Другое · 9 мин
Как сделать выписку из штатного расписания в 1С ЗУП
Как сделать выписку из штатного расписания в 1С ЗУП 3.1: стандартные отчёты, настройка отборов, печать по одному сотруднику или подразделению, типичные ошибки.
Выписка из штатного расписания — это выборочная печатная форма, в которую попадают не все позиции штатки, а только нужные: по конкретному подразделению, должности или сотруднику. Она требуется при проверках, для предоставления сотруднику по его запросу, при реорганизации или сокращении, когда полный документ раскрывать нельзя или неудобно.
В 1С:ЗУП 3.1 отдельной кнопки «Выписка из штатного расписания» в базовой поставке нет, но задача решается штатными средствами: через отчёты по штатному расписанию с настройкой отборов и через печатные формы самого документа. Ниже разобраны рабочие способы для актуальных релизов конфигурации.
Перед началом убедитесь, что в программе ведётся штатное расписание и у вас есть права на раздел «Кадры». Если штатка в программе не ведётся, данные для выписки придётся собирать из справочников вручную — об этом тоже сказано ниже.
Проверьте, что штатное расписание ведётся в программе
Способ получения выписки зависит от того, включён ли в настройке учёт по штатному расписанию. Откройте раздел «Настройка — Кадровый учёт» и проверьте флаг «Ведётся штатное расписание». Если он установлен, программа хранит историю изменений штатки, и выписку можно сформировать на любую дату.
Дополнительно проверьте флаг «Ведётся история изменений штатного расписания». Без него вы увидите только текущее состояние, а выписку «на дату» получить не удастся — программа покажет актуальные данные, даже если вы укажете прошедшую дату в отчёте.
Если штатное расписание в программе не ведётся, отчёты по штатке будут пустыми. В этом случае источником данных служат справочники «Подразделения», «Должности» и кадровые документы сотрудников, а выписку придётся формировать вручную или через универсальный отчёт.
Способ 1. Отчёт «Штатное расписание» с отбором
Основной инструмент — отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры — Отчёты — Штатное расписание» (в некоторых релизах путь: «Отчёты, справки — Штатное расписание»). По умолчанию отчёт выводит все позиции, но его можно сузить до нужного фрагмента.
Нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё — Изменить вариант») и на закладке «Отбор» добавьте условие: «Подразделение — Равно — [нужное подразделение]» или «Должность — Равно — [должность]». Для отбора по конкретной штатной позиции используйте поле «Позиция штатного расписания». После установки отбора нажмите «Сформировать».
В поле «Дата» укажите дату, на которую нужна выписка. Если ведётся история изменений, отчёт покажет позиции, действовавшие именно на этот момент, с окладами и надбавками того периода. Полученную таблицу можно распечатать или сохранить в Excel через кнопку «Сохранить» на панели отчёта.
- 1Откройте «Кадры — Отчёты — Штатное расписание»
- 2Укажите дату, на которую нужна выписка
- 3Откройте «Настройки» и на закладке «Отбор» добавьте условие по подразделению, должности или позиции
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав строк
- 5Распечатайте результат или сохраните в Excel/PDF
Способ 2. Печать документа «Утверждение штатного расписания»
Если выписка нужна в виде официальной формы Т-3 или фирменного бланка, используйте печатные формы документа. Откройте журнал «Кадры — Штатное расписание» (или «Все кадровые документы»), найдите документ «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания» за нужный период и нажмите «Печать».
В списке печатных форм выберите «Штатное расписание (Т-3)» или аналогичную форму. Программа выведет документ со всеми позициями, включёнными в это утверждение. Чтобы получить выписку только по части позиций, распечатайте форму в Excel и удалите лишние строки — это быстрее, чем настраивать сложные отборы, когда позиций немного.
Учтите ограничение: печатная форма документа показывает состояние на момент этого документа. Если после него были изменения, для актуальной выписки используйте отчёт, а не печать старого документа.
Способ 3. Выписка по конкретному сотруднику
Когда выписка нужна самому сотруднику (например, для визы, банка или по запросу о рабочих условиях), выводить всё подразделение излишне. Используйте отчёт «Штатные сотрудники» в разделе «Кадры — Отчёты». В настройках добавьте отбор «Сотрудник — Равно — [ФИО]» и сформируйте.
Отчёт покажет позицию сотрудника в штатном расписании: подразделение, должность, размер ставки, оклад и надбавки. Этого достаточно для большинства справок. Если требуется строгая форма выписки с подписью руководителя, скопируйте данные в текстовый шаблон организации и оформите вручную.
Сравнение вариантов
Подходит для выписок по подразделению или должности на любую дату; требует настройки отборов
Даёт официальную форму Т-3; показывает только состояние на дату конкретного документа
Оптимален для выписки по одному сотруднику; не заменяет форму Т-3 при официальных запросах
Как оформить выписку официально
Печатная форма из 1С — это машинный документ. Для предоставления проверяющим или сотруднику выписку обычно заверяют: ставят подпись руководителя или уполномоченного лица, дату и печать организации. Требование «заверено копия верно» применяют, когда выписка делается с бумажного оригинала; для формы из программы достаточно подписи и печати.
Если в организации утверждён собственный шаблон выписки, перенесите в него данные из отчёта: наименование подразделения, должность, количество штатных единиц, оклад, надбавки, дату утверждения штатного расписания и номер приказа. Все эти сведения есть в отчёте «Штатное расписание» и в документе утверждения.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования сверьте выписку с источником: откройте позицию штатного расписания (двойной щелчок по строке отчёта в ряде вариантов отчёта открывает расшифровку) и сравните оклад, надбавки и дату вступления в силу. Несовпадение почти всегда означает, что часть изменений не проведена документами.
Как проверить результат
Совпадает с запрошенной датой, указан номер приказа об утверждении
Дата отсутствует или не соответствует запросу
Только нужное подразделение/должность, ставки и оклады совпадают с карточкой позиции
Лишние строки или расхождения в суммах
Включены при необходимости (отбор «В группе»)
Часть позиций потеряна из-за отбора «Равно»
Если штатное расписание в программе не ведётся
При отключённой штатке источник данных — справочники и кадровые приказы. Откройте список «Подразделения», выгрузите нужное подразделение, из карточек сотрудников возьмите должности. Сводную выписку проще собрать через «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты») по справочнику «Сотрудники» с группировкой по подразделению и должности.
Такая выписка не будет содержать окладов и истории изменений — эти данные в режиме без штатки хранятся только в кадровых документах приёма и переводов. Если выписки требуются регулярно, рассмотрите включение учёта по штатному расписанию: перенос текущего состояния делается документом «Утверждение штатного расписания» с заполнением по данным подразделений.
Что важно запомнить
Выписку в 1С ЗУП делают отчётом «Штатное расписание» с отбором или печатью документа утверждения. Для исторических данных нужна включённая история изменений. Перед выдачей проверьте состав строк и не раскрывайте данные других сотрудников.
Частые вопросы
Можно ли сделать выписку на прошлую дату?
Да, если в настройках кадрового учёта включена история изменений штатного расписания. Укажите нужную дату в отчёте «Штатное расписание» — программа покажет позиции, действовавшие на тот момент. Без истории доступно только текущее состояние.
Почему в отчёт не попали позиции дочернего подразделения?
Условие отбора «Подразделение — Равно» учитывает только само подразделение. Замените оператор сравнения на «В группе» — тогда в выборку войдут все вложенные подразделения.
Как вывести в выписку только одну штатную позицию?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Позиция штатного расписания» и выберите нужную позицию из списка. Сформированный отчёт будет содержать единственную строку с окладом, надбавками и занятостью.
Есть ли в 1С ЗУП готовая форма «Выписка из штатного расписания»?
Отдельной типовой формы с таким названием нет. Используют отчёт «Штатное расписание» с отборами или печатную форму Т-3 из документа утверждения, при необходимости удаляя лишние строки после выгрузки в Excel.
Что делать, если выписка не совпадает с бумажной штаткой?
Проверьте, все ли изменения оформлены документами «Изменение штатного расписания» и проведены. Непроведённые или отсутствующие документы — основная причина расхождений. После ввода недостающих документов сформируйте выписку заново.