Как оформить приказ об увольнении в 1С:ЗУП

Приказ об увольнении в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется документом «Увольнение» (или «Увольнение списком» для группового прекращения договоров). Документ одновременно решает три задачи: регистрирует кадровое событие, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и формирует печатную форму Т-8 для подписания сотрудником.

Корректность оформления важна не только для кадрового учёта. От даты и основания увольнения зависят окончательный расчёт, удержания, отчётность по НДФЛ и взносам, а также передача сведений в СФР. Ошибка в документе приводит к пересчётам и корректирующим отчётам.

Ниже разобран полный порядок работы: от подготовительных проверок до печати приказа и контроля результата. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1; в старых версиях и отраслевых решениях названия команд могут отличаться.

Что проверить перед созданием документа

До ввода приказа убедитесь, что в базе корректно отражены все события, влияющие на окончательный расчёт. Программа при увольнении подтягивает данные из учёта, и любой пропуск станет ошибкой в сумме выплаты.

Проверьте следующее: все ли начисления и отсутствия сотрудника введены за текущий месяц, нет ли непроведённых отпусков, больничных или командировок, актуален ли остаток отпуска (справку можно посмотреть в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» и отчёту «Остатки отпусков»), оформлены ли удержания по исполнительным документам.

Отдельно проверьте дату увольнения. Если сотрудник увольняется в последний день месяца, этот месяц полностью войдёт в расчётный период для компенсации — это влияет на средний заработок. Также убедитесь, что у сотрудника нет оформленного отпуска с последующим увольнением: в этом случае порядок действий другой.

Где находится документ «Увольнение» в 1С:ЗУП

Документ доступен из двух разделов. В разделе «Кадры» откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения» — там отражаются все кадровые приказы. В разделе «Зарплата» документ находится в списке «Увольнения», потому что он одновременно является расчётным.

Для массового оформления (например, при сокращении или ликвидации подразделения) используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет одним приказом уволить нескольких сотрудников и распечатать форму Т-8а.

Быстрый альтернативный путь — из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и в меню «Оформить документ» выберите «Увольнение». Программа автоматически подставит сотрудника и его текущее место работы.

Сравнение вариантов

Документ «Увольнение»

Стандартный вариант для одного сотрудника. Содержит вкладки расчёта компенсации и удержаний, печатает форму Т-8.

Документ «Увольнение списком»

Подходит при сокращении или групповом увольнении. Формирует Т-8а, расчёт по каждому сотруднику выполняется отдельно.

Отпуск с последующим увольнением

Оформляется документом «Отпуск» с одноимённым видом. Дата увольнения — последний день отпуска, расчёт производится до его начала.

Пошаговое заполнение документа «Увольнение»

Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале. Заполните шапку: организацию (если в базе их несколько), сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника, именно на неё рассчитывается компенсация.

В поле «Основание увольнения» выберите статью Трудового кодекса из классификатора: например, пункт 3 части 1 статьи 77 — по собственному желанию, пункт 1 части 1 статьи 77 — по соглашению сторон, пункт 2 части 1 статьи 81 — по сокращению штата. Основание влияет на выплаты: при сокращении положено выходное пособие, которое программа может рассчитать автоматически, если соответствующее начисление настроено.

Поле «Документ-основание» заполните реквизитами заявления сотрудника или соглашения сторон — эти данные попадут в печатную форму приказа. Проверьте номер и дату приказа: программа присваивает их автоматически, но при необходимости номер можно изменить вручную.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение».
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день).
3. 3
   Выберите основание увольнения — статью и пункт ТК РФ.
4. 4
   Введите реквизиты заявления или соглашения в поле документа-основания.
5. 5
   Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска и удержания на вкладке расчёта.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму Т-8 по кнопке «Печать».

Расчёт компенсации и окончательных выплат

После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск на вкладке «Компенсация отпуска». Количество дней определяется по остатку отпуска на дату увольнения, средний заработок — по стандартным правилам расчётного периода. Если вместо компенсации положен вычет за отпуск, использованный авансом, документ покажет удержание.

Зарплата за отработанные дни месяца увольнения в сам документ «Увольнение» не входит — она начисляется отдельно документом «Начисление зарплаты и взносов» при окончательном расчёте. В типовой настройке можно включить автоматическое начисление зарплаты при увольнении; проверьте, какой вариант используется в вашей базе, чтобы не задвоить или не потерять начисление.

На вкладке «Удержания» отражаются алименты и прочие удержания по исполнительным документам, а также возможный вычет за неотработанные дни отпуска. После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника и сверьте итоговую сумму к выплате.

Печать приказа по форме Т-8

Печатная форма вызывается из проведённого документа кнопкой «Печать». Доступны унифицированная форма Т-8 и приказ в свободной форме, если ваша организация использует собственный бланк. В форму подставляются номер и дата приказа, данные сотрудника, основание увольнения со ссылкой на статью ТК и реквизиты заявления.

Проверьте подписанта: руководитель организации берётся из сведений об ответственных лицах. Если подписант указан неверно, исправьте данные в разделе «Настройка» → «Организации» на вкладке «Ответственные лица», а не в самой печатной форме вручную.

При групповом увольнении из документа «Увольнение списком» печатается форма Т-8а. Ознакомление сотрудников с приказом под подпись оформляется на бумажном экземпляре — программа этот факт не фиксирует, если только вы не ведёте электронный документооборот с кадровыми документами (КЭДО).

Что происходит после проведения и как проверить результат

После проведения документа сотрудник получает статус уволенного, его приём на работу завершается указанной датой. В журнале кадровых документов приказ отображается в общем списке, а в карточке сотрудника появляется запись об увольнении.

Документ также формирует данные для отчётности: сведения об увольнении попадут в форму ЕФС-1 (подраздел кадровых событий) для передачи в СФР — её нужно сдать в установленный срок. Проверьте, что событие корректно отражено в подготовленном отчёте до отправки.

Итоговую проверку удобно выполнить по расчётному листку сотрудника за месяц увольнения: там должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, удержания и НДФЛ с итоговой суммой к выплате. Также убедитесь, что сотрудник не попадает в штатное расписание как действующий после даты увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сотрудника в карточке

Норма

Отображается увольнение с корректной датой

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим или дата отличается от приказа

Расчётный листок за месяц увольнения

Норма

Есть зарплата, компенсация отпуска, НДФЛ и сумма к выплате

Тревожный признак

Отсутствует компенсация или зарплата задвоена

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Остаток обнулён компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остаток не изменился — компенсация не рассчитана

Отчёт ЕФС-1

Норма

Событие увольнения присутствует с верной датой и основанием

Тревожный признак

События нет или основание не соответствует приказу

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — неверная дата увольнения, обнаруженная после проведения. Если расчёт ещё не выплачен, проще всего отменить проведение документа, исправить дату и провести заново. Если выплата уже прошла и отчётность сдана, потребуется сторнирующий документ «Сторнирование начислений (отмена документа)» и оформление нового приказа.

Вторая типичная ситуация — неверный остаток отпуска из-за непроведённых отпусков прошлых периодов. Перед увольнением всегда сверяйте остаток отчётом «Остатки отпусков» в разделе «Кадры». Расхождения устраняйте корректировкой кадровых документов, а не ручной правкой дней компенсации в приказе.

Третья ошибка — двойное начисление зарплаты, когда в документе увольнения включён автоматический расчёт, а зарплату за месяц дополнительно начислили стандартным документом. Перед окончательным расчётом проверяйте расчётный листок на предмет дублей.

Отмена и изменение приказа об увольнении

Если увольнение отменяется (сотрудник отозвал заявление, изменились договорённости), а выплаты и отчётность ещё не ушли, достаточно пометить документ на удаление или отменить проведение. Сотрудник вернётся в статус работающего, остаток отпуска восстановится.

Если документ уже отразился в учёте — выплата проведена, НДФЛ исчислен, отчёт отправлен — удалять его нельзя. Используйте механизм сторнирования: в журнале документов по ссылке «Сторнировать» создайте документ отмены, затем при необходимости оформите новый приказ с правильными данными.

После любых исправлений обязательно пересчитайте НДФЛ и взносы за период и проверьте, нужны ли корректирующие формы отчётности. Корректировка кадрового события в ЕФС-1 подаётся отдельным отчётом с тем же сотрудником и исправленными данными.

Частые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом?

Технически программа позволяет ввести документ прошлой датой, но только если период ещё не закрыт итоговым расчётом и отчётностью. Если зарплата за месяц уже рассчитана, потребуется пересчёт начислений, НДФЛ и взносов, а при сданной отчётности — корректирующие формы. Вводите документ в том периоде, к которому он относится, до закрытия месяца.

Почему в документе не рассчиталась компенсация отпуска?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или в учёте отсутствуют данные для расчёта среднего заработка (например, сотрудник принят и уволен в одном месяце без начислений). Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и наличие начислений в расчётном периоде. Также убедитесь, что в документе не снят флажок расчёта компенсации.

Как уволить сотрудника, находящегося на больничном?

По собственному желанию или соглашению сторон увольнение во время болезни допустимо — оформите документ обычным порядком с нужной датой. Больничный лист должен быть введён и оплачен до окончательного расчёта, иначе суммы придётся доначислять. По инициативе работодателя увольнение в период нетрудоспособности, как правило, не допускается.

Чем отличается «Увольнение» от «Кадрового перевода» в другую организацию?

Перевод в другую организацию внутри одной базы оформляется как увольнение из одной организации и приём в другую — это два отдельных документа. При таком переводе компенсация отпуска рассчитывается по общим правилам, если перевод оформлен через увольнение. Документ «Кадровый перевод» меняет место работы только внутри одной организации.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

Да, в большинстве настроек зарплата за отработанные дни начисляется отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов». В документе «Увольнение» рассчитываются компенсация отпуска, удержания и, при соответствующей настройке, выходное пособие. Проверьте по расчётному листку, что зарплата начислена и не задвоена.

Как распечатать приказ по собственной форме организации?

Если организация отказалась от унифицированной формы Т-8, в кнопке «Печать» документа выберите вариант «Приказ об увольнении» в свободной форме. Если нужен специфический бланк, его добавляют через механизм пользовательских печатных форм в разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки».