Как сделать справку для больничных листов в 1С

При увольнении сотрудника или по его запросу работодатель обязан выдать справку о сумме заработка, на основании которой новый работодатель рассчитает пособие по временной нетрудоспособности. В программах 1С эта справка формируется автоматически на основе данных учёта — вручную считать суммы не нужно, но важно знать, где находится документ и как проверить корректность данных.

Актуальная форма справки утверждена приказом Минтруда (ранее — приказ № 182н, поэтому документ до сих пор часто называют «справкой 182н»). В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) она формируется двумя способами: из документа увольнения или отдельным документом «Справка о заработке для расчёта пособий». Ниже разобраны оба варианта.

Перед формированием справки убедитесь, что в программе заведены все начисления за расчётные годы и корректно заполнены сведения о страховых взносах. Если сотрудник работал в организации неполный период, справка всё равно формируется — в неё попадут только фактически начисленные суммы.

Что представляет собой справка и когда она нужна

Справка о сумме заработка содержит сведения о начислениях сотрудника за два календарных года, предшествующих году увольнения или году запроса, а также за текущий год. Дополнительно в ней указываются периоды, исключаемые из расчёта пособия: дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы без начисления взносов.

Справка выдаётся в трёх ситуациях: при увольнении сотрудника (в день увольнения вместе с остальными документами), по письменному заявлению работающего сотрудника и по запросу бывшего работника после увольнения. По заявлению справку нужно выдать в течение трёх рабочих дней.

Важно понимать: с 2022 года действует проактивный механизм обмена данными с СФР (бывший ФСС), и часть сведений фонд получает напрямую. Однако справка о заработке от предыдущих работодателей по-прежнему нужна, если сотрудник в расчётном периоде трудился в других организациях.

Где в 1С:ЗУП находится документ справки

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 справка создаётся через раздел «Отчётность, справки». Откройте подраздел «Справки сотрудникам» и выберите пункт «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» — нет, для выдачи нужен именно исходящий документ: «Справка о заработке для расчёта пособий». В некоторых релизах он называется «Справка о заработке (исходящая)».

Альтернативный путь — журнал документов сотрудника. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Оформить документ» и выберите нужный вид справки. Этот способ удобен, когда вы работаете с конкретным человеком и не хотите искать документ в общем списке.

Если справка формируется при увольнении, проще всего открыть документ «Увольнение» — в нём на закладке печатных форм или по кнопке «Печать» доступна и справка о заработке вместе с приказом и запиской-расчётом.

1. 1
   Откройте раздел «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам»
2. 2
   Создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий»
3. 3
   Выберите сотрудника и укажите дату выдачи справки
4. 4
   Проверьте автоматически заполненные суммы по годам
5. 5
   Проверьте таблицу исключаемых периодов
6. 6
   Нажмите «Провести» и распечатайте форму по кнопке «Печать»

Формирование справки при увольнении сотрудника

Наиболее частый сценарий — выдача справки в день увольнения. Проведите документ «Увольнение» (или «Увольнение списком»), убедитесь, что рассчитаны все начисления и взносы за последний месяц работы. Только после окончательного расчёта суммы в справке будут полными.

Откройте проведённый документ увольнения и нажмите кнопку «Печать». В списке печатных форм найдите «Справка о заработке для расчёта пособий». Программа сформирует готовый бланк с суммами по годам, данными организации и подписями ответственных лиц, указанными в настройках.

Если окончательный расчёт при увольнении проводится отдельным документом позже, справку лучше сформировать после его проведения. Иначе сумма текущего года в справке окажется заниженной, и сотрудник получит меньшее пособие у нового работодателя.

Формирование справки по запросу работающего или бывшего сотрудника

Для действующего сотрудника создайте новый документ справки вручную. Укажите организацию, сотрудника и дату. Программа автоматически подтянет данные за нужные годы: два предыдущих календарных года и период текущего года до даты выдачи.

Для бывшего сотрудника порядок тот же, но убедитесь, что с момента увольнения не было перерасчётов. Если после увольнения доначислялись премии или исправлялись ошибки в расчётах, справка по новому запросу будет отличаться от выданной ранее — это допустимо, выдайте актуальную версию.

Поле «Страхователь» и реквизиты организации (ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР) подставляются из карточки организации. Проверьте их заранее: устаревший регистрационный номер — частая причина вопросов со стороны нового работодателя и фонда.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы по годам в справке

Норма

Совпадают с данными отчётов по взносам (РСВ, персонифицированные сведения) за те же периоды

Тревожный признак

Сумма за год отличается от отчётности — есть непроведённые или исправленные документы

Исключаемые периоды

Норма

Указаны дни больничных, отпусков по беременности и уходу за ребёнком с датами

Тревожный признак

Периоды пустые, хотя сотрудник был на больничном, или даты не совпадают с листками нетрудоспособности

Реквизиты организации

Норма

Актуальный регистрационный номер СФР, ИНН и КПП соответствуют карточке организации

Тревожный признак

Номер фонда устарел после реорганизации или смены обособленного подразделения

Проверка и исправление данных в справке

Автоматическое заполнение не отменяет контроля. Сверьте суммы справки с отчётом «Анализ взносов в фонды» или с данными РСВ за соответствующие годы. Расхождения обычно возникают из-за непроведённых документов, сторнирований или ручных операций по взносам.

Если сумма неверна, не редактируйте её в справке вручную — найдите источник расхождения в учёте. Проверьте, все ли начисления за период проведены, нет ли документов, введённых задним числом после формирования отчётности. После исправления учёта перезаполните справку кнопкой «Заполнить».

Таблица исключаемых периодов заполняется из документов «Больничный лист», «Отпуск» с соответствующими типами и «Отсутствие». Если сотрудник болел, а период не попал в справку, проверьте, что больничный проведён и в нём корректно указан период нетрудоспособности.

Печать, подпись и электронная выдача

Печатная форма справки открывается по кнопке «Печать» из документа. Подписи руководителя и главного бухгалтера подставляются из данных организации; если подписант другой, скорректируйте ответственных лиц в карточке организации или настройках учётной политики.

Печать организации на справке не обязательна, если организация отказалась от печати. Подписи же обязательны — без них документ не имеет силы. Справку можно выдать на бумаге или направить в электронном виде, если с сотрудником налажен электронный документооборот (например, через 1С-Отчётность или сервис кадрового ЭДО).

Сохраните копию выданной справки в базе: сам документ в 1С и есть электронный архив. При повторном запросе бывшего сотрудника спустя годы вы сможете распечатать форму повторно из того же документа.

Особенности для других конфигураций 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 с кадровым учётом справка также доступна: раздел «Зарплата и кадры» → «Справки сотрудникам» либо печатная форма из документа увольнения. Функционал уже, чем в ЗУП, но для стандартной справки 182н его достаточно.

В старых конфигурациях (ЗУП 2.5, УПП 1.3) документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий» и находится в интерфейсе кадрового учёта. Логика та же: данные по годам плюс исключаемые периоды. Если форма в старой программе не соответствует актуальному бланку, обновите конфигурацию — печатные формы регуляторных документов поставляются с релизами.

При переходе между конфигурациями или переносе данных в середине расчётного периода проверьте справку особенно тщательно: перенесённые остатки по начислениям не всегда попадают в автоматическое заполнение, и суммы за прошлые годы может потребоваться ввести вручную на основании данных прежней программы.

Частые вопросы

Можно ли выдать справку, если сотрудник отработал только несколько месяцев?

Да. Справка заполняется за фактический период работы: если начисления есть только за текущий год, в форме будут суммы только за него. Новый работодатель использует эти данные вместе со справками от других работодателей за расчётные годы.

Сотрудник потерял справку и просит дубликат — что делать?

Откройте ранее созданный документ справки в базе и распечатайте форму повторно. Если после выдачи были перерасчёты, создайте новый документ с актуальными данными — дубликаты выдаются без ограничений по количеству.

Почему в справке не заполнились исключаемые периоды, хотя сотрудник болел?

Чаще всего причина в том, что документ «Больничный лист» не проведён или относится к другому периоду. Проверьте журнал больничных, проведите документы и перезаполните справку кнопкой «Заполнить».

Нужно ли формировать справку, если сотрудник увольняется в январе?

Да. В справку попадут два предыдущих полных календарных года и несколько дней января текущего года, если за них были начисления. Форма заполняется по тем же правилам независимо от месяца увольнения.

Можно ли отправить справку в электронном виде вместо бумажной?

Да, если с сотрудником настроен кадровый электронный документооборот. В 1С это реализуется через сервисы КЭДО или отправку подписанного файла. Без КЭДО надёжнее выдать бумажный оригинал с подписями.

Что делать, если организация реорганизована и реквизиты изменились?

Обновите данные в карточке организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. После этого пересоздайте или перезаполните справку — реквизиты подтянутся автоматически. Справка со старыми реквизитами может вызвать вопросы у нового работодателя.