Как сделать список всех работников в 1С

Список работников в 1С чаще всего нужен для кадровой сверки, подготовки отчётности, проверки штатного расписания или передачи данных в другие системы. В зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление нашей фирмой — путь к списку немного отличается, но логика везде одинаковая: данные хранятся в справочнике «Сотрудники», а удобные выборки делаются через отчёты.

Важно различать два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники». Физическое лицо — это человек с паспортными данными, а сотрудник — запись о трудовых отношениях. У одного человека может быть несколько записей сотрудника, например при совместительстве или повторном приёме после увольнения. Поэтому список «всех работников» нужно строить по справочнику сотрудников, а для сверки уникальных людей — по физическим лицам.

Ниже разобраны все рабочие способы: от простого открытия справочника до отчёта с отборами и выгрузкой в Excel. Инструкции применимы к типовым конфигурациям на управляемых формах (8.3).

Способ 1: список через справочник «Сотрудники»

Это самый простой вариант, когда нужен быстрый перечень без дополнительных данных. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь аналогичный: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откроется табличный список со всеми заведёнными карточками.

По умолчанию в списке обычно отображаются только действующие сотрудники — уволенные скрываются настройкой. Чтобы увидеть всех, нажмите кнопку «Ещё» и проверьте пункт «Показывать сотрудников, по которым уже не ведутся операции» или снимите установленный отбор. В ЗУП также есть переключатель «Работающие / Уволенные / Все» в шапке списка.

Список можно отсортировать по алфавиту, подразделению или дате приёма: кликните по заголовку нужной колонки. Если колонки не хватает, нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте нужные поля — например, табельный номер, должность или дату рождения.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») → «Сотрудники»
2. 2
   Убедитесь, что отображаются нужные категории: работающие, уволенные или все
3. 3
   Добавьте недостающие колонки через «Ещё» → «Изменить форму»
4. 4
   Отсортируйте список по нужной колонке
5. 5
   При необходимости выведите список на печать через «Ещё» → «Вывести список»

Способ 2: отчёт со списком сотрудников

Когда нужен список с фильтрами, группировками и возможностью сохранить файл, удобнее отчёты. В 1С:ЗУП перейдите в «Отчёты, справки» → «Отчёты по персоналу». Здесь доступны варианты: «Сотрудники организаций», «Штатное расписание», «Остатки отпусков», «Списочный состав» и другие. Отчёт «Сотрудники организаций» выводит перечень работников с должностями, подразделениями и датами приёма.

В 1С:Бухгалтерии набор отчётов скромнее: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Полный список можно получить через «Списки сотрудников» или универсальный отчёт (о нём ниже). Если в вашей бухгалтерии ведётся только упрощённый кадровый учёт, часть кадровых отчётов может отсутствовать — это нормально, они есть только в ЗУП.

В любом отчёте нажмите «Настройки», чтобы задать отбор по организации (если их несколько), подразделению, дате и статусу. После формирования табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в форматы Excel (XLSX), PDF или HTML.

Способ 3: универсальный отчёт по справочнику

Универсальный отчёт — встроенный инструмент, который позволяет вывести любой справочник или документ с произвольными полями и отборами. В 1С:Бухгалтерии он находится в «Отчёты» → «Универсальный отчёт». В ЗУП его может не быть в интерфейсе, но аналогичную роль выполняют настраиваемые отчёты.

Порядок работы: выберите тип объекта «Справочники», затем — «Сотрудники». Добавьте нужные поля (наименование, подразделение, должность, дата приёма), задайте отбор, например «По условию: В архиве = Нет», чтобы исключить уволенных. Сформируйте отчёт и сохраните результат.

Этот способ незаменим, когда стандартные отчёты не выводят нужную комбинацию полей — например, список сотрудников с ИНН и СНИЛС для сверки с ПФР. Учтите, что доступ к персональным данным может быть ограничен правами: если поля пустые, проверьте права пользователя с администратором.

Сравнение способов

Справочник «Сотрудники»

Быстро открыть и посмотреть. Подходит для разовой проверки, но слабые возможности отбора и печати.

Типовой отчёт

Готовые варианты с группировками и периодами. Оптимально для регулярных задач и выгрузки в Excel.

Универсальный отчёт

Максимальная гибкость: любые поля и отборы. Требует ручной настройки и понимания структуры справочника.

Как выгрузить список работников в Excel

Почти любой табличный документ в 1С можно сохранить в Excel. Сформируйте отчёт, затем нажмите «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel» или «Табличный документ». Если кнопка сохранения недоступна, поставьте курсор в область сформированного отчёта — она активируется.

Альтернатива — вывод списка справочника напрямую: в списке сотрудников нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки галочками и нажмите «Вывести». Полученный табличный документ также сохраняется в XLSX. Этот вариант удобен, когда нужен именно текущий состав справочника без отчётной шапки.

Проверьте результат после выгрузки: количество строк в Excel должно совпадать с количеством записей в 1С. Несовпадение обычно означает, что применён отбор (например, скрыты уволенные) или в отчёт попали строки итогов и группировок, которые в Excel лишние.

Как получить список только работающих или только уволенных

Отбор по статусу — самая частая настройка. В списке справочника ЗУП используйте переключатель в шапке списка или настройку отбора: «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие по полю «В архиве» (Нет — работающие, Да — уволенные). В бухгалтерии аналогичный признак называется «Сотрудник уволен» или определяется по кадровым документам.

В отчётах статус фильтруется через настройки варианта: добавьте отбор «Сотрудник. В архиве = Нет» или используйте готовый вариант «Работающие сотрудники». Для списка уволенных за период удобен отчёт «Уволенные сотрудники» в ЗУП либо отбор по полю «Дата увольнения» в заданном интервале.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с числом действующих сотрудников по штатному расписанию

Тревожный признак

Меньше ожидаемого — скорее всего, включён скрытый отбор

Наличие уволенных

Норма

Уволенные отображаются только если это требуется задачей

Тревожный признак

В списке работающих присутствуют давно уволенные сотрудники

Дубли фамилий

Норма

Повторы объясняются совместительством или повторным приёмом

Тревожный признак

Дублируются карточки одного человека без основания — нужна чистка справочника

Частые ошибки и ограничения

Типичная проблема — «пропавшие» сотрудники. Причины: включён отбор по организации, подразделению или статусу; у пользователя ограничены права на уровне записей (RLS); сотрудник заведён в другой информационной базе при раздельном учёте. Проверку начинайте со сброса всех отборов: «Ещё» → «Установить стандартные настройки».

Вторая ошибка — путаница между справочниками «Сотрудники» и «Физические лица». Если вы строите список по физлицам, один человек с двумя трудовыми договорами попадёт в перечень один раз, и численность не сойдётся с кадровыми отчётами. Для штатной численности используйте именно сотрудников.

Третий момент — работа с персональными данными. Список сотрудников с паспортными данными, СНИЛС и адресами относится к персональным данным: выгружайте его только для служебных целей и не передавайте третьим лицам без основания. Удалённые копии файлов с персональными данными на общих дисках — частая причина инцидентов.

Если способов интерфейса недостаточно

Для регулярных выгрузок по расписанию или нестандартных форматов (например, список в определённой структуре для загрузки в другую систему) используют внешние обработки или доработку конфигурации. Простейший вариант — консоль запросов или обработка «Выгрузка данных» из стандартных поставок, но это уже инструменты для специалиста.

Пример запроса на встроенном языке, который возвращает список сотрудников с подразделениями, выглядит так:

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ВАрхиве
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Сотрудники.Наименование

Такой запрос выполняется в консоли запросов (доступна как внешняя обработка) и результат сохраняется в табличный документ. Если вы не уверены в своих навыках работы с запросами, доверьте эту задачу программисту 1С — ошибка в тексте запроса не повредит данные, но даст неверный результат.

Частые вопросы

Почему в списке сотрудников не видно часть работников?

Чаще всего включён отбор по организации, подразделению или статусу. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и снимите все условия. Также проверьте переключатель отображения уволенных и убедитесь, что у вашего пользователя нет ограничения прав на уровне записей — это видно администратору в настройках профилей доступа.

Как получить список сотрудников с датами приёма и увольнения?

В 1С:ЗУП используйте отчёт «Сотрудники организаций» или «Кадровая история» из раздела «Отчёты, справки». В настройках добавьте поля «Дата приёма» и «Дата увольнения». В бухгалтерии аналогичный результат даёт универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с соответствующими полями.

Можно ли получить список работников в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да. Справочник «Сотрудники» и базовые отчёты есть в бухгалтерской конфигурации. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» для простого списка или «Отчёты» → «Универсальный отчёт» для выборки с произвольными полями и отборами.

Как вывести список только по одному подразделению?

В списке справочника нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие «Подразделение = нужное подразделение». В отчётах тот же отбор добавляется в настройках варианта. Если сотрудник числится в нескольких подразделениях по совместительству, он появится в отборе по каждому из них.

Список выгрузился в Excel, но колонки съехали или данные обрезаны. Что делать?

Сохраняйте табличный документ именно в формате XLSX, а не копируйте через буфер обмена — так сохраняется структура колонок. Если группировки отчёта мешают, перед сохранением сверните или отключите их в настройках отчёта, чтобы выгрузить плоскую таблицу.

Как удалить из списка дубли сотрудников?

Дубли не удаляют напрямую — карточку, на которую ссылаются документы, удалить нельзя без нарушения целостности. Правильный путь: определить корректную карточку, перенести на неё документы (или оставить как есть), лишнюю пометить на удаление и выполнить «Удаление помеченных объектов» с контролем ссылок. Перед операцией обязательно сделайте резервную копию базы.