Другое · 9 мин
Как оформить прогул в 1С:ЗУП
Как зарегистрировать прогул в 1С:ЗУП: документ «Прогул, отсутствие», влияние на расчёт зарплаты, табель и невыходы. Разбор ошибок и проверка результата.
Прогул в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) регистрируется специальным документом отсутствия, который одновременно влияет на расчёт зарплаты, табель учёта рабочего времени и кадровые отчёты. Ошибка при оформлении приводит к неверному начислению: сотруднику могут либо начислить оплату за день, которого он не отработал, либо, наоборот, «потерять» отсутствие при расчёте среднего заработка.
Документальное оформление прогула важно не только для учёта, но и для кадровой процедуры: прогул является основанием для дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Поэтому запись в 1С должна соответствовать реальным актам и объяснительным, а не создаваться «для табеля» задним числом без оснований.
Ниже разобрано, каким документом оформляется прогул в типовой ЗУП 3.1, как он влияет на расчёт, что проверить после проведения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Каким документом регистрируется прогул
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 прогул вводится документом «Прогул, отсутствие». Он находится в разделе «Зарплата» — «Все отсутствия» (либо «Кадры» — «Все отсутствия», в зависимости от настроек интерфейса). При создании документа выберите вид отсутствия «Прогул» — именно от этого вида зависят код в табеле и характер сторнирования начислений.
Не путайте документ «Прогул, отсутствие» с документом «Отсутствие» (болезнь, отгул и т.п.) и с кадровым «Отсутствием с уведомлением». Вид отсутствия определяет, как программа обработает период: прогул — это неоплачиваемое отсутствие без уважительной причины, тогда как «отсутствие по невыясненной причине» (код «НН») используется, пока причина не установлена.
Пошаговое оформление документа
Откройте раздел «Зарплата» — «Все отсутствия» и создайте новый документ «Прогул, отсутствие». Заполните организацию, сотрудника и период отсутствия. Если прогул длился несколько дней подряд, укажите весь период одним документом — программа корректно разобьёт его по рабочим дням графика сотрудника.
Проверьте, что в поле вида времени выбран именно «Прогул», а не «Отсутствие по невыясненной причине» или «Прогул по вине работника» из пользовательских видов. После заполнения проведите документ. Если расчёт зарплаты за месяц уже выполнен, программа предложит перерассчитать сотрудника — соглашайтесь, иначе сторно не попадёт в ведомость.
- 1Откройте «Зарплата» — «Все отсутствия» — «Создать» — «Прогул, отсутствие»
- 2Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
- 3Выберите вид отсутствия «Прогул» и задайте период отсутствия
- 4Проверьте, что даты совпадают с актом о прогуле и табельными данными
- 5Проведите документ и выполните перерасчёт зарплаты за месяц
- 6Сформируйте табель Т-13 и проверьте код «ПР» и сумму начислений
Как прогул влияет на расчёт зарплаты
Проведённый документ вытесняет основное начисление (оклад, тарифную ставку) за дни прогула: в документе «Начисление зарплаты и взносов» появится отрицательная строка или уменьшится сумма по основному начислению пропорционально отработанному времени. Сами дни прогула не оплачиваются.
Учтите, что вытеснение работает только внутри текущего расчётного периода. Если прогул обнаружен после того, как зарплата за месяц выплачена, оформление документа следующим месяцем создаст перерасчёт, и излишне выплаченная сумма будет удержана с учётом ограничений на удержания из заработной платы. Согласие сотрудника и корректные основания здесь обязательны — удержание «лишнего» без процедуры может быть оспорено.
Надбавки и премии, зависящие от отработанного времени, пересчитаются автоматически. Премии фиксированной суммой документ не трогает — их уменьшение за прогул оформляется отдельным решением руководства и отражается вручную.
Отражение прогула в табеле
После проведения документа в табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате») дни прогула отображаются кодом «ПР». До выяснения причины отсутствия допустимо использование кода «НН» — в этом случае в документе выбирается вид «Отсутствие по невыясненной причине», а после получения объяснений документ исправляется на «Прогул».
Если табель ведётся вручную или данные загружаются из внешней системы контроля доступа, сверьте, что часы и дни в документе совпадают с фактическими данными. Расхождение между табелем и документом отсутствия — частая причина ошибок при расчёте среднего заработка для отпусков и командировок.
Как проверить результат
Дни отсутствия отмечены кодом «ПР», остальные дни — рабочими кодами
Код отсутствует, стоит «Я» или «НН» после подтверждения прогула
Оплата по окладу уменьшена пропорционально дням прогула, строка прогула без суммы
Оклад начислен полностью, перерасчёт не выполнен
Проведён, период и вид отсутствия заполнены, совпадает с актом
Документ в статусе черновика или неправильный вид времени
Отсутствие по невыясненной причине и исправление
На практике прогул редко подтверждается в день отсутствия: сначала фиксируется факт невыхода, затем запрашивается объяснительная, составляется акт. На период расследования в 1С корректно вводить «Отсутствие по невыясненной причине» — так зарплата за эти дни не начислится, но и статус отсутствия останется нейтральным.
После подтверждения прогула исправьте документ: либо создайте документ-исправление (в ЗУП 3.1 доступно по ссылке «Исправить» в форме документа), либо отмените первичный документ и введите новый с видом «Прогул». Прямое редактирование проведённого документа прошлого периода без механизма исправления нарушает последовательность расчётов.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при оформлении
Самая распространённая ошибка — отражение прогула только в табеле вручную, без документа отсутствия. В этом случае расчёт зарплаты не узнает об отсутствии, и сотрудник получит полный оклад. Обратная ситуация — документ проведён, но перерасчёт не сделан: в ведомость попадают старые суммы.
Вторая группа ошибок связана с периодом: указание календарных дат вместо рабочих дней по графику, захват выходных дней в период прогула, оформление прогула на день, когда сотрудник уже был в отпуске или на больничном. Программа контролирует пересечения документов, но при отключённых проверках возможны двойные отсутствия — проверяйте их отчётом по неявкам.
Проверка результата и отчёты
После всех действий сформируйте три отчёта: табель Т-13, расчётный листок сотрудника и свод начислений по подразделению. В табеле должны быть коды «ПР», в расчётном листке — уменьшенная оплата по окладу и строка отсутствия без суммы, в своде — корректная итоговая сумма к выплате.
Дополнительно проверьте, что дни прогула не попали в базу для расчёта среднего заработка как отработанные: прогул исключается из расчётного периода при исчислении среднего, и программа делает это автоматически при корректном виде отсутствия. Если средний заработок выглядит завышенным, проверьте вид времени в документе.
Что важно запомнить
Прогул оформляется документом «Прогул, отсутствие» с видом «Прогул», после проведения обязателен перерасчёт зарплаты и проверка табеля по коду «ПР». До подтверждения причины используйте «Отсутствие по невыясненной причине» и исправляйте его штатным механизмом.
Частые вопросы
Можно ли оформить прогул на часть рабочего дня?
Да, если отсутствие длилось более четырёх часов подряд, это формально уже прогул. В документе можно указать неполный период отсутствия внутри дня — тогда в табеле день будет разбит на отработанные часы и часы прогула, а оплата уменьшится пропорционально.
Что делать, если сотрудник принёс больничный на дни, оформленные как прогул?
Отмените или пометьте на удаление документ «Прогул, отсутствие» за соответствующие дни и введите документ «Больничный лист». После этого выполните перерасчёт. Если период закрыт, действуйте через механизм исправления текущим месяцем.
Нужен ли отдельный приказ на прогул в 1С?
Документ «Прогул, отсутствие» является расчётным, а не кадровым приказом. Дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение) оформляется отдельными кадровыми документами — например, «Дисциплинарное взыскание» или приказом об увольнении. Оба контура должны быть согласованы по датам.
Почему после проведения документа зарплата не изменилась?
Чаще всего не выполнен перерасчёт: откройте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и перезаполните сотрудника. Также проверьте, что документ проведён, а не сохранён черновиком, и что вид отсутствия вытесняет оплату (у пользовательских видов времени это настраивается).
Влияет ли прогул на отпускные и средний заработок?
Да. Дни прогула и начисления за них исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка. При корректно оформленном документе программа делает это автоматически; при ручных правках табеля без документа — нет.
Можно ли оформить прогул за прошлый закрытый месяц?
Технически можно, но делать это следует через документ-исправление текущим месяцем с перерасчётом. Прямая правка закрытого периода приведёт к расхождениям с уже сданной отчётностью по НДФЛ и страховым взносам и потребует подачи уточнений.