Другое · 10 мин
Как в 1С узнать количество сотрудников
Как узнать количество сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: списочная и среднесписочная численность, штатное расписание, отчёты и проверка данных.
Количество сотрудников в 1С можно узнать несколькими способами — всё зависит от того, какая именно численность нужна: списочная (все оформленные работники), среднесписочная (для отчётности в налоговую и статистику) или фактическая (сколько человек реально работает на конкретную дату). В 1С:ЗУП для этого предусмотрены штатные отчёты, в 1С:Бухгалтерии — справочник сотрудников и кадровые отчёты.
Главная сложность — не найти отчёт, а правильно интерпретировать его результат. Списочная численность включает всех, с кем заключён трудовой договор, даже если человек в отпуске или на больничном. Среднесписочная считается по специальной методике за период. Если перепутать эти показатели, отчётность в ИФНС или Росстат будет заполнена неверно.
Ниже разобраны конкретные пути в типовых конфигурациях: какие отчёты открывать, какие настройки выставлять, как проверить корректность данных и что делать, если цифры не сходятся.
Различие списочной и среднесписочной численности
Прежде чем открывать отчёт, определите, какой показатель требуется. Списочная численность — это количество сотрудников, с которыми на конкретную дату действует трудовой договор. Сюда входят работники в отпусках, на больничных, в командировках, испытуемые и временно отстранённые. Не входят внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ.
Среднесписочная численность — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год). Она нужна для отчётности в налоговую, Росстат и для определения права на спецрежимы. Считается по правилам статистики: внутренние совместители учитываются как целые единицы, работники на неполной ставке — пропорционально отработанному времени, а некоторые категории (например, сотрудницы в отпуске по беременности и родам) исключаются.
Фактическая численность — неформальный показатель, который кадровики используют для внутренних целей: сколько человек реально вышло на работу. В типовых отчётах его напрямую нет, его получают комбинацией списочного состава и данных об отсутствиях.
Как узнать списочную численность в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёт «Списочный состав». Откройте раздел «Кадры», затем «Кадровые отчёты» и выберите «Списочный состав». Укажите дату, на которую нужна численность, и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет список сотрудников с разбивкой по подразделениям и итоговое количество. Если нужна только цифра без детализации, посмотрите на итоговую строку отчёта. Для анализа динамики удобен отчёт «Численность и текучесть кадров» — он показывает численность на начало и конец периода, количество принятых и уволенных.
Обратите внимание на настройки отчёта (кнопка «Настройки»). По умолчанию могут быть включены или исключены внешние совместители, сотрудники по договорам ГПХ, работающие на условиях внутреннего совместительства. Перед использованием цифры для отчётности проверьте эти отборы.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Списочный состав»
- 3Укажите дату отчёта и организацию
- 4Проверьте настройки отборов (совместители, ГПХ)
- 5Нажмите «Сформировать» и посмотрите итоговую строку
- 6При необходимости сохраните или выведите на печать
Как получить среднесписочную численность
Для среднесписочной численности в 1С:ЗУП предназначен отдельный отчёт — «Среднесписочная численность» (также в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Укажите период расчёта (обычно месяц, квартал или год) и организацию. Программа автоматически применит методику расчёта: учтёт неполное рабочее время, исключит категории, не включаемые в показатель.
Отчёт показывает среднесписочную численность по месяцам внутри периода и итоговое значение. Это значение используется при заполнении расчёта по страховым взносам, статистической отчётности и сведений о численности.
Если в программе ведётся несколько организаций, формируйте отчёт отдельно по каждой — сводный показатель по группе компаний для отчётности не используется, сведения подаются по каждому юридическому лицу.
Количество сотрудников в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён, но узнать численность можно. Самый быстрый способ — открыть справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Список покажет всех работников; количество строк можно оценить по счётчику или выгрузив список.
Учтите: справочник показывает всех когда-либо оформленных сотрудников, включая уволенных. Чтобы получить число действующих, установите отбор: в настройках списка добавьте условие «Дата увольнения не заполнена» или воспользуйтесь стандартным отбором по работающим.
Для отчётных целей в 1С:Бухгалтерии есть отчёт «Численность работников» или аналогичный (доступность зависит от версии и настроек функциональности). Также среднесписочная численность автоматически рассчитывается при формировании регламентированной отчётности в налоговую — её можно посмотреть в соответствующей форме отчёта.
Где смотреть численность
Полный набор кадровых отчётов: списочный состав, среднесписочная численность, текучесть. Подходит для регулярного кадрового учёта и отчётности.
Справочник сотрудников с отбором по работающим и базовые сведения в регламентированной отчётности. Достаточно для небольших компаний без сложного кадрового учёта.
Показывает количество штатных единиц (позиций), а не людей. Используйте для сравнения планового штата с фактической численностью.
Штатное расписание: плановая численность против фактической
Частая задача — сравнить количество сотрудников со штатным расписанием. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Штатное расписание» или одноимённый отчёт. Он показывает количество штатных единиц по каждой позиции и сколько из них занято.
Штатная численность (количество ставок) и списочная численность (количество людей) почти никогда не совпадают: одна ставка может быть вакантной, а на другой работать два совместителя по 0,5 ставки. Отчёт «Остатки отпусков» и отчёты по штатному расписанию помогают увидеть вакансии и превышение штата.
Для анализа используйте отчёт «Штатное расписание» с выводом колонки «Занято» — разница между утверждённым количеством ставок и занятыми покажет вакантные позиции на любую дату.
Если списочная численность внезапно «поплыла», чаще всего причина в непроведённых документах увольнения или в сотрудниках, оформленных по договору ГПХ, которые попали в отбор. Сначала проверьте журнал кадровых документов за период, потом настройки отчёта.
Проверка результата и типичные ошибки
Полученную цифру стоит перепроверить, особенно если она пойдёт в официальную отчётность. Самый надёжный способ — сформировать «Списочный состав» на дату и вручную сверить количество строк с итогом. Дополнительно сравните с данными прошлого периода: резкие скачки без массовых приёмов или увольнений — признак ошибки в данных.
Типовые проблемы, искажающие численность: непроведённые увольнения (сотрудник числится работающим), дубли физических лиц в справочнике (один человек заведён дважды), неверные даты в кадровых документах, включение в отчёт подрядчиков по ГПХ.
Если отчёт показывает явно неверные данные, не исправляйте их «вручную» в готовом отчёте — найдите источник: журнал «Приёмы на работу», «Увольнения», справочник физических лиц. Исправление документов автоматически исправит все отчёты.
Как проверить результат
Итог отчёта равен количеству действующих трудовых договоров
В списке есть уволенные или отсутствуют недавно принятые
Значение близко к списочной с учётом неполного времени и исключаемых категорий
Среднесписочная больше списочной или резко отличается без причин
Изменения соответствуют приёмам и увольнениям
Скачки численности без кадровых документов
Ограничения и когда нужна доработка
Типовые отчёты закрывают большинство задач, но есть ограничения. Если нужна численность по нестандартному разрезу (например, по категориям персонала, возрастным группам или проектам), придётся настраивать вариант отчёта через «Настройки» или использовать универсальный отчёт по регистрам кадрового учёта.
В старых или сильно доработанных конфигурациях названия отчётов и пункты меню могут отличаться. Если стандартный отчёт не находится, воспользуйтесь поиском по разделу «Отчёты» или функцией «Все отчёты» — введите «численность» в строку поиска.
При сложных требованиях (консолидация по нескольким базам, нестандартная методика расчёта) задача решается настройкой СКД или привлечением специалиста по 1С. Самостоятельно менять конфигурацию без опыта не стоит — ошибка в запросе исказит все производные отчёты.
Что важно запомнить
Списочную численность смотрите в отчёте «Списочный состав», среднесписочную — в одноимённом отчёте 1С:ЗУП. В 1С:Бухгалтерии используйте справочник «Сотрудники» с отбором по работающим. Перед сдачей отчётности проверьте настройки отборов и актуальность кадровых документов.
Частые вопросы
Входят ли совместители в списочную численность?
Внутренние совместители входят в списочную численность как одна единица (по основному месту работы). Внешние совместители в списочную численность не включаются — они учитываются отдельно. В отчётах 1С это регулируется настройками отбора.
Как узнать численность на прошлую дату?
Сформируйте отчёт «Списочный состав», указав в поле даты нужное прошедшее число. Отчёт строится по кадровым документам, поэтому покажет состав именно на ту дату, если документы введены корректно и своевременно.
Почему среднесписочная численность получается дробной?
Это нормально: показатель рассчитывается как среднее арифметическое за период, а сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально. Для отчётности значение округляется по правилам до целых единиц.
Видно ли в отчёте сотрудников по договорам ГПХ?
По умолчанию подрядчики по ГПХ в списочный состав не входят, но в настройках отчёта их можно добавить отдельной группой. Для анализа всех работающих используйте отчёт с расширенным отбором по видам договоров.
Что делать, если отчёт показывает ноль сотрудников?
Проверьте три вещи: правильно ли выбрана организация в шапке отчёта, проведены ли документы приёма на работу и не установлен ли в настройках отбор, исключающий всех сотрудников. Также убедитесь, что дата отчёта не раньше даты первого приёма.
Можно ли выгрузить численность в Excel?
Да, любой сформированный отчёт сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Файл → Сохранить как» в формате табличного документа (MXL), Excel или PDF. Для регулярной выгрузки настройте расписание рассылки отчётов, если функциональность включена.