Как сделать сведения о застрахованных лицах в 1С

Сведения о застрахованных лицах — это отчётность, которую работодатель передаёт в Социальный фонд России (бывшие ПФР и ФСС) о работниках, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Комплексная автоматизация формирование таких сведений автоматизировано: программа сама подбирает сотрудников и заполняет нужные формы на основании кадровых документов.

Ошибки в этих сведениях приводят к отказам в приёме отчётности, штрафам и расхождениям в лицевых счетах работников, поэтому важно не только правильно сформировать отчёт, но и проверить исходные данные до отправки. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до выгрузки файла и контроля приёма.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В других решениях (1С:КА, 1С:ERP) логика аналогична, отличается только расположение разделов меню.

Какие сведения о застрахованных лицах сдаются из 1С

Под «сведениями о застрахованных лицах» обычно понимают несколько видов отчётности, и важно понимать, какой именно отчёт требуется в вашей ситуации. В 1С:ЗУП поддерживаются все основные формы.

Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячный отчёт со списком работников и суммами выплат. Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1, бывший СЗВ-ТД) — отчёт о кадровых событиях: приём, перевод, увольнение, переименование организации. Подразделы персонифицированного учёта в составе РСВ — сведения о застрахованных лицах для налоговой инспекции в составе расчёта по страховым взносам.

Для каждого вида отчётности в 1С есть свой сценарий, но общий принцип один: программа собирает данные из кадровых документов и начислений, формирует отчёт, проверяет его и выгружает в формате, принимаемом фондом.

Подготовка данных перед формированием сведений

Качество отчёта напрямую зависит от полноты исходных данных. Перед формированием сведений убедитесь, что в базе корректно заполнены карточки физических лиц и сотрудников.

Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники» и проверьте у каждого работника: СНИЛС (11 цифр, без пробелов и ошибок), ИНН при наличии, ФИО и дату их изменения, дату рождения, гражданство и документ, удостоверяющий личность. Программа подсвечивает незаполненные обязательные поля, но дубли физических лиц и опечатки в СНИЛС автоматически не находятся — их стоит искать вручную через поиск в справочнике «Физические лица».

Также проверьте, что все кадровые события отчётного периода проведены документами: приёмы на работу, кадровые переводы, увольнения. Сведения о трудовой деятельности формируются именно из этих документов, а не из приказов в бумажном виде — если документ не проведён в программе, событие в отчёт не попадёт.

Формирование сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1)

Отчёт по трудовой деятельности сдаётся при кадровых событиях — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или увольнении. В 1С:ЗУП он создаётся через раздел «Отчетность, справки» — «Сведения о трудовой деятельности» или через журнал «1С-Отчетность».

Порядок действий: создайте новый отчёт, укажите организацию и период. Программа автоматически подберёт сотрудников, по которым за период были зарегистрированы кадровые мероприятия. Проверьте список: в него должны попасть только те, по кому есть события, — сотрудники без изменений в отчёт не включаются.

Если отчёт создаётся впервые для сотрудника, у которого электронная трудовая книжка ещё не начата, дополнительно может потребоваться подача сведений о его трудовой деятельности до текущего места работы — эти данные вводятся вручную в карточке сотрудника или специальным документом.

1. 1
   Проверьте, что все кадровые документы периода проведены
2. 2
   Откройте «Отчетность, справки» — «Сведения о трудовой деятельности»
3. 3
   Создайте отчёт, укажите организацию и период
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и событий
5. 5
   Выполните «Проверка» — «Проверить в интернете» или встроенную проверку
6. 6
   Выгрузите файл или отправьте через 1С-Отчетность

Формирование персонифицированных сведений о физических лицах

Ежемесячные персонифицированные сведения включают всех застрахованных лиц, которым в отчётном месяце начислялись выплаты, с указанием сумм. В 1С:ЗУП отчёт создаётся из журнала «1С-Отчетность» кнопкой «Создать» либо через раздел «Отчетность, справки» — «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Перед заполнением убедитесь, что за месяц полностью рассчитана зарплата и проведены все документы начислений, включая больничные, отпускные и выплаты по договорам ГПХ. Отчёт собирает данные из учёта страховых взносов, поэтому незакрытый расчёт даст заниженные или неполные суммы.

После нажатия «Заполнить» проверьте итоговые суммы по отчёту: они должны согласовываться с оборотами по начислениям за месяц. Расхождения чаще всего вызваны выплатами, не облагаемыми взносами, или сотрудниками, уволенными до начала периода, но получившими выплаты в нём.

Проверка, выгрузка и отправка отчёта

Встроенная проверка в 1С запускается кнопкой «Проверка» в форме отчёта. Программа проверяет форматно-логический контроль: корректность СНИЛС по контрольной сумме, заполнение обязательных полей, соответствие структуры файла формату фонда. Ошибки выводятся списком с указанием сотрудника и поля — по двойному щелчку можно перейти к источнику и исправить данные.

Выгрузка выполняется кнопкой «Выгрузить» — формируется XML-файл, который можно подать через личный кабинет на сайте СФР или через оператора ЭДО. Если подключён сервис «1С-Отчетность», отправка делается прямо из программы кнопкой «Отправить», а статус приёма отслеживается в журнале отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог проверки отчёта

Норма

Ошибок нет или только информационные замечания

Тревожный признак

Есть ошибки форматно-логического контроля

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

Статус «Сдано» или «Принято»

Тревожный признак

«Отказ» с протоколом ошибок

Состав сотрудников

Норма

Все сотрудники с событиями или выплатами включены

Тревожный признак

Отсутствуют работники с начислениями за период

После отправки обязательно дождитесь положительного протокола. Отказной протокол содержит коды ошибок — по ним нужно исправить данные и отправить корректирующий или первичный отчёт повторно в зависимости от ситуации.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем со сведениями о застрахованных лицах связаны не с самим отчётом, а с состоянием учёта. Разберём самые частые ситуации.

Первая группа — ошибки в персональных данных: опечатка в СНИЛС, устаревшая фамилия после её смены, отсутствующий ИНН. Такие ошибки выявляются проверкой ещё до отправки, поэтому пренебрегать ею нельзя. Вторая группа — нарушение сроков по кадровым событиям: если приём или увольнение оформлено в программе задним числом, отчёт легко пропустить, а за просрочку предусмотрены штрафы.

Третья группа — расхождения сумм между персонифицированными сведениями и расчётом по взносам. Фонды и налоговая сверяют эти отчёты между собой, поэтому перед сдачей имеет смысл сверить итоги внутри программы.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С:ЗУП находятся сведения о застрахованных лицах?

Все формы собраны в разделе «Отчетность, справки». Персонифицированные сведения и сведения о трудовой деятельности доступны как отдельными пунктами меню, так и через общий журнал «1С-Отчетность», где удобно отслеживать статусы отправки.

Что делать, если сотрудник не попал в отчёт автоматически?

Проверьте, проведены ли по нему кадровые документы и есть ли начисления в отчётном периоде. Если документы в порядке, сотрудника можно добавить в отчёт вручную, но сначала стоит выяснить причину — чаще всего это непроведённый документ или неверно указанная дата события.

Можно ли сформировать сведения без подключённой 1С-Отчетности?

Да. Отчёт формируется и проверяется встроенными средствами, затем выгружается в XML-файл. Этот файл подаётся через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через любого оператора электронного документооборота.

Как исправить ошибку в уже отправленных сведениях?

Создайте в программе корректирующий отчёт за тот же период с правильными данными и отправьте его. В форме отчёта укажите соответствующий вид корректировки. Исправлять нужно только после получения протокола по первичному отчёту, чтобы понимать, что именно принято фондом.

Нужно ли включать в сведения исполнителей по договорам ГПХ?

Да, исполнители по гражданско-правовым договорам являются застрахованными лицами и включаются в персонифицированные сведения, если в отчётном месяце им начислялись выплаты. В 1С:ЗУП такие договоры оформляются отдельными документами, и программа учитывает их при заполнении отчёта.