Как оформить военные сборы в 1С

Когда сотрудника призывают на военные сборы, работодатель обязан освободить его от работы на весь период сборов с сохранением среднего заработка. Эти расходы государство впоследствии компенсирует организации через военный комиссариат, поэтому важно оформить период в программе корректно: и для расчёта зарплаты, и для возмещения затрат.

В 1С:Зарплате и управлении персоналом (1С:ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм: специальный вид отсутствия «Военные сборы» и документ, регистрирующий период. Ошибки при оформлении приводят к неверному расчёту среднего заработка, искажению отчётности по взносам и проблемам с компенсацией.

Ниже — практический порядок действий в 1С:ЗУП (редакция 3.1): как включить нужный вид расчёта, зарегистрировать отсутствие, проверить начисление среднего заработка и отразить компенсацию от военкомата. Отдельно разобраны нюансы для 1С:Бухгалтерии, где часть операций придётся выполнять вручную.

Какие документы нужны от сотрудника и что проверить до оформления

Основание для оформления — повестка из военного комиссариата о явке на военные сборы. Сотрудник обязан предъявить её работодателю, а после окончания сборов — справку о прохождении сборов с указанием фактического периода. Именно эти документы подтверждают обоснованность отсутствия и права на компенсацию.

До ввода данных в программу проверьте три момента. Во-первых, период сборов в повестке: начисление среднего заработка делается за рабочие дни по графику сотрудника, попадающие на этот период. Во-вторых, убедитесь, что у сотрудника корректно заполнены данные для расчёта среднего заработка — если он принят недавно, расчётная база может быть неполной. В-третьих, сверьте график работы: для сменных графиков количество оплачиваемых дней будет отличаться от пятидневки.

Настройка видов расчёта для военных сборов

В типовой 1С:ЗУП 3.1 начисление для оплаты периода военных сборов обычно уже присутствует в плане видов расчёта, но может быть неактивно. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Оплата времени сохраняемого среднего заработка» и наименованием, связанным с военными сборами (например, «Военные сборы» или «Оплата времени пребывания на военных сборах»).

Если начисления нет, создайте его копированием типового начисления «Оплата по среднему заработку». Ключевые параметры настройки:

• Назначение начисления — «Оплата времени сохраняемого среднего заработка»;
• Расчёт выполняется по среднему заработку, результат — за дни отсутствия по графику сотрудника;
• НДФЛ — облагается, код дохода 2000 (оплата труда);
• Страховые взносы — облагается в общем порядке (вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»);
• В бухучёте относится на те же затратные счета, что и обычная зарплата сотрудника.

Также убедитесь, что в плане видов расчёта «Виды отсутствий» есть вид «Военные сборы». Он используется при регистрации отсутствия и вытесняет основное начисление по окладу за дни сборов.

Регистрация отсутствия и начисление среднего заработка

Период сборов регистрируется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Зарплата» или «Кадры». Порядок действий:

1. Создайте новый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».
2. Укажите сотрудника и месяц начисления.
3. В поле «Вид отсутствия» выберите «Военные сборы».
4. Задайте даты начала и окончания по повестке. Если сборы заканчиваются в следующем месяце, установите флажок «Отсутствие в течение части смены / переходящее» либо оформите период целиком — программа распределит начисление по месяцам при расчёте.
5. Проверьте, что установлен флажок начисления оплаты по среднему заработку (или выбран соответствующий вид расчёта).
6. Проведите документ и откройте начисленные суммы по кнопке расшифровки — программа покажет среднедневной заработок и количество оплачиваемых дней.

Если документ проведён до расчёта зарплаты за месяц, начисление по среднему появится в документе «Начисление зарплаты и взносов» автоматически вместе с пропорционально уменьшенным окладом. Оклад за дни сборов вытесняется — двойной оплаты быть не должно.

1. 1
   Проверьте наличие и настройки начисления «Военные сборы» в разделе «Настройка → Начисления»
2. 2
   Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом отсутствия «Военные сборы»
3. 3
   Укажите период по повестке и проведите документ
4. 4
   Проверьте расчёт среднедневного заработка и количество оплачиваемых дней
5. 5
   Сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» и убедитесь, что оклад уменьшен, а оплата сборов начислена
6. 6
   Сверьте НДФЛ и взносы в аналитических отчётах

Проверка расчёта: средний заработок, НДФЛ и взносы

Средний заработок для оплаты военных сборов рассчитывается по общим правилам исчисления средней зарплаты: из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за расчётный период. Посмотреть состав базы можно из документа отсутствия — по кнопке с «зелёным человечком» или через печатную форму «Расчёт среднего заработка». Если сотрудник отработал меньше стандартного расчётного периода, программа возьмёт фактические данные — это нормально, но стоит проверить, что все премии и начисления прошлых месяцев проведены.

Контрольные точки после расчёта зарплаты за месяц:

• в «Начисление зарплаты и взносов» есть строка оплаты по среднему за дни сборов и уменьшенная оплата по окладу;
• НДФЛ удержан с полной суммы, включая оплату сборов;
• страховые взносы начислены на всю сумму в общем порядке;
• в табеле (отчёт «Табель учёта рабочего времени») дни сборов отражены отдельным кодом и не попадают в отработанное время.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисления за месяц

Норма

Оклад уменьшен пропорционально дням сборов, есть отдельная строка оплаты по среднему

Тревожный признак

Оклад начислен полностью или оплата сборов отсутствует

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни сборов выделены отдельным обозначением, не считаются отработанными

Тревожный признак

Дни сборов отмечены как рабочие или как неоплачиваемое отсутствие

Расчёт среднего заработка

Норма

База включает все облагаемые начисления расчётного периода

Тревожный признак

В базе нет части премий или период пустой

НДФЛ и взносы

Норма

Налог и взносы начислены с полной суммы дохода

Тревожный признак

Оплата сборов исключена из базы НДФЛ или взносов

Компенсация расходов от военкомата

Расходы на выплату среднего заработка за время сборов организации возмещаются за счёт средств бюджета. Для этого после окончания сборов в военный комиссариат подаётся заявление о возмещении с приложением подтверждающих документов, а военкомат выставляет счёт и перечисляет средства на расчётный счёт организации.

В 1С:ЗУП отражение компенсации в учёте выполняется при синхронизации с бухгалтерской программой: поступление от военкомата оформляется как прочее поступление на расчётный счёт с отнесением на соответствующий счёт учёта (обычно в корреспонденции с расчётами по компенсациям). Конкретная корреспонденция зависит от принятой в организации учётной политики — согласуйте её с бухгалтером.

На практике компенсация может не совпадать с фактическими расходами: военкомат возмещает по установленным нормативам, а разница остаётся затратами работодателя. Эту разницу важно корректно отразить в налоговом учёте — заранее определите в учётной политике порядок её признания.

Оформление в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии 8 (без ЗУП), типового документа для военных сборов может не быть — всё зависит от редакции и настроек. Обычно порядок такой: создаётся ручное начисление через документ «Начисление зарплаты» с добавлением сотрудника и ручным вводом суммы оплаты по среднему, рассчитанной отдельно, а дни отсутствия корректируются в данных учёта времени.

Альтернатива — завести собственный вид начисления «Оплата военных сборов» в справочнике начислений, указав обложение НДФЛ и взносами по аналогии с оплатой труда. Средний заработок в этом случае рассчитывается внешне (например, по данным расчётных листков за расчётный период) и вводится суммой. Этот вариант требует более внимательного контроля, так как автоматической проверки расчёта нет.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Типовой документ отсутствия, автоматический расчёт среднего заработка, корректный табель. Оптимально при штатном ведении зарплаты.

1С:Бухгалтерия, ручное начисление

Подходит для разовой ситуации в малой организации. Требует ручного расчёта среднего заработка и контроля НДФЛ и взносов.

1С:Бухгалтерия, свой вид начисления

Удобно, если сборы случаются регулярно. Нужно один раз корректно настроить налогообложение и проверить на тестовом примере.

Типичные ошибки при оформлении

Отдельная частая ситуация — сотрудник уведомил о сборах задним числом, когда зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена. В этом случае документ отсутствия вводится тем же месяцем, после чего выполняется перерасчёт: программа в следующем расчётном периоде скорректирует начисления, НДФЛ и взносы. Не правьте уже проведённый расчёт зарплаты вручную — это нарушит последовательность учёта.

Частые вопросы

Облагается ли оплата военных сборов НДФЛ и страховыми взносами?

Да. Выплата среднего заработка за время военных сборов относится к доходам работника и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В настройках вида начисления указывается код дохода оплаты труда и облагаемый вид дохода по взносам.

Что делать, если сборы начались в одном месяце, а закончились в другом?

Документ отсутствия можно оформить одним периодом — 1С:ЗУП распределит начисление по месяцам при расчёте зарплаты. Либо введите два документа: по число окончания первого месяца и с начала второго. Оба варианта корректны, главное — не допустить разрыва или наложения дат.

Как оформить, если сотрудник на сменном графике?

Порядок тот же: документ отсутствия вытесняет смены по графику в период сборов, а оплата по среднему начисляется за рабочие дни (смены) по индивидуальному графику сотрудника. Проверьте, что график на период сборов заполнен в программе, иначе количество оплачиваемых дней будет нулевым.

Компенсация от военкомата меньше фактических расходов — это нормально?

Да, возмещение производится по установленным нормативам и может не покрывать всю сумму выплаченного среднего заработка и взносов. Разница остаётся расходами работодателя; порядок её признания в налоговом учёте закрепляется в учётной политике.

Нужно ли отражать дни сборов в табеле?

Да. Дни военных сборов отражаются в табеле отдельным обозначением и не включаются в отработанное время. В 1С:ЗУП табель формируется автоматически на основании документа отсутствия — проверьте отчёт «Табель учёта рабочего времени» после проведения документа.

Сотрудник принёс повестку после расчёта зарплаты. Как исправить?

Введите документ отсутствия тем месяцем, к которому относятся сборы, и выполните перерасчёт — программа скорректирует начисления, НДФЛ и взносы в следующем расчётном периоде. Ручное исправление уже проведённого документа «Начисление зарплаты и взносов» не рекомендуется: это нарушает последовательность учёта и может исказить отчётность.