Как сделать справку СТД-Р при увольнении в 1С

Справка СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности» заменила бумажную трудовую книжку и выдаётся работнику при увольнении, а также по его заявлению в любой момент. В 1С:Зарплата и управление персоналом документ формируется автоматически на основании кадровых данных, но перед выдачей его нужно проверить: ошибки в стаже или периодах работы напрямую влияют на права сотрудника.

Ниже разобран полный порядок работы: где находится документ, как его создать при увольнении, что проверить перед печатью и как поступить, если данные в справке не совпадают с фактическим стажем. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП; в других конфигурациях (например, 1С:КАМИН) логика аналогична, но расположение команд может отличаться.

Что такое СТД-Р и когда справка обязательна

СТД-Р — утверждённая форма сведений о трудовой деятельности, которую работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения, если тот переведён на электронную трудовую книжку или подал заявление о выборе способа ведения сведений. Также справка выдаётся по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней.

В справку включаются сведения о периодах работы у данного работодателя: приёмы, переводы, увольнения с указанием дат, должностей и оснований. Сведения о работе у предыдущих работодателей в документ не попадают — их сотрудник получает через Госуслуги или ПФР (СФР).

Где в 1С находится документ СТД-Р

В 1С:ЗУП справка создаётся документом «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р». Найти его можно двумя путями. Первый — через раздел Кадры → Все кадровые документы или сразу Кадры → Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р, если пункт вынесен в панель навигации. Второй — из журнала Отчётность, справки → Справки сотрудникам.

Если пункта нет в меню, проверьте настройки состава разделов: возможно, команда скрыта настройкой видимости. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы — роль «Кадровик» или аналогичная.

Пошаговое создание справки при увольнении

Самый надёжный способ — создать справку после проведения документа «Увольнение», чтобы в неё сразу попала запись о расторжении договора. Порядок действий следующий.

1. 1
   Проведите документ «Увольнение» и убедитесь, что дата и основание указаны верно.
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р» и нажмите «Создать».
3. 3
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату формирования справки.
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — табличная часть загрузится из кадровых документов.
5. 5
   Проверьте периоды, должности и основания кадровых мероприятий.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте справку по кнопке «Печать» → «СТД-Р».
7. 7
   Подпишите справку у руководителя, поставьте печать (если используется) и выдайте сотруднику.

При заполнении программа подбирает все кадровые события сотрудника: приём на работу, кадровые переводы, изменения должности, увольнение. Для каждого события указывается дата, наименование должности и структурного подразделения, а также реквизиты приказа — они подставляются из документов автоматически.

Создание из документа «Увольнение»

В ряде релизов 1С:ЗУП из формы увольнения доступна команда создания связанных документов. Если она есть, СТД-Р создастся с уже подставленным сотрудником и датой — останется только заполнить табличную часть и проверить. Это удобно при массовых увольнениях, когда справки оформляются пакетом.

Проверка данных перед печатью

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность: справка отразит то, что внесено в базу. Перед печатью сверьте ключевые поля с приказами и личной карточкой сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата приёма и дата увольнения

Норма

Совпадают с приказами о приёме и увольнении

Тревожный признак

Даты сдвинуты или отсутствует запись об увольнении

Должности и подразделения

Норма

Отражены все переводы, названия совпадают со штатным расписанием

Тревожный признак

Пропущены переводы или указаны устаревшие наименования

Основание увольнения

Норма

Указаны статья ТК и реквизиты приказа

Тревожный признак

Поле основания пустое или статья не соответствует приказу

Реквизиты организации

Норма

Верные наименование, ИНН и адрес в шапке

Тревожный признак

Данные старой организации после реорганизации

Особое внимание уделите переименованиям должностей и подразделений: если в программе они оформлялись как кадровый перевод, в справке появится отдельная строка — это нормально. Но если фактический перевод не был проведён документом, в СТД-Р его не будет, и сотрудник может предъявить претензию.

Частые ошибки и как их исправить

Если ошибка обнаружена уже после выдачи, корректируется кадровый документ в программе, справка перезаполняется и выдаётся заново. Старую версию у сотрудника желательно забрать, чтобы избежать двух расходящихся экземпляров.

Выдача справки и хранение копии

Справка выдаётся в день увольнения лично сотруднику под подпись. Рекомендуется зафиксировать факт выдачи — отметкой в журнале или подписью работника на копии, которая остаётся в организации. Копия хранится в личном деле вместе с приказом об увольнении.

Если сотрудник не явился за справкой, направьте ему уведомление о необходимости получить документ. Отправка СТД-Р почтой допускается только по письменному заявлению работника — сам по себе факт увольнения такого права не даёт.

Удобно завести правило: СТД-Р печатается вместе с приказом об увольнении и записке-расчётом одним комплектом. Так исключается ситуация, когда расчёт выдан, а справку забыли — за задержку выдачи документов при увольнении предусмотрена ответственность работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД и ЭФС-1?

СТД-Р — бумажная справка, которую работодатель выдаёт самому работнику. СЗВ-ТД (сейчас сведения подаются в составе ЭФС-1) — отчётность в СФР о тех же кадровых событиях. Данные в них должны совпадать, так как формируются из одних кадровых документов.

Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде?

Форма СТД-Р предназначена для выдачи на бумаге с подписью. Электронный аналог сведений работник получает самостоятельно через Госуслуги, СФР или МФЦ — дублировать его работодатель не обязан.

Сотрудник работает, но просит справку — что делать?

По письменному заявлению работника СТД-Р оформляется в течение трёх рабочих дней. В 1С создаётся тот же документ, но без строки об увольнении — справка отразит периоды работы по текущую дату.

В справке нет периодов работы до перехода на 1С — как добавить?

Недостающие периоды вводятся документом «Начальная штатная расстановка» при начале учёта в программе либо вручную в табличной части СТД-Р. Ручной ввод используйте как исключение и сверяйте с бумажной трудовой книжкой сотрудника.

Нужно ли ставить печать на СТД-Р?

Печать ставится, если она используется организацией. Обязательными являются подпись руководителя или уполномоченного лица и дата выдачи. Если печать в организации отменена, справка действительна и без неё.