Другое · 10 мин
Как сделать выписку из штатного расписания в 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать выписку из штатного расписания в 1С:ЗУП, настроить отборы, распечатать и выгрузить документ. Разбор ошибок и FAQ.
Выписка из штатного расписания нужна, когда сотрудник, банк, суд или контрагент просят подтвердить наличие должности, оклад или число штатных единиц, но предоставлять весь документ нельзя — в нём содержатся персональные данные и зарплаты других работников. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) такую выписку можно сформировать штатными средствами без доработок конфигурации.
Способ зависит от того, как в вашей базе организовано ведение штатного расписания: включён ли учёт по штатному расписанию, ведётся ли история его изменений, какая редакция конфигурации используется — ЗУП 3.1 или устаревшая ЗУП 2.5. Ниже разобраны основные сценарии для актуальной редакции 3.1, поскольку именно она применяется в большинстве организаций.
Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на чтение данных штатного расписания и на печать отчётов. Обычно достаточно роли кадровика или расчётчика. Если отчёты недоступны, обратитесь к администратору базы — самостоятельно расширять права не стоит.
Проверьте, включён ли учёт по штатному расписанию
Отчёт по штатному расписанию работает только если в настройках программы включён соответствующий функционал. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и проверьте, установлен ли флажок «Ведется штатное расписание». Если флажок снят, штатные единицы в базе не хранятся, и сформировать выписку штатными средствами не получится.
Дополнительно полезно проверить флажок «Ведется история изменений штатного расписания». Если история ведётся, вы сможете сформировать выписку на любую прошедшую дату — это часто требуется для судебных запросов и проверок. Если история не велась, доступна только актуальная редакция документа.
Сформируйте отчёт «Штатное расписание»
Основной инструмент — штатный отчёт. Перейдите в раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Штатное расписание» (в некоторых версиях отчёт называется «Штатное расписание (Т-3)»). Отчёт откроется с настройками по умолчанию и покажет все штатные единицы организации на текущую дату.
Чтобы получить именно выписку, а не полный документ, настройте отбор. Нажмите «Настройки» (или «Показать настройки») и на закладке «Отбор» добавьте условие: например, «Подразделение = Отдел продаж» или «Должность = Менеджер по продажам». После установки отбора нажмите «Сформировать» — в табличный документ попадут только нужные позиции.
- 1Откройте «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Штатное расписание»
- 2Укажите дату, на которую нужна выписка, если ведётся история изменений
- 3Откройте настройки отчёта и добавьте отбор по подразделению или должности
- 4Уберите лишние колонки на закладке «Поля» при необходимости
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 6Выведите на печать или сохраните в файл через меню «Файл» → «Сохранить как»
Настройте состав колонок и период
Выписка для внешнего запроса обычно не должна содержать лишних сведений. На закладке «Поля» настроек отчёта снимите флажки с колонок, которые не требуются: например, надбавки, внутренние примечания, ФОТ. Для банка часто достаточно колонок «Подразделение», «Должность», «Количество ставок», «Оклад (тарифная ставка)».
Если выписка нужна на прошедшую дату, укажите её в поле периода отчёта. Программа покажет штатное расписание с учётом всех утверждённых изменений на эту дату. Проверьте, чтобы дата не попадала на период, когда документы изменения штатного расписания ещё не были проведены, — иначе данные будут неполными.
Как оформить выписку для сотрудника или сторонней организации
Формально «выписка» — это заверенная часть документа. Сам по себе отчёт из 1С юридической силы не имеет: его нужно распечатать, указать, что это выписка из штатного расписания организации на конкретную дату, и заверить подписью уполномоченного лица (обычно руководителя или кадрового работника) и печатью организации, если она используется.
На распечатке принято писать: «Выписка верна» с указанием должности, подписи и даты. Если выписку запрашивает банк или госорган по установленной форме, сверьте требования к составу сведений заранее — иногда требуется указать дату утверждения штатного расписания и номер приказа.
Если нужна справка о должности конкретного сотрудника
Когда цель — подтвердить, что конкретный человек занимает конкретную должность, удобнее использовать не отчёт по штатному расписанию, а справку с места работы. В 1С:ЗУП её можно сформировать из карточки сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Печать» → «Справка с места работы». Такой документ не раскрывает сведения о других работниках и лучше соответствует требованиям о защите персональных данных.
Сохранение и выгрузка выписки
Сформированный табличный документ сохраняется стандартными средствами платформы. Откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или используйте кнопку сохранения на панели) и выберите формат: MXL для хранения внутри системы, PDF для отправки по электронной почте, XLSX — если получатель просит редактируемую таблицу.
Для печати используйте «Файл» → «Печать». Перед выводом на принтер проверьте предварительный просмотр: широкие таблицы 1С часто не помещаются на лист А4 по ширине. В этом случае в настройках печати укажите альбомную ориентацию или масштаб «По ширине страницы».
Что делать, если штатное расписание в базе не ведётся
В небольших организациях штатное расписание иногда хранят в Word или Excel, а в 1С вводят только кадровые приказы. В этом случае штатный отчёт не поможет: выписку придётся формировать вручную по данным внешнего файла, а в 1С использовать лишь справочник должностей и кадровые документы для сверки.
Альтернатива — заполнить штатное расписание в 1С задним числом документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание»). Это трудоёмко, но после ввода данных вы сможете формировать выписки и отчёты автоматически. Перед массовым вводом сделайте резервную копию базы или согласуйте работу с администратором.
Как выбрать действие
Проверка результата перед выдачей
Перед тем как отдать выписку, сверьте её с исходными данными. Откройте документ «Утверждение штатного расписания» или последнее «Изменение штатного расписания» и сравните количество ставок, оклады и наименования должностей с тем, что попало в отчёт. Расхождения обычно означают непроведённые документы или неверно установленную дату отчёта.
Также проверьте, что в выписке нет лишних строк: отбор иногда «цепляет» смежные подразделения, если в структуре организации есть вложенность. В настройках отбора уточните вид сравнения — «Равно» вместо «В группе», если нужна только одна конкретная единица структуры.
Как проверить результат
Присутствуют только запрошенные подразделения и должности
Лишние строки или отсутствуют нужные позиции
Совпадают с последним проведённым документом изменения
Данные устарели или не совпадают с приказами
Есть дата, подпись ответственного лица, отметка «Выписка верна»
Голая распечатка без реквизитов заверения
Частые вопросы
Можно ли сформировать выписку из штатного расписания в 1С:Бухгалтерии?
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного учёта штатного расписания нет — там ведётся только справочник должностей и кадровые документы в ограниченном объёме. Для полноценной выписки нужна конфигурация 1С:ЗУП. В бухгалтерской программе можно лишь вывести список сотрудников с должностями, но это не заменяет штатное расписание.
Как вывести в выписку только вакантные должности?
В настройках отчёта «Штатное расписание» на закладке «Отбор» добавьте условие по полю «Занято ставок» или используйте штатный отчёт «Вакантные штатные единицы», если он доступен в вашей версии: «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Штатное расписание (анализ)». Точный состав отчётов зависит от релиза конфигурации.
Почему в отчёте не отображаются новые должности?
Чаще всего документ «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания» создан, но не проведён, либо его дата позже даты формирования отчёта. Проверьте журнал документов штатного расписания и убедитесь, что нужные документы проведены и дата отчёта не раньше даты их утверждения.
Можно ли сохранить выписку сразу в PDF?
Да. После формирования отчёта откройте «Файл» → «Сохранить как» и выберите тип файла PDF. Если PDF в списке отсутствует, сохраните в MXL или XLSX, а затем напечатайте в PDF через виртуальный принтер операционной системы.
Имеет ли электронная выписка из 1С юридическую силу?
Сам по себе файл отчёта — нет, это лишь распечатка данных. Юридическую силу выписке придаёт заверение: подпись уполномоченного лица и печать на бумажном носителе либо усиленная квалифицированная электронная подпись при электронном документообороте. Требования конкретного получателя (банка, суда) уточняйте заранее.
Что делать, если нет прав на отчёт по штатному расписанию?
Обратитесь к администратору 1С или руководителю, чтобы вам назначили роль кадровика или добавили доступ к конкретному отчёту. Самостоятельно менять права через конфигуратор не следует — это может нарушить разграничение доступа к персональным данным и зарплатам.
Что важно запомнить
Выписка формируется отчётом «Штатное расписание» с отбором по нужным позициям, выводится на печать или сохраняется в файл и заверяется подписью. Перед выдачей проверьте проведённость документов, корректность даты и отсутствие лишних сведений о других сотрудниках.