Другое · 8 мин
Где в 1С ЗУП посмотреть ФОТ
Где в 1С ЗУП посмотреть ФОТ: какие отчёты показывают фонд оплаты труда плановый и фактический, как настроить анализ ФОТ и проверить корректность данных.
Фонд оплаты труда (ФОТ) в 1С:ЗУП можно посмотреть несколькими способами — в зависимости от того, что именно нужно: плановый ФОТ по штатному расписанию, фактические начисления за период или аналитическая расшифровка по сотрудникам и подразделениям. Основной инструмент — отчёт «Анализ ФОТ», который находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате».
Важно различать два понятия, которые часто путают. Плановый ФОТ формируется на основе штатного расписания и плановых начислений сотрудников — это сумма, которую организация предполагает потратить. Фактический ФОТ — это реально начисленные суммы за период: оклады, премии, надбавки, отпускные и прочие выплаты. В программе для каждой задачи предусмотрен свой отчёт.
Отчёт «Анализ ФОТ» — основной инструмент
Самый прямой ответ на вопрос, где посмотреть ФОТ, — отчёт «Анализ ФОТ». Откройте раздел «Зарплата», перейдите по ссылке «Отчёты по зарплате» и найдите в списке «Анализ ФОТ». Если отчёта не видно, проверьте настройку видимости отчётов: возможно, он скрыт в текущем интерфейсе или недоступен из-за прав пользователя.
В отчёте укажите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению или сотруднику. Отчёт показывает начисления в разрезе видов расчёта, подразделений и сотрудников, что позволяет увидеть структуру фонда оплаты труда: сколько приходится на оклады, сколько на премии, компенсации и прочие выплаты.
Через кнопку «Настройки» можно изменить группировки и состав выводимых полей. Например, удобно сгруппировать данные по подразделениям для сравнения ФОТ между отделами или по месяцам — для анализа динамики. Сохранённые варианты настроек доступны для повторного использования.
- 1Откройте раздел «Зарплата» в главном меню
- 2Перейдите по ссылке «Отчёты по зарплате»
- 3Выберите отчёт «Анализ ФОТ»
- 4Укажите период, организацию и при необходимости отборы
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму
Плановый ФОТ по штатному расписанию
Плановый фонд оплаты труда формируется из штатного расписания и назначенных сотрудникам плановых начислений. Посмотреть его можно в разделе «Кадры» → «Штатное расписание» — там же доступны отчёты «Штатное расписание» и «Штатная расстановка», которые выводят оклады, надбавки и итоговый ФОТ по позициям.
Если в программе ведётся история изменения штатного расписания, отчёт можно сформировать на любую дату и увидеть, каким был плановый ФОТ в прошлом. Это полезно для сравнения с фактическими начислениями и план-фактного анализа.
Обратите внимание: плановый ФОТ считается только по тем начислениям, которые назначены сотруднику как плановые. Разовые премии, материальная помощь и прочие периодические выплаты в него не попадают — это нормальное поведение программы, а не ошибка.
Фактические начисления: свод и расчётные листки
Для контроля фактически начисленных сумм используйте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Он показывает все начисления за период в разрезе сотрудников и видов расчёта, а также удержания и налоги. Итог по колонке начислений — это фактический ФОТ за выбранный период.
Если нужна детализация по конкретному человеку, откройте «Расчётный листок» — он доступен как из списка отчётов, так и из карточки сотрудника. Для массовой проверки удобен отчёт «Расчётные листки» по подразделению или организации целиком.
Дополнительно фактический ФОТ можно сверить с данными бухгалтерского учёта через отчёт «Отражение зарплаты в бухучёте» — там видны суммы, отнесённые на счета затрат. Расхождения между ЗУП и бухгалтерией чаще всего связаны с настройкой способов отражения или непроведёнными документами.
Настройка состава ФОТ
То, какие начисления попадают в аналитику фонда оплаты труда, зависит от настройки видов расчёта. Откройте «Настройка» → «Начисления», выберите нужный вид расчёта и проверьте его назначение и параметры учёта. Корректная настройка гарантирует, что отчёты по ФОТ будут собирать данные без пропусков и дублирования.
Если в отчёте «Анализ ФОТ» часть начислений отображается отдельной строкой «не классифицировано» или структура фонда выглядит неполной, проверьте заполнение реквизитов в карточках начислений. Типовая причина — созданные вручную виды расчёта без указания назначения начисления.
Типовые проблемы и их решение
Частая ситуация — отчёт «Анализ ФОТ» пустой или показывает неполные данные. Проверьте три вещи: рассчитана ли зарплата за выбранный период (документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены), совпадает ли организация в отборе с той, по которой вёлся расчёт, и не ограничены ли права пользователя по подразделениям.
Вторая типичная проблема — плановый ФОТ в штатном расписании не совпадает с ожиданиями. Обычно причина в том, что сотруднику не назначено плановое начисление, назначение оформлено с ошибочной датой или позиция штатного расписания не утверждена. Проверяется это через кадровые документы сотрудника и историю изменений позиции.
Третья ситуация — расхождение ФОТ между отчётами ЗУП и данными бухгалтерской программы. Здесь сверяйте документы отражения зарплаты в учёте, даты их проведения и настройки обмена между конфигурациями.
Как проверить корректность данных
Надёжный способ убедиться, что ФОТ посчитан правильно, — перекрёстная сверка двух независимых отчётов. Сформируйте «Анализ ФОТ» и «Полный свод начислений» за один и тот же период с одинаковыми отборами: итоговые суммы начислений должны совпасть. Если они различаются, ищите причину в настройках видов расчёта или в отборах.
Для планового ФОТ сверьте отчёт по штатному расписанию с кадровыми приказами: у каждого сотрудника должно быть действующее плановое начисление на дату формирования отчёта. Удобно использовать отчёт «Остатки отпусков» и другие кадровые отчёты только для косвенной проверки — основная сверка идёт по начислениям.
Как проверить результат
Суммы начислений совпадают
Есть расхождение — проверяйте настройки видов расчёта и отборы
У всех занятых позиций есть плановые начисления
Позиции без начислений или с нулевым окладом
Период и организация соответствуют задаче
Лишние отборы по подразделению сужают выборку
Частые вопросы
Почему в списке отчётов нет «Анализа ФОТ»?
Скорее всего, отчёт скрыт настройками интерфейса или у пользователя недостаточно прав. Проверьте права доступа у администратора и поищите отчёт через поле поиска в разделе «Зарплата». В некоторых версиях конфигурации название отчёта может незначительно отличаться.
Чем плановый ФОТ отличается от фактического?
Плановый ФОТ рассчитывается по штатному расписанию и постоянным начислениям сотрудников — это прогноз расходов. Фактический складывается из всех реально начисленных сумм за период, включая разовые премии, отпускные и больничные, поэтому обычно отличается от планового.
Как посмотреть ФОТ по конкретному подразделению?
Сформируйте «Анализ ФОТ» или «Полный свод начислений» и установите отбор по нужному подразделению. В настройках отчёта можно также сгруппировать данные по подразделениям, чтобы сравнить несколько отделов в одном отчёте.
Попадают ли в ФОТ отпускные и больничные?
В фактические начисления — да, они отражаются в своде и анализе ФОТ как отдельные виды расчёта. В плановый ФОТ по штатному расписанию отпускные и пособия не входят, так как не являются плановыми начислениями.
Можно ли выгрузить данные по ФОТ в Excel?
Да, любой табличный отчёт в 1С:ЗУП сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» в формате табличного документа (mxl), Excel или PDF. Перед выгрузкой убедитесь, что отчёт сформирован с нужными отборами и группировками.
Что важно запомнить
Фактический ФОТ смотрите в отчёте «Анализ ФОТ» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»), плановый — в отчётах по штатному расписанию. Достоверность данных проверяйте перекрёстной сверкой с «Полным сводом начислений», а настройки видов расчёта в закрытых периодах не меняйте без резервной копии.