Как оформить совместительство в 1С: пошаговая инструкция

Совместительство в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это отдельное место работы, а не «галочка» в карточке основного сотрудника. Программа хранит каждое место работы как самостоятельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к одному физическому лицу. Именно поэтому попытка «добавить ставку» в существующий приём на работу приводит к ошибкам в расчётах и отчётности.

Перед оформлением важно определить вид совместительства. Внутреннее — сотрудник уже работает в вашей организации по основному месту и берёт дополнительную работу в свободное от неё время. Внешнее — человек принят извне, а его основное место работы находится у другого работодателя. В 1С эти варианты оформляются по-разному, и от выбора зависят кадровые документы, график и отчётность.

Ниже разобран полный цикл: от создания физического лица до проверки начислений, среднего заработка и регламентированной отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3, но логика аналогична и в других конфигурациях на базе БСП.

Внутреннее и внешнее совместительство: в чём разница для 1С

Внутренний совместитель уже есть в базе как физическое лицо и как сотрудник по основному месту. Для него создаётся второй элемент справочника «Сотрудники», связанный с тем же физлицом. Это позволяет программе корректно считать НДФЛ суммарно по физлицу, учитывать льготы и формировать сводные отчёты.

Внешний совместитель — новое физическое лицо в вашей базе. Он оформляется как обычный приём на работу, но с видом занятости «Внешнее совместительство». Данные о его основном месте работы в программу не вносятся, стандартные вычеты по НДФЛ ему обычно предоставляет основной работодатель.

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

Сотрудник уже есть в базе. Создаётся второе место работы на то же физлицо. НДФЛ и отчёты считаются суммарно по физлицу.

Внешнее совместительство

Новое физлицо в базе. Оформляется обычный приём с видом занятости «Внешнее совместительство». Вычеты по НДФЛ обычно не применяются.

Ошибка на этом этапе — частая причина проблем: если внешнего совместителя случайно привязать к существующему физлицу другого человека или внутреннего оформить как новое физлицо, отчёты 6-НДФЛ и персонифицированные сведения сформируются с искажениями.

Подготовка: физическое лицо и настройки учётной политики

Проверьте, что физическое лицо существует в справочнике «Физические лица» с корректными ФИО, ИНН и СНИЛС. Для внутреннего совместителя физлицо уже есть — дублировать его нельзя, иначе программа будет считать это двумя разными людьми, и сводный НДФЛ «развалится».

Затем проверьте настройки учётной политики организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Учётная политика». Убедитесь, что включён учёт по совместителям — в типовой ЗУП он активен по умолчанию, но в доработанных конфигурациях функциональные опции могли быть отключены.

Также заранее подготовьте график работы совместителя, если подходящего нет в справочнике «Графики работы сотрудников». Для совместительства почти всегда нужен график неполного рабочего времени — например, 4 часа в день при пятидневке.

Оформление приёма на работу совместителя

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» при оформлении внутреннего совместителя выберите существующее физлицо — программа предложит создать для него новое место работы. В поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство» (или «Внешнее совместительство» для нового человека).

Заполните подразделение, должность и дату приёма. В поле «Количество ставок» укажите долю ставки — например, 0,5. От этого значения зависит расчёт оклада: программа умножит полный оклад по штатному расписанию на долю ставки.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление — как правило, «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу». Убедитесь, что в начислении указан корректный размер: либо полный оклад с пересчётом по ставке, либо сразу сумма за долю ставки — в зависимости от настроек вашей конфигурации.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» в разделе «Кадры»
2. 2
   Выберите физлицо: существующее — для внутреннего, новое — для внешнего совместителя
3. 3
   Укажите вид занятости, подразделение, должность, дату приёма и долю ставки
4. 4
   Назначьте график неполного рабочего времени
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» задайте начисление и проверьте сумму
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости

Настройка графика неполного рабочего времени

График определяет норму времени совместителя, а значит — оплату за фактически отработанные часы и заполнение табеля. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», создайте новый график и задайте расписание: например, пятидневка по 4 часа.

Ключевой момент — флажок «Неполное рабочее время» и указание полного графика, относительно которого считается норма. Если этот флажок не установить, программа будет считать норму совместителя полной, и при недоработке до неё оклад начислится непропорционально ожиданиям кадровика.

Проверьте заполнение календаря графика на текущий год: если производственный календарь или график не заполнен, расчёт зарплаты за месяц будет некорректным или невозможным. Это одна из самых частых причин «пустых» начислений у новых сотрудников.

Начисление зарплаты и проверка расчёта

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» вместе с остальными сотрудниками. Программа рассчитывает оплату пропорционально отработанному времени по его графику: оклад × доля ставки × (отработано часов / норма часов по графику).

Откройте расшифровку начисления по кнопке «Показать подробности расчёта» или двойным щелчком по сумме. Сверьте норму часов, фактически отработанное время и итоговую сумму. Для совместителя на 0,5 ставки при полностью отработанном месяце сумма должна составлять ровно половину оклада (при окладной системе без доплат).

НДФЛ для внутреннего совместителя исчисляется с совокупного дохода физлица — по обоим местам работы суммарно, с применением имущественных и стандартных вычетов, если они заявлены. У внешнего совместителя налог считается только с дохода в вашей организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма начисления за полный месяц

Норма

Оклад × доля ставки (например, 0,5)

Тревожный признак

Полный оклад или ноль

Норма времени в расчёте

Норма

Часы по графику неполного времени

Тревожный признак

Норма полного графика (например, 164 ч при 4-часовом дне)

Физлицо в отчётах

Норма

Одно физлицо, два места работы

Тревожный признак

Два разных физлица с одинаковыми ФИО

НДФЛ внутреннего совместителя

Норма

Считается с суммы доходов по обоим местам

Тревожный признак

Налог посчитан раздельно без учёта основного места

Отпуск, больничный и средний заработок совместителя

Отпуск внутреннему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В 1С отпуск оформляется отдельным документом по каждому месту работы: средний заработок считается раздельно по каждому месту из начислений именно этого места.

Больничный внешнему совместителю имеет особенности: в зависимости от того, у каких работодателей он работал в расчётном периоде, пособие может назначаться по каждому месту или по одному из них. В ЗУП это отражается в документе «Больничный лист» — программа учитывает вид занятости при расчёте, но корректность исходных данных (справки, стаж) остаётся на ответственности расчётчика.

Для внутреннего совместителя пособие по нетрудоспособности считается по общему заработку физлица в организации, включая оба места работы, в пределах установленных ограничений.

Отчётность и типичные ошибки

В отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях внутренний совместитель должен фигурировать как одно физическое лицо. Проверьте это перед сдачей: если человек «раздвоился», ищите дубль в справочнике «Физические лица» и объединяйте записи через штатный механизм поиска и удаления дублей, предварительно сделав резервную копию базы.

В штатном расписании совместители отображаются по своей должности с указанием доли ставки. Если используется документ «Изменение штатного расписания», долю ставки и оклад для позиции совместителя нужно задавать там же — иначе приём не согласуется со штаткой.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместителя на полную ставку?

Формально программа позволяет указать 1 ставку, но по Трудовому кодексу продолжительность работы по совместительству ограничена — как правило, не более половины нормы рабочего времени. Полная ставка возможна только в отдельных случаях, например когда по основному месту сотрудник отстранён от работы. Перед таким оформлением сверьтесь с требованиями законодательства.

Как уволить совместителя, не трогая основное место работы?

Создайте документ «Увольнение» и выберите именно то место работы (элемент справочника «Сотрудники»), которое соответствует совместительству. Основное место при этом не затрагивается: расчёт компенсаций и сторнирование начислений выполняются только по увольняемому месту.

Почему совместителю начисляется полный оклад вместо половины?

Проверьте три вещи: долю ставки в документе приёма, флажок «Неполное рабочее время» в графике и само начисление — в нём может быть жёстко задана полная сумма вместо расчёта по окладу. Чаще всего причина — отсутствие признака неполного времени в графике.

Нужно ли внешнему совместителю предоставлять вычеты на детей?

Стандартные вычеты предоставляются у одного работодателя по выбору работника. Если совместитель подал вам заявление и подтвердил, что у основного работодателя вычет не получает, вычет можно применить — в карточке сотрудника вводится документ «Заявление на вычеты НДФЛ».

Как в 1С оформить переход совместителя на основное место?

Используйте кадровый перевод: увольнение с места совместительства и оформление приёма или перевода на основное место с видом занятости «Основное место работы». Физлицо при этом остаётся прежним, меняются только места работы и виды занятости.