Как сделать список сотрудников в 1С

Список сотрудников в 1С формируется из справочника «Сотрудники», а актуальность состава зависит от того, как ведётся кадровый учёт: через документы приёма и увольнения или простым внесением карточек. В зависимости от задачи — сверка штата, подготовка ведомости, выгрузка в Excel, печать списка для проверки — используются разные инструменты: сам справочник, отчёты по кадрам или штатное расписание.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» с расчётом зарплаты. Названия разделов в вашей версии могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: сначала проверяем полноту данных, затем получаем список с нужными отборами и выводим его в требуемом виде.

Где в 1С хранится список сотрудников

Основное хранилище данных о персонале — справочник «Сотрудники». В ЗУП он находится в разделе «Кадры → Сотрудники», в «1С:Бухгалтерии» — в разделе «Зарплата и кадры → Сотрудники» (или «Справочники → Сотрудники» в зависимости от настроек интерфейса). Каждая карточка содержит ФИО, дату рождения, документы, данные о приёме и увольнении.

Важно понимать разницу между справочником «Сотрудники» и справочником «Физические лица». Физическое лицо — это человек, а сотрудник — его связь с конкретной организацией. Один человек может числиться в двух организациях одновременно, и тогда в списке будет две карточки сотрудника, но одно физлицо. При поиске дублей ориентируйтесь на физлиц, а не на карточки сотрудников.

Если в базе ведётся несколько организаций, список по умолчанию может показывать сотрудников всех компаний сразу. Перед формированием списка для конкретной организации установите отбор — иначе в выгрузку попадут лишние люди.

Быстрый способ: справочник «Сотрудники» с отбором

Самый простой вариант получить список — открыть справочник и настроить видимость. Порядок действий в типовой ЗУП:

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список» (или пиктограмму отбора).
3. 3
   Добавьте отбор: «Организация» равно нужной компании.
4. 4
   Добавьте отбор «В архиве» = «Нет», чтобы скрыть уволенных (в некоторых версиях — «Показывать уволенных» выключить).
5. 5
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и сохраните табличный документ в Excel или распечатайте.

Признак корректного результата: в списке только действующие сотрудники нужной организации, количество строк совпадает с данными отчёта по численности. Если уволенные всё ещё видны — проверьте, оформлено ли увольнение документом, а не просто снятой галочкой в карточке.

Колонки «Подразделение» и «Должность» в списке справочника могут быть пустыми, если кадровые документы не проведены или учёт ведётся упрощённо. В этом случае состав берите из отчётов — они читают данные из регистров кадрового учёта, а не из карточек.

Список через отчёты: когда нужна точность на дату

Отчёты нужны, когда важен состав на конкретную дату, например на первое число месяца для статистики. В ЗУП откройте «Кадры → Кадровые отчёты» и выберите «Список сотрудников» или «Штатная расстановка». Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».

Полезные отчёты для разных задач:

• «Список сотрудников» — состав с должностями, подразделениями и датами приёма, подходит для сверки и печати.
• «Штатное расписание» — позиции с окладами и занятостью, показывает вакансии.
• «Численность и текучесть кадров» — среднесписочная численность за период.
• «Остатки отпусков» — список сотрудников с днями неиспользованного отпуска.

В «1С:Бухгалтерии» аналогичные данные дают отчёты «Штатное расписание» и «Сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате». Если нужного отчёта нет в меню, проверьте, включена ли в настройках функциональность кадрового учёта и штатного расписания.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой табличный документ в 1С сохраняется во внешние форматы. Сформируйте отчёт или выведите список справочника, затем нажмите «Файл → Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат: лист Excel (.xlsx), PDF для печати или HTML. В Excel-файл попадут только выведенные колонки — перед сохранением проверьте состав полей в настройках.

Для печати списка с грифом и подписями удобнее использовать отчёт, а не справочник: в настройках отчёта («Ещё → Изменить вариант») можно добавить группировку по подразделениям, итоги по численности и отключить лишние поля. Сохранённый вариант настройки останется доступен под своим именем для повторного использования.

Как добавить нового сотрудника в список

Чтобы человек появился в списке корректно, недостаточно создать карточку — нужен кадровый документ. Правильная последовательность: сначала при необходимости заведите физическое лицо, затем создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры → Приёмы»), укажите организацию, подразделение, должность, дату приёма и условия оплаты, проведите документ. Карточка сотрудника при этом создаётся автоматически.

Упрощённый вариант — кнопка «Создать» прямо в списке сотрудников. Он подходит только если в программе включён упрощённый учёт без кадровых документов. При полноценном кадровом учёте карточка без приёма приведёт к тому, что сотрудник не попадёт в отчёты по численности и штатную расстановку, а начислить ему зарплату корректно не получится.

Настройка штатного расписания как основы списка

Если в компании ведётся штатное расписание, список сотрудников логично строить от него: так видно не только действующий состав, но и вакантные ставки. Включите функциональность в «Настройка → Кадровый учёт → Штатное расписание», заполните позиции (подразделение, должность, количество ставок, оклад), затем оформляйте приёмы по этим позициям.

Отчёт «Штатное расписание» покажет таблицу: позиция, количество ставок, занято, вакантно, кто занимает. Это самый информативный вариант списка для руководства и кадровой службы. Учтите: изменение окладов и состава позиций оформляется документом «Изменение штатного расписания», а не правкой вручную — иначе история изменений потеряется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с отчётом по численности на ту же дату

Тревожный признак

Расхождения — есть карточки без приёмов или непроведённые увольнения

Подразделение и должность заполнены

Норма

Поля заполнены у всех действующих сотрудников

Тревожный признак

Пустые поля — кадровые документы не созданы

Уволенные

Норма

В списке действующих их нет

Тревожный признак

Уволенные видны — не оформлен документ увольнения или не установлен отбор

Особые случаи и ограничения

Совместители и сотрудники, работающие в нескольких организациях, отображаются отдельными строками — это нормально, не удаляйте «дубли», не проверив, что это разные трудовые отношения. Для анализа по людям, а не по местам работы используйте группировку по физическому лицу в настройках отчёта.

В базах с ограничением прав доступа на уровне записей пользователь может видеть не всех сотрудников, а только своей организации или группы доступа. Если список «неполный» только у части пользователей — это настройка прав, а не ошибка данных, и менять её должен администратор.

Если база ведётся давно и в ней есть сотрудники, введённые ещё до перехода на текущую конфигурацию, часть карточек может не иметь кадровых документов. Перед формированием официального списка для проверяющих органов сделайте сверку отчётом «Кадровые данные сотрудников» и при необходимости введите недостающие документы.

Частые вопросы

Как вывести список только работающих сотрудников?

В справочнике «Сотрудники» откройте настройку списка и добавьте отбор «В архиве» = «Нет» или отключите показ уволенных (название зависит от версии). В отчётах действующий состав выводится автоматически на указанную дату.

Почему сотрудник есть в справочнике, но его нет в отчёте?

Чаще всего не оформлен или не проведён документ «Приём на работу». Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на кадровые документы и проверьте их наличие и статус проведения.

Как сохранить список сотрудников в Excel?

Сформируйте отчёт или выведите список справочника через «Ещё → Вывести список», затем используйте «Файл → Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel». Предварительно настройте состав колонок, чтобы не выгружать лишние данные.

Можно ли сделать список на прошлую дату?

Да, кадровые отчёты формируются на любую дату, если кадровые документы введены корректно. Укажите нужную дату в параметрах отчёта — состав будет рассчитан по данным приёмов, переводов и увольнений.

Что делать, если в списке дублируются люди?

Проверьте, не заведено ли одно физическое лицо дважды с разным написанием ФИО. Дубликаты физлиц объединяйте через поиск и удаление дублей (раздел «Администрирование → Обслуживание»), предварительно сделав резервную копию базы.

Как напечатать список с группировкой по подразделениям?

Откройте отчёт «Список сотрудников», перейдите в «Ещё → Изменить вариант», добавьте группировку по полю «Подразделение» и сформируйте отчёт. Вариант настройки можно сохранить под отдельным именем для регулярного использования.