Другое · 9 мин
Как сделать выписку из электронной трудовой книжки в 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, проверить данные и выдать документ сотруднику.
Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК) — это документ по форме, утверждённой для сведений о трудовой деятельности, который работодатель обязан выдать сотруднику по его заявлению. В программах 1С (ЗУП, Бухгалтерия с кадровым учётом, УПП/ERP) выписка формируется на основании кадровых документов: приёмов, переводов, увольнений и переименований, отражённых в учёте.
Ключевое условие корректной выписки — полнота данных в базе. Если кадровые приказы велись вне программы или часть событий не зарегистрирована, выписка отразит только то, что есть в учёте. Поэтому перед формированием документа стоит сверить данные 1С с тем, что реально передано в ПФР (СФР) по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД).
Ниже разобраны типовые сценарии: где находится нужный документ в разных конфигурациях, как заполнить и проверить выписку, что делать, если данных не хватает, и как оформить выдачу сотруднику или при увольнении.
Что такое выписка из ЭТК и когда она нужна
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России. Сотрудник вправе запросить у работодателя выписку с этими сведениями — например, для банка, нового работодателя или личного контроля. Работодатель обязан выдать её в срок, установленный законодательством, — как правило, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
При увольнении выписка выдаётся обязательно в день прекращения трудового договора, если сотрудник выбрал ведение ЭТК. Это отдельный регламентированный сценарий, и в 1С он часто автоматизирован через документ увольнения.
Где в 1С находится документ «Выписка из ЭТК»
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». Здесь расположены документы «Сведения о трудовой деятельности» и «Выписки из ЭТК». Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» или проверьте, включён ли учёт ЭТК в настройках кадрового учёта.
В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) при ведении кадрового учёта в полном объёме документы ЭТК доступны в разделе «Зарплата и кадры». Если учёт ведётся в упрощённом режиме, функциональность ЭТК может быть ограничена — тогда выписку формируют в ЗУП или вручную по данным приказов.
В 1С:ERP и КА механизм аналогичен ЗУП, поскольку кадровый блок унифицирован. Расположение пунктов меню может отличаться из-за настроенного интерфейса.
Пошаговое формирование выписки
Основной сценарий в 1С:ЗУП выглядит так. Создайте новый документ «Выписка из ЭТК», укажите организацию, сотрудника и дату формирования. Программа автоматически подтянет из регистра сведений о трудовой деятельности все зарегистрированные мероприятия: приём, кадровые переводы, переименование должности или организации, увольнение.
Проверьте табличную часть: каждое событие должно содержать дату, вид мероприятия, должность, структурное подразделение и основание — номер и дату приказа. Пустые графы основания обычно означают, что кадровый документ создан без заполнения реквизитов приказа.
- 1Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Выписки из ЭТК» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату выписки
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подтянет сведения о трудовой деятельности из учёта
- 4Проверьте события: даты, должности, реквизиты приказов в графе «Основание»
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму
- 6Подпишите выписку у руководителя или уполномоченного лица, заверьте печатью при её наличии
- 7Выдайте сотруднику под подпись или направьте электронно, если он согласовал такой способ
Выписка при увольнении
При проведении документа «Увольнение» программа предложит сформировать комплект кадровых документов, включая выписку из ЭТК. Убедитесь, что перед этим сведения об увольнении переданы в СФР или подготовлены к передаче — выписка должна соответствовать тому, что уйдёт в фонд.
Проверка данных перед выдачей
Самая частая проблема — расхождение между выпиской и тем, что реально числится в СФР. Перед выдачей полезно сформировать отчёт по сведениям о трудовой деятельности и сравнить его с выпиской. Если сотрудник ранее получал выписку из личного кабинета на Госуслугах, попросите его сверить записи — это быстрый способ найти пропуски.
Обратите внимание на переименования организации: они должны быть отражены отдельным событием, иначе у сотрудника в выписке «разорвётся» непрерывная запись о работе. Аналогично проверяются кадровые переводы между подразделениями и должностями.
Как проверить результат
Все приёмы, переводы, переименования и увольнения присутствуют с датами
События пропущены или дублируются
У каждого события указаны номер и дата приказа
Пустые основания или некорректные реквизиты
Выписка совпадает со сведениями, переданными по ЕФС-1
В фонд переданы иные даты или события, которых нет в выписке
Если данных в программе не хватает
Выписка формируется только из того, что введено в базу. Типовые причины нехватки данных: кадровый учёт начали вести в 1С позже фактического приёма сотрудника, часть приказов оформлялась на бумаге, сведения в СФР передавались из другой программы.
В таких случаях сначала введите недостающие кадровые документы прошлыми датами (приём, переводы), затем перезаполните выписку. Важно: документы должны отражать реальные приказы — вводить «фиктивные» записи для красивой выписки недопустимо, это исказит сведения о трудовой деятельности.
Форма выдачи: бумажная или электронная
По умолчанию выписка выдаётся на бумаге с подписью уполномоченного лица. По заявлению сотрудника её можно направить в электронном виде, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью. В 1С печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать»; для электронной отправки потребуется настроенный обмен или выгрузка файла с последующим подписанием.
Факт выдачи рекомендуется зафиксировать: отметка в журнале, подпись сотрудника на втором экземпляре или подтверждение получения электронного письма. Это защитит работодателя при спорах о сроках.
Как выбрать действие
Отличия в типовых конфигурациях
Механизм ЭТК в продуктах 1С унифицирован, но расположение команд и состав печатных форм различаются. Сравнение основных сценариев:
| Конфигурация | Где формируется | Особенности |
|---|---|---|
| 1С:ЗУП 3.1 | Кадры → Электронные трудовые книжки | Полный функционал: сведения, выписки, отчётность ЕФС-1 |
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Зарплата и кадры | Доступно при полном кадровом учёте; в упрощённом режиме функции ограничены |
| 1С:ERP / КА | Зарплата и кадры → ЭТК | Механизм как в ЗУП, интерфейс зависит от настроек |
FAQ
Можно ли сформировать выписку из ЭТК за период до начала учёта в 1С?
Да, если ввести исторические кадровые документы (приём, переводы) прошлыми датами на основании реальных приказов. После ввода выписка перезаполняется и включает весь период.
Чем выписка из ЭТК отличается от справки о трудовой деятельности по форме СТД-Р?
По сути это сведения одного состава: СТД-Р — форма сведений о трудовой деятельности, которую работодатель предоставляет работнику. В 1С печатная форма выписки соответствует утверждённым требованиям к таким сведениям.
Почему в выписке нет записи об увольнении, хотя приказ проведён?
Проверьте, что в документе увольнения включена передача сведений в ЭТК и что сам документ проведён. Также убедитесь, что выписка сформирована датой не раньше даты увольнения — иначе событие в неё не попадёт.
Обязательно ли заверять выписку печатью организации?
Печать ставится, если она используется организацией. Обязательный элемент — подпись руководителя или уполномоченного лица. При электронной выдаче документ подписывается усиленной квалифицированной подписью.
Сотрудник обнаружил ошибку в выданной выписке. Что делать?
Проверьте, откуда ошибка: в кадровом документе или в сведениях, переданных в СФР. Исправьте исходный документ, при необходимости подайте корректирующие (отменяющие) сведения в фонд и выдайте сотруднику новую выписку.
Что важно запомнить
Выписка из ЭТК в 1С формируется из раздела «Электронные трудовые книжки» и заполняется автоматически из кадровых данных. Качество выписки полностью зависит от полноты учёта: перед выдачей сверьте события, основания и соответствие сведениям в СФР, а факт выдачи зафиксируйте.