде, в каком они указаны в базе, сведения попадали в отчёты СЗВ-М. Если в карточке ошибка, выписка унаследует её.

Затем проверьте, что отчёт СЗВ-М за месяц увольнения сформирован. Типовые конфигурации строят выписку по данным документов «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М», записанных в базе. Если отчёт за последний месяц ещё не создан, сформируйте его заранее — увольнение в течение месяца не отменяет обязанности включить сотрудника в отчёт за этот месяц.

Формирование выписки в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом выписка из СЗВ-М доступна из раздела «Отчетность, справки». Откройте пункт, связанный с передачей сведений застрахованным лицам (в типовых релизах — «Передача в ПФР застрахованным лицам» или аналогичный по названию механизм выдачи выписок). Выберите вид документа «СЗВ-М», укажите организацию и сотрудника.

Программа подберёт данные из записанных в базе отчётов СЗВ-М за периоды работы сотрудника. Проверьте состав периодов: они должны начинаться с месяца приёма на работу (или с начала ведения учёта в программе, если история велась раньше) и заканчиваться месяцем увольнения.

Второй путь — из карточки сотрудника или приказа об увольнении: в ряде релизов доступна печатная форма выписки по ссылкам «Печать» с выбором комплекта документов при увольнении. Это удобно, когда выписку печатают вместе с СЗВ-СТАЖ, СТД-Р и разделом 2 расчёта 6-НДФЛ.

1. 1
   Проведите документ «Увольнение» и проверьте дату прекращения договора
2. 2
   Сформируйте отчёт СЗВ-М за месяц увольнения и убедитесь, что сотрудник в него включён
3. 3
   Откройте «Отчетность, справки» → механизм передачи сведений застрахованным лицам
4. 4
   Выберите вид «СЗВ-М», организацию и сотрудника, сформируйте выписку
5. 5
   Проверьте СНИЛС, ФИО и перечень месяцев, затем распечатайте в двух экземплярах
6. 6
   Передайте один экземпляр сотруднику под подпись, второй оставьте в личном деле

Формирование выписки в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного механизма «выписки» может не быть в младших версиях — там выписку получают из самого документа «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М» (раздел «Зарплата и кадры» или «Отчётность»). Откройте отчёт за нужный месяц, отфильтруйте строку по сотруднику и воспользуйтесь печатной формой.

Если сотрудник работал несколько месяцев, выписку формируют по каждому месяцу отдельно либо используют механизм выдачи сведений при увольнении, если он присутствует в вашем релизе. Практический подход: обновите конфигурацию до актуального релиза — механизмы выдачи документов при увольнении в типовых решениях регулярно дорабатываются.

Где формировать выписку

1С:ЗУП, механизм передачи сведений

Подходит при полном комплекте кадровых документов; автоматически собирает все месяцы работы. Ограничение: требует записанных отчётов СЗВ-М в базе.

Печать из документа СЗВ-М

Универсальный вариант для любой конфигурации; печатается построчно по месяцам. Минус: при длительном стаже придётся печатать несколько форм.

Комплект документов при увольнении

Удобно, когда выписка нужна вместе с СЗВ-СТАЖ и СТД-Р. Доступен не во всех релизах и конфигурациях.

Проверка результата и передача работнику

Перед подписанием сверьте выписку с первичными данными: СНИЛС должен совпадать с карточкой сотрудника, ФИО — с данными, действовавшими в соответствующие месяцы (при смене фамилии периоды могут отражаться с разными фамилиями — это нормально, если так сведения были сданы), перечень месяцев — с фактическим периодом работы.

Передачу выписки зафиксируйте: попросите сотрудника расписаться на втором экземпляре или в ведомости выдачи документов при увольнении. Если сотрудник в день увольнения отсутствует, направьте ему уведомление о необходимости получить документы — это снимает с работодателя риск претензий по срокам.

Контрольные точки

Как проверить результат

СНИЛС в выписке

Норма

Совпадает с карточкой сотрудника и сданными отчётами

Тревожный признак

Расхождение даже в одной цифре — выписка недействительна

Перечень месяцев

Норма

От месяца приёма до месяца увольнения включительно

Тревожный признак

Пропущен месяц увольнения или месяцы работы

ФИО по периодам

Норма

Соответствует данным на момент сдачи каждого отчёта

Тревожный признак

Текущая фамилия подставлена задним числом в старые периоды

Подпись и оттиск

Норма

Подпись руководителя/уполномоченного лица и печать при её наличии

Тревожный признак

Выписка без подписи ответственного лица

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая ошибка — печать выписки до формирования СЗВ-М за месяц увольнения. В результате выписка не содержит последний месяц работы, и сотрудник получает неполные сведения. Решение: сначала сформируйте отчёт, затем выписку.

Вторая группа ошибок — расхождение СНИЛС или ФИО между карточкой и сданными отчётами. Если отчёты сдавались с ошибкой, выписка лишь воспроизведёт её; потребуется сдать корректирующий СЗВ-М (с типом «дополняющий» или «отменяющий») и только после этого выдать корректную выписку.

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник работал с начала года, а учёт в программе ведётся не с момента приёма (например, база создана позже), выписка по данным программы будет неполной. В этом случае восстановите историю: загрузите или создайте документы СЗВ-М за прежние месяцы либо сформируйте выписку на основании архивных сданных отчётов.

При переводе между обособленными подразделениями с разными регистрациями в ПФР выписки формируются отдельно по каждому страхователю. Увольнение-перевод внутри группы компаний не отменяет обязанности выдать выписку тому страхователю, с которым расторгнут договор.

Удобно включить выписку из СЗВ-М в стандартный комплект документов при увольнении наряду с СЗВ-СТАЖ, СТД-Р и справкой о заработке: тогда проверка полноты комплекта становится частью единой процедуры, и вероятность что-то забыть заметно снижается.

Частые вопросы

Обязательно ли выдавать выписку, если сотрудник отработал несколько дней?

Да. Обязанность выдать выписку из СЗВ-М не зависит от продолжительности работы: если сведения о сотруднике попадают в отчёт за месяц увольнения, выписка формируется и передаётся в общем порядке.

Можно ли передать выписку в электронном виде?

Можно, если сотрудник согласен получать кадровые документы в электронной форме и в организации настроен кадровый электронный документооборот. Без такого согласия выписку выдают на бумаге.

Что делать, если сотрудник не явился за документами в день увольнения?

Направьте ему письменное уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте. С даты отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Выписка не включает месяц увольнения — почему?

Чаще всего причина в том, что отчёт СЗВ-М за этот месяц ещё не создан в базе. Сформируйте документ «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М» за месяц увольнения, убедитесь, что сотрудник в нём есть, и пересформируйте выписку.

Нужно ли выдавать выписку внешнему совместителю?

Да. Совместитель — застрахованное лицо, сведения о котором включаются в СЗВ-М, поэтому при расторжении договора с ним выписка выдаётся наравне с основными работниками.

Как исправить выписку, если в сданном отчёте была ошибка в СНИЛС?

Сдайте в фонд корректирующие формы СЗВ-М (отменяющую с неверным СНИЛС и дополняющую с верным), дождитесь их принятия и только после этого сформируйте и выдайте сотруднику исправленную выписку.