Другое · 10 мин
Как сделать справку НДФЛ в 1С
Как сформировать справку о доходах и НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти документ, как проверить данные, выгрузить и распечатать справку.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (ранее — 2-НДФЛ) в программах 1С формируется автоматически на основании учтённых начислений, удержаний и вычетов. Ручной ввод данных не требуется: задача бухгалтера — правильно выбрать сотрудника, налоговый период и проверить, что в программе отражены все выплаты.
Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть отдельные документы для справок сотрудникам и для отчётности в налоговую, а в 1С:Бухгалтерии используется документ «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Ниже разобраны оба сценария, а также типичные ошибки, из-за которых суммы в справке расходятся с учётом.
Перед формированием справки убедитесь, что в базе заведены актуальные данные сотрудника: ФИО, ИНН, дата рождения, статус налогового резидента и реквизиты документа, удостоверяющего личность. Неполные персональные данные — самая частая причина отказа при сдаче справки в налоговую.
Где находится справка НДФЛ в разных конфигурациях 1С
В 1С:ЗУП 3.1 для выдачи справки сотруднику используется документ «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Он доступен в разделе «Налоги и взносы» либо в разделе «Кадры» — в зависимости от настроек интерфейса. Для передачи сведений в налоговую инспекцию применяется отдельный документ «Справки о доходах (2-НДФЛ) для передачи в ИФНС».
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справка создаётся документом «Справка о доходах (2-НДФЛ)», который находится в разделе «Зарплата и кадры». В том же разделе расположен отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ», полезный для сверки сумм до выдачи справки.
В более старых конфигурациях (например, ЗУП 2.5) справка формируется через раздел «Налоги» → «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» и журнал «Справки 2-НДФЛ для сотрудников». Логика та же, отличаются только названия пунктов меню.
Подготовка: что проверить перед формированием
Корректность справки полностью зависит от состояния учёта. Прежде чем создавать документ, убедитесь, что за нужный год проведены все начисления, премии, больничные, отпускные и увольнения по этому сотруднику. Непроведённые документы в справку не попадут.
Откройте карточку сотрудника и проверьте персональные данные: ИНН, ФИО, дату рождения, гражданство и статус резидента. Если сотрудник менял фамилию в течение года, данные в карточке должны быть актуальными на дату формирования справки.
Полезно заранее сформировать регистр налогового учёта по НДФЛ и сверить итоги: доход, вычеты, исчисленный и удержанный налог. Если регистр показывает расхождения (например, налог исчислен, но не удержан), справка унаследует эту проблему.
Формирование справки для сотрудника в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Налоги и взносы» и выберите «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, сотрудника, налоговый период (год) и ставку налога — обычно 13% для резидентов.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подтянет доходы по месяцам, коды доходов, вычеты и суммы налога из регистров учёта. Если у сотрудника были доходы по разным ОКТМО (например, работа в обособленных подразделениях), программа сформирует несколько разделов.
Проверьте итоговые суммы в разделе «Итоги»: общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Затем нажмите «Провести» и распечатайте справку кнопкой «Печать» — форма соответствует утверждённому бланку и подходит для выдачи сотруднику.
- 1Откройте «Налоги и взносы» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»
- 2Создайте документ, укажите организацию, сотрудника и год
- 3Проверьте ставку налога и статус резидента
- 4Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы с регистром учёта НДФЛ
- 5Проведите документ и распечатайте справку
Формирование справки в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и откройте журнал «Справки о доходах (2-НДФЛ)». Создайте новый документ, выберите сотрудника, укажите год и вид справки — для сотрудника или для налоговой.
Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится доходами, вычетами и налогом по данным учёта. Если зарплата в вашей базе ведётся во внешней программе, а в бухгалтерии отражаются только проводки, автоматическое заполнение может быть неполным: в этом случае справку корректнее формировать в той программе, где ведётся расчёт.
Для печати используйте кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)» в командной панели документа. Перед выдачей сверьте итоги с отчётом «Анализ НДФЛ» или регистром налогового учёта.
Справки для передачи в налоговую инспекцию
Сведения о доходах в ИФНС подаются в составе годового расчёта 6-НДФЛ (приложение № 1). В 1С:ЗУП для этого используется документ «Справки о доходах (2-НДФЛ) для передачи в ИФНС», который можно создать списком сразу по всем сотрудникам организации.
В документе укажите налоговый период, ИФНС по месту учёта и ОКТМО, затем нажмите «Заполнить» — программа сформирует справки по всем сотрудникам, получавшим доход. Перед выгрузкой запустите проверку: встроенный контроль покажет ошибки в персональных данных и расхождения сумм.
Выгрузка выполняется кнопкой «Выгрузить» в файл формата XML либо через сервис отправки отчётности, если он подключён. Также справки можно передать через 1С-Отчётность в составе расчёта 6-НДФЛ.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования сверьте три контрольные точки: сумма дохода в справке должна совпадать с регистром учёта НДФЛ, удержанный налог — с расчётными листками, а персональные данные — с документами сотрудника. Расхождение любого из этих показателей означает проблему в учёте, а не в форме справки.
Частая ситуация — справка заполняется с нулевыми суммами. Причины: не проведены документы начисления, выбран не тот налоговый период, неверная ставка налога или сотрудник оформлен в другой организации базы. Проверьте эти условия по порядку.
Ещё одна ошибка — попытка исправить суммы вручную в табличной части. Такие правки не отражаются в регистрах, при перезаполнении исчезают и создают расхождения между справкой и учётом. Правильный путь — исправить исходные документы и перезаполнить справку.
Как проверить результат
Совпадает с регистром налогового учёта по НДФЛ
Расходится с регистром — есть непроведённые или лишние документы
Равен сумме налога в расчётных листках за год
Есть неудержанный или излишне удержанный налог
ФИО, ИНН и дата рождения совпадают с документами
Пустой ИНН, старая фамилия или ошибка в дате рождения
Практические замечания и ограничения
Справку можно сформировать за любой закрытый налоговый период, даже если сотрудник уже уволен. Для уволенных выбирайте год увольнения и проверьте, что окончательный расчёт проведён. По текущему (незавершённому) году справка также формируется — в неё попадут доходы на дату формирования.
Если организация вела учёт часть года в другой программе, данные за этот период нужно перенести в 1С документами переноса данных, иначе справка будет неполной. То же относится к сотрудникам, переведённым между организациями внутри группы: каждая организация формирует свою справку.
Перед массовым формированием справок для ИФНС удобно сначала сделать одну справку по «контрольному» сотруднику с простой историей начислений и сверить её с расчётными листками. Если по нему всё сходится, вероятность ошибок в остальных справках минимальна.
Что важно запомнить
Справка НДФЛ в 1С заполняется автоматически: задача пользователя — выбрать правильный документ, проверить персональные данные и сверить итоги с регистром учёта. Любые расхождения исправляются в исходных документах начисления, а не ручной правкой справки.
Частые вопросы
Можно ли сформировать справку, если зарплата считается в другой программе?
Автоматическое заполнение сработает только при наличии данных в регистрах НДФЛ текущей базы. Если расчёт ведётся во внешней системе, нужно либо перенести данные документами переноса, либо формировать справку в той программе, где считается зарплата.
Что делать, если справка заполнилась нулями?
Проверьте по порядку: выбран ли правильный год и организация, проведены ли документы начисления зарплаты, верно ли указана ставка налога и статус резидента у сотрудника. Чаще всего причина — непроведённые документы или неверный налоговый период.
Как выдать справку уволенному сотруднику?
Создайте справку стандартным способом за год увольнения — увольнение не мешает формированию. Убедитесь, что проведён документ увольнения и окончательный расчёт, тогда в справку попадут все выплаты, включая компенсацию отпуска.
Нужно ли заверять справку подписью и печатью?
Форма, распечатанная из 1С, содержит необходимые реквизиты. Подпись руководителя ставится на бумажной справке; печать организации проставляется при её наличии. Требования конкретного получателя справки (банка, госоргана) лучше уточнить заранее.
Как исправить ошибку в уже выданной справке?
Исправьте исходные данные в учёте (документы начисления или карточку сотрудника), затем перезаполните документ справки и распечатайте новую. Если сведения уже сданы в ИФНС, потребуется подать корректирующий расчёт 6-НДФЛ с уточнённым приложением.
Можно ли сформировать справку за несколько лет сразу?
Нет, каждая справка формируется за один налоговый период (календарный год). Для нескольких лет создайте отдельные документы, последовательно меняя год в шапке — данные подтянутся из учёта соответствующего периода.