Другое · 9 мин
Как сделать выписку из СЗВ-М при увольнении в 1С
Пошаговая инструкция, как сформировать выписку из СЗВ-М при увольнении в 1С: ЗУП и Бухгалтерия, печать формы, проверка данных и типичные ошибки.
При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности, включая выписку из отчёта по персонифицированному учёту. Раньше это была выписка из формы СЗВ-М; после объединения ПФР и ФСС и перехода на единую форму ЕФС-1 сама форма СЗВ-М отменена, однако в программах 1С механизм формирования выписки сохранился — теперь она строится на основании раздела 1.1 ЕФС-1 или архивных данных СЗВ-М за прошлые периоды.
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии выписка формируется автоматически на основании документа увольнения и данных учёта страховых взносов. Задача кадровика — проверить корректность исходных данных, сформировать нужный отчёт и распечатать выписку в правильной редакции. Ниже разобраны оба сценария: для актуальных увольнений через ЕФС-1 и для случаев, когда требуется выписка именно из СЗВ-М за периоды до перехода на новую форму.
Что изменилось: СЗВ-М и ЕФС-1
Ежемесячная форма СЗВ-М отменена: сведения о застрахованных лицах теперь входят в состав единой формы ЕФС-1, подраздел 1.1, который подаётся в Социальный фонд России. Юридически выписка «из СЗВ-М» для новых увольнений — это выписка из подраздела 1.1 ЕФС-1, но в разговорной практике и в интерфейсе 1С старое название встречается до сих пор.
Для работника суть не изменилась: при увольнении он получает документ, подтверждающий, что сведения о нём переданы в фонд. Если сотрудник просит выписку за периоды, когда действовала СЗВ-М, данные берутся из архивных отчётов — 1С хранит их в базе, и повторно сдавать ничего не нужно.
Важно понимать: выписка формируется независимо от факта сдачи отчёта, но корректность данных в ней зависит от того, что реально учтено в программе. Если отчёт за месяц увольнения ещё не сдан, выписка всё равно выдаётся в день увольнения на основании данных учёта.
Подготовка: что проверить перед формированием выписки
До формирования выписки убедитесь, что в базе корректно заполнены ключевые данные сотрудника. Ошибки в СНИЛС или ФИО приведут к тому, что выписка будет содержать недостоверные сведения, а при сдаче отчёта фонд вернёт его с ошибкой.
Что проверить в карточке сотрудника
11 цифр, введён без пробелов и дефисов, проходит контрольную проверку
Поле пустое или 1С подсвечивает ошибку контрольного числа
Совпадают с паспортом и данными СФР
Есть расхождения в буквах «е/ё», двойных фамилиях
Проведён, дата увольнения указана верно
Документ в черновике или не проведён
Заполнен (не обязателен, но желателен)
Указан с ошибкой — лучше оставить пустым
Также проверьте, что релиз конфигурации обновлён: формы отчётности регулярно меняются, и в устаревшей версии программы может отсутствовать актуальная печатная форма выписки. Обновление форм отчётности в 1С:ЗУП выполняется через раздел «Администрирование — Обновление версии программы» или автоматически при обновлении конфигурации.
Формирование выписки в 1С:ЗУП 3.1
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 выписка доступна из нескольких мест. Самый быстрый путь — из документа увольнения: откройте документ «Увольнение» (или «Кадровый перевод»/«Увольнение списком»), нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Выписка из ЕФС-1 (СЗВ-М)». Программа сформирует печатную форму с данными сотрудника за период работы.
Второй способ — через карточку сотрудника: справочник «Сотрудники» → выберите нужного человека → кнопка «Печать» → «Выписка из ЕФС-1 (СЗВ-М)». Этот вариант удобен, если выписку просят выдать повторно или спустя время после увольнения.
- 1Откройте документ «Увольнение» или карточку сотрудника
- 2Нажмите «Печать» и выберите «Выписка из ЕФС-1 (СЗВ-М)»
- 3Проверьте в сформированной форме ФИО, СНИЛС и период работы
- 4Распечатайте выписку в двух экземплярах: один — работнику, второй — в личное дело
- 5Получите подпись работника о получении на экземпляре работодателя
Если печатной формы в списке нет, проверьте состав прав пользователя и актуальность релиза. В некоторых доработанных конфигурациях стандартные печатные формы могут быть отключены через механизм дополнительных отчётов и обработок.
Формирование выписки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 механизм аналогичен. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → найдите приказ об увольнении сотрудника. В форме документа нажмите «Печать» — среди доступных форм будет выписка из ЕФС-1 (в ранних релизах она может называться «Выписка из СЗВ-М»).
Альтернативный путь — через отчётность: раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → создайте отчёт «ЕФС-1» за нужный период, заполните подраздел 1.1 и сформируйте печатную форму по конкретному сотруднику. Этот способ удобен, когда нужно сверить выписку с тем, что реально уйдёт в фонд.
Выписка из СЗВ-М за прошлые периоды
Если сотрудник просит выписку за месяцы, когда действовала форма СЗВ-М, данные берутся из архива отчётности. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», найдите сданный отчёт СЗВ-М за нужный месяц и откройте его. В форме отчёта доступна печать как всего отчёта, так и выписки по выбранному сотруднику.
Если база новая и архивных отчётов в ней нет (например, после перехода с другой программы), выписку из СЗВ-М восстановить штатными средствами не получится. В этом случае сведения можно запросить в СФР или сформировать выписку на основании данных о стаже из других доступных источников, указав в документе реальный период работы.
Какую выписку формировать
Проверка сформированной выписки и передача работнику
Перед печатью сверьте выписку с кадровыми документами: даты приёма и увольнения, ФИО, СНИЛС. Период в выписке должен соответствовать фактическому времени работы у страхователя, включая месяц увольнения. Если сотрудник работал неполный месяц приёма или увольнения, это нормально — период указывается фактический.
Печатайте выписку в двух экземплярах. Один передаётся работнику под подпись, второй с отметкой о получении хранится в личном деле. Если работник уволен дистанционно или отказывается от получения, выписку можно направить почтой заказным письмом с описью вложения — это подтвердит факт отправки.
Частые вопросы
Обязательно ли выдавать выписку, если сотрудник не просил?
Да. Выдача сведений о трудовой деятельности и персонифицированном учёте при увольнении — обязанность работодателя, а не действие по запросу. Выписка входит в комплект документов, выдаваемых в день увольнения.
Что делать, если в списке печатных форм нет выписки из ЕФС-1?
Проверьте актуальность релиза конфигурации и права пользователя. Если релиз свежий, а формы нет, посмотрите настройки дополнительных отчётов и обработок — возможно, стандартная форма была переопределена доработкой. Как временный вариант сформируйте отчёт ЕФС-1 в 1С-Отчётности и напечатайте подраздел 1.1 по сотруднику оттуда.
Можно ли выдать выписку в электронном виде?
Да, если с работником согласован электронный документооборот и выписка подписана усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Без такого согласования безопаснее выдать бумажный экземпляр.
Сотрудник уволился давно и просит выписку повторно. Что делать?
Сформируйте выписку из карточки сотрудника или архивного отчёта за нужный период. Дубликат выдаётся по письменному заявлению бывшего работника; сроки хранения кадровых документов позволяют восстановить сведения за многие годы, если база сохранена.
Нужно ли сдавать ЕФС-1 до выдачи выписки?
Нет. Выписка выдаётся в день увольнения на основании данных учёта, независимо от даты фактической сдачи отчёта. Сам отчёт сдаётся в установленные сроки отдельно.
Чем выписка из ЕФС-1 отличается от СТД-Р?
СТД-Р подтверждает трудовую деятельность (приёмы, переводы, увольнения), а выписка из ЕФС-1 (ранее СЗВ-М) — факт передачи сведений о застрахованном лице в фонд. При увольнении выдаются оба документа, они не заменяют друг друга.
Что важно запомнить
Выписка при увольнении формируется в 1С из документа «Увольнение» или карточки сотрудника кнопкой «Печать». Сейчас это выписка из подраздела 1.1 ЕФС-1, за старые периоды — из архивных отчётов СЗВ-М. Перед печатью проверьте СНИЛС, ФИО и период работы, выдайте документ в день увольнения под подпись и сохраните второй экземпляр в личном деле.