Как в 1С провести возмещение от ФСС

Работодатель выплачивает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другие соцстраховские выплаты, а затем возмещает понесённые расходы за счёт ФСС. С переходом на прямые выплаты механизм изменился: большинство пособий фонд платит работнику напрямую, но за работодателем остаются суммы, которые он оплачивает сам, — например, первые три дня больничного в отдельных случаях, пособие на погребение, оплата дополнительных выходных по уходу за ребёнком-инвалидом. Эти расходы подлежат возмещению, и их нужно корректно провести в 1С.

В программах 1С возмещение от ФСС оформляется в два этапа: сначала формируется пакет документов для фонда (заявление и справка-расчёт), затем отражается поступление денег на расчётный счёт. Ошибки на любом из этапов приводят к зависшей дебиторской задолженности на счёте 69 и расхождениям с данными фонда.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: какие документы создать, как проверить суммы, как провести поступление денег и какие типичные ошибки мешают закрыть расчёты с фондом.

Какие расходы вообще возмещает ФСС работодателю

При прямых выплатах фонд сам перечисляет работнику пособия по больничным (начиная с четвёртого дня), по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Работодатель обращается за возмещением только по тем выплатам, которые по закону производит он сам, но которые финансируются за счёт средств ФСС. К ним относятся пособие на погребение, оплата четырёх дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами, а также пособия, выплаченные в переходный период или при особых обстоятельствах.

Отдельная ситуация — превышение расходов на страховые случаи над начисленными взносами на травматизм или ВНиМ в старых периодах, когда действовал зачётный механизм. Если у организации осталась непогашенная задолженность фонда по таким периодам, её тоже можно возместить, подав заявление с подтверждающими документами.

Перед началом работы уточните в 1С, по какому механизму вы работаете: в настройках учётной политики (ЗУП: «Настройка — Организации — Учётная политика») должен быть указан режим прямых выплат и корректные реквизиты территориального органа ФСС (СФР). От этого зависит состав доступных документов.

Подготовка: проверка данных перед подачей заявления

Главная причина отказа фонда — расхождение суммы в заявлении с данными, которые ФСС видит у себя. Поэтому до формирования документов выполните три проверки. Первая: убедитесь, что пособие начислено и выплачено в программе, то есть существует документ начисления (больничный лист, разовое начисление) и документ выплаты (ведомость). Невыплаченное пособие возместить нельзя — фонд возмещает фактически понесённые расходы.

Вторая проверка — реквизиты. В карточке организации должны быть заполнены регистрационный номер в ФСС (СФР), код подчинённости, ИНН, КПП и актуальные банковские реквизиты. Ошибка в одной цифре регистрационного номера приведёт к тому, что заявление «уйдёт не в тот» орган или будет отклонено.

Третья проверка — сверка с фондом. Запросите в личном кабинете страхователя или через оператора ЭДО актуальное состояние расчётов. Если у фонда есть ваша переплата по взносам, возмещение может быть зачтено в её счёт, и сумма к перечислению изменится.

Оформление заявления на возмещение в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом заявление создаётся в разделе «Отчётность, справки — Пособия за счёт ФСС» либо «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» через мастер обращений в фонд. Основной документ — «Заявление в ФСС о возмещении выплат пособий». При его создании программа автоматически подбирает непогашенные расходы по выбранному периоду.

Порядок заполнения: укажите организацию, период возмещения и вид расходов. Программа сформирует таблицу с расшифровкой по каждому получателю: ФИО, СНИЛС, вид пособия, сумма. Проверьте, что в таблицу попали только реально выплаченные пособия — при необходимости снимите лишние строки вручную.

Вместе с заявлением формируется справка-расчёт, в которой показывается задолженность фонда на начало периода, начисленные взносы, понесённые расходы и итоговая сумма к возмещению. Оба документа можно отправить electronically через 1С-Отчётность прямо из программы — это быстрее и исключает ошибки ручного ввода на стороне фонда.

1. 1
   Проверьте, что пособие начислено и выплачено (есть ведомость со статусом «выплачено»)
2. 2
   Откройте «Отчётность, справки — Пособия за счёт ФСС» и создайте заявление о возмещении
3. 3
   Проверьте автоматически заполненную таблицу расходов и реквизиты организации
4. 4
   Сформируйте справку-расчёт и сверьте итоговую сумму с данными фонда
5. 5
   Отправьте пакет через 1С-Отчётность или выгрузите для подачи на бумаге
6. 6
   Дождитесь поступления денег и проведите его в учёте

Оформление возмещения в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия предприятия без ЗУП заявление о возмещении создаётся в разделе «Отчётность — 1С-Отчётность» через кнопку «Обращения в контролирующие органы» либо через специализированный документ в разделе «Зарплата и кадры», если ведётся простой учёт пособий. Состав данных аналогичен: реквизиты страхователя, период, сумма расходов с расшифровкой.

Если пособия начисляются в Бухгалтерии вручную (документом «Операция» или «Начисление зарплаты» с ручной корректировкой), будьте особенно внимательны: программа не свяжет такие суммы с заявлением автоматически, и расшифровку придётся заполнять вручную. В этом случае приложите к заявлению копии больничных листов и платёжных документов на выплату.

Для пособия на погребение и дополнительных выходных по уходу за ребёнком-инвалидом в Бухгалтерии предусмотрены отдельные формы заявлений — выбирайте именно тот вид обращения, который соответствует расходу, иначе фонд вернёт документы с указанием на неверную форму.

Отражение поступления денег от ФСС

Когда фонд перечисляет возмещение на расчётный счёт, сумма приходит в программу через банковскую выписку. В 1С:Бухгалтерия документ «Поступление на расчётный счёт» нужно провести с видом операции «Прочее поступление» (или «Прочие расчёты с контрагентами» — в зависимости от релиза), указав в качестве контрагента территориальный орган фонда и счёт учёта 69.01 «Расчёты по социальному страхованию» либо 69.11 для взносов на травматизм.

Частая ошибка — провести поступление на счёт 51 в корреспонденции с 91 «Прочие доходы». Это неверно: возмещение от ФСС не является доходом организации, это погашение дебиторской задолженности фонда. Такая проводка исказит и бухгалтерскую отчётность, и налог на прибыль.

Если возмещается пособие на погребение или оплата дополнительных выходных, которые вы начисляли через 70 или 73 счёт, проверьте, на каком счёте у вас «повисла» дебиторка, и закройте именно её. Универсального счёта нет — ориентируйтесь на проводку, которой был начислен расход.

Проверка результата и контроль расчётов с фондом

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 69 в разрезе субсчетов и контрагентов. Дебетовое сальдо по 69.01 после возмещения должно соответствовать только тем расходам, которые ещё не возмещены. Если остаток не сходится с данными фонда — запросите акт сверки.

Дополнительно проверьте аналитику: в ОСВ по 69 счёту разверните сальдо по контрагентам, чтобы убедиться, что поступление закрыло задолженность именно того органа ФСС, которому подавалось заявление. При смене отделения фонда или объединении в СФР задолженность могла «переехать» на другого контрагента в справочнике.

Контрольный признак корректного отражения: в справке-расчёте к следующему расчёту по взносам (РСВ и персонифицированные сведения не затрагиваются, но форма 4-ФСС/ЕФС-1 по травматизму — да) суммы возмещения совпадают с банковскими выписками, а расхождений с фондом нет.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 69.01 после поступления денег

Норма

Дебетовое сальдо равно только невозмещённым расходам

Тревожный признак

Висит старая дебиторка на уже возмещённые суммы

Контрагент в документе поступления

Норма

Указан тот орган фонда, которому подавалось заявление

Тревожный признак

Поступление записано на другого контрагента, задолженность не закрыта

Корреспондирующий счёт поступления

Норма

69.01 (или 69.11 для травматизма)

Тревожный признак

91.01 — сумма попала в прочие доходы

Сумма в заявлении и в выписке банка

Норма

Совпадают до копейки

Тревожный признак

Фонд перечислил меньше — нужно выяснять причину удержания

Часто задаваемые вопросы

Можно ли возместить из ФСС первые три дня больничного?

Нет. Первые три дня временной нетрудоспособности по общему правилу оплачивает работодатель за свой счёт, и эти расходы возмещению не подлежат. Исключения — отдельные случаи (например, карантин, уход за больным членом семьи), когда пособие с первого дня финансирует фонд и выплачивает его работнику напрямую.

Что делать, если ФСС перечислил меньше, чем указано в заявлении?

Запросите у фонда решение об отказе или уведомление с расшифровкой — обычно часть расходов отклоняют из-за ошибок в документах по конкретному работнику. В 1С проведите поступление фактической суммой, а по спорной части исправьте документы и подайте заявление повторно.

Как возместить пособие на погребение в 1С?

Начислите выплату (в ЗУП — через разовое начисление или материальную помощь с соответствующим кодом, в Бухгалтерии — проводкой через 73 или 70 счёт), выплатите деньги, затем создайте отдельное заявление в ФСС именно по пособию на погребение с приложением справки о смерти. После поступления средств закройте дебиторку проводкой через 69 счёт.

Нужно ли облагать возмещение от ФСС налогом на прибыль или НДС?

Нет, при условии корректного отражения. Возмещение — это возврат понесённых расходов, а не доход. Но если ошибочно провести поступление через 91 счёт, программа включит сумму в налогооблагаемую базу, и придётся подавать уточнённую декларацию.

Заявление отправлено, но денег нет долгое время. Что проверить?

Сначала посмотрите статус отправки в 1С-Отчётности — документ мог зависнуть на этапе доставки или получить протокол с ошибкой. Затем проверьте банковские реквизиты в заявлении: при смене расчётного счёта старые реквизиты — типичная причина возврата платежа фондом. Далее обращайтесь в территориальный орган за статусом рассмотрения.

Как отразить возмещение, если пособия начислялись в другой программе?

В текущей базе создайте документ «Операция, введённая вручную»: сформируйте проводку по начислению дебиторской задолженности фонда (Дт 69.01 Кт 70/73) на сумму выплаченных пособий, а поступление денег проведите стандартной банковской выпиской в корреспонденции с тем же субсчётом. Первичные документы храните в бумажном или электронном архиве для возможной проверки.