Как оформить приказ о приеме на работу в 1С

Приказ о приеме на работу — первый кадровый документ, который оформляется на нового сотрудника. В программах 1С этот документ не просто формирует печатную форму Т-1, но и запускает целую цепочку учетных операций: сотрудник появляется в штатном расписании, ему начисляется зарплата, формируются данные для отчетности в СФР и налоговую. Поэтому важно заполнить документ правильно с первого раза.

Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации. Полноценный кадровый учет ведется в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), а в «1С:Бухгалтерии» доступен упрощенный вариант. Ниже разобраны оба сценария, а также проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к проблемам при расчете зарплаты и сдаче отчетности.

Подготовка: что должно быть настроено до оформления приказа

Прежде чем создавать приказ, убедитесь, что в базе есть базовые данные, на которые документ будет ссылаться. В справочнике «Организации» должна быть заполнена ваша организация с актуальными реквизитами. В справочнике «Подразделения» — структура компании, а в «Должностях» — нужная позиция. Если ведется штатное расписание, проверьте, что в нем есть свободная ставка по нужной должности.

Также потребуются данные самого сотрудника: ФИО полностью, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, дата рождения. Эти сведения понадобятся при создании карточки физического лица. Ошибки в СНИЛС или ФИО критичны — они всплывут при отправке отчетности, и исправлять их придется через корректировки.

Создание карточки сотрудника в 1С:ЗУП

Документ приема можно создать двумя путями: из раздела «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» или из справочника «Сотрудники» по кнопке «Создать». Второй вариант удобнее, если сотрудник новый: программа сначала предложит завести физическое лицо, а затем автоматически откроет документ приема.

В карточке физического лица заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. По гиперссылке «Персональные данные» укажите паспортные данные, адрес регистрации и телефон. Гражданство и статус налогового резидента влияют на расчет НДФЛ, поэтому проверьте их особенно внимательно, если принимаете иностранного работника.

После сохранения физического лица программа создаст элемент справочника «Сотрудники». Обратите внимание: один человек может быть оформлен как несколько сотрудников — например, при работе по основному месту и по совместительству. Каждый такой случай оформляется отдельным документом приема.

Заполнение документа «Прием на работу» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения», нажмите «Оформить документ» и выберите «Прием на работу». В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату приема — именно с этой даты начнутся начисления и трудовые отношения по программе.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Оформить документ» → «Прием на работу»
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника и укажите дату приема и номер приказа
3. 3
   Заполните подразделение, должность (или позицию штатного расписания) и количество ставок
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» укажите оклад или тарифную ставку и доплаты
5. 5
   Проверьте график работы сотрудника на вкладке или в соответствующем поле
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Приказ о приеме на работу (Т-1)»

Далее заполните основные поля документа:

• Подразделение и должность. Если включено штатное расписание, выбирается позиция штатки — программа подтянет ставку и условия оплаты автоматически.
• Количество ставок. По умолчанию 1, для работы на полставки укажите 0,5.
• Вид занятости. Основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От этого зависят начисления и отчетность.
• График работы. Выберите график из справочника — от него рассчитывается норма времени для зарплаты.
• Условия оплаты. На вкладке «Оплата труда» укажите оклад, тарифную ставку или сдельные условия, а также постоянные надбавки и доплаты.
• Испытательный срок. При необходимости заполните на соответствующей вкладке — данные попадут в печатную форму.

Если прием оформляется по срочному договору, заполните дату окончания договора и основание срочности. Эти сведения обязательны для отчетности и корректного ведения учета.

Оформление приема в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый учет упрощенный, но приказ о приеме оформить можно. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Прием на работу». Если сотрудника еще нет в справочнике, программа предложит создать его прямо из документа.

Заполните дату приема, подразделение, должность, оклад и вид занятости. После проведения документа печатная форма Т-1 доступна по кнопке «Печать». Учтите: в бухгалтерской конфигурации нет полноценного штатного расписания и детальных кадровых отчетов, поэтому при численности больше нескольких десятков человек или сложных условиях оплаты рекомендуется переходить на 1С:ЗУП.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный кадровый учет: штатное расписание, испытательный срок, кадровые отчеты, ЭДО. Подходит для регулярного кадрового документооборота.

1С:Бухгалтерия

Упрощенный прием на работу с печатью Т-1. Подходит для небольших компаний без отдельного кадровика; нет штатки и расширенных кадровых отчетов.

Печать приказа по форме Т-1

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Приказ о приеме на работу (Т-1)». Программа сформирует унифицированную форму с данными сотрудника, должностью, окладом и условиями испытательного срока. Если ваша компания использует собственный бланк приказа, в ЗУП можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Проверьте в печатной форме номер и дату приказа, ФИО сотрудника, наименование должности в точном соответствии со штатным расписанием и размер оклада. Подписывает приказ руководитель организации; сотрудник должен ознакомиться с документом под подпись.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Сотрудник виден в справочнике «Сотрудники» с указанием подразделения и должности

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или должность пустая — документ не проведен

Печатная форма Т-1

Норма

Все поля заполнены, оклад и дата соответствуют договору

Тревожный признак

Пустые поля, неверный оклад или дата — ошибка в документе приема

Начисление зарплаты

Норма

При расчете за месяц приема сотрудник попадает в документ начисления с корректной суммой

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в начисление — проверьте график работы и дату приема

Типичные ошибки при оформлении приказа

Большинство проблем с приказами о приеме в 1С связаны не с самим документом, а с подготовительными данными. Ниже собраны ошибки, которые чаще всего приводят к пересчетам и доработкам.

Если ошибка обнаружена до расчета зарплаты, просто откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если зарплата уже рассчитана, сначала отмените или скорректируйте начисления, иначе в учете останутся неверные суммы.

Особые сценарии: совместительство, срочный договор, массовый прием

Прием по совместительству

Для внутреннего совместительства создайте новый элемент справочника «Сотрудники», выбрав существующее физическое лицо, и оформите отдельный документ приема с видом занятости «Внутреннее совместительство». Для внешнего совместителя порядок тот же, что и для основного работника, но с соответствующим видом занятости и, как правило, неполным количеством ставок.

Срочный трудовой договор

В документе приема заполните дату окончания договора и выберите основание срочности из списка. Программа включит эти сведения в печатную форму Т-1 и учтет при формировании кадровых отчетов. По окончании срока оформляется стандартное увольнение.

Массовый прием

Если принимаете несколько сотрудников одновременно, в ЗУП используйте документ «Прием на работу списком» (в новых версиях — возможность указать несколько сотрудников в одном документе). Это экономит время: общие реквизиты вроде даты и подразделения заполняются один раз.

Частые вопросы

Можно ли оформить приказ задним числом?

Технически программа позволяет указать прошлую дату приема. Но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчетность, придется делать перерасчеты и корректирующие отчеты. Оформляйте документы своевременно, а при приеме задним числом сначала оцените объем затронутых расчетов.

Почему документ приема не проводится?

Чаще всего причина в штатном расписании: нет свободной ставки по выбранной позиции или позиция закрыта. Также проверьте, заполнены ли обязательные поля — дата приема, подразделение, должность, график работы. Текст ошибки при проведении обычно указывает конкретную причину.

Как исправить ошибку в уже проведенном приказе?

Если зарплата еще не рассчитана, откройте документ, исправьте данные и нажмите «Провести». Если начисления уже выполнены, сначала скорректируйте документы начисления зарплаты за затронутый период, иначе суммы останутся неверными. Ошибки в ФИО или СНИЛС исправляются в карточке физического лица.

Обязательно ли печатать форму Т-1?

Унифицированная форма Т-1 не является обязательной — организация вправе использовать собственный бланк приказа. Однако на практике Т-1 удобна и привычна для проверяющих, поэтому большинство компаний продолжают ее применять. В 1С форма формируется автоматически по кнопке «Печать».

Как оформить прием, если сотрудник уже работал в компании раньше?

Не создавайте новое физическое лицо — найдите существующее в справочнике через поиск по ФИО или СНИЛС. Затем создайте новый элемент справочника «Сотрудники» на это физическое лицо и оформите стандартный документ приема. Так сохранится непрерывная история данных по человеку.

Чем отличается приказ в 1С:Бухгалтерии от приказа в 1С:ЗУП?

В Бухгалтерии прием — это упрощенный документ для печати Т-1 и базового учета, без штатного расписания, испытательного срока и расширенных кадровых отчетов. В ЗУП документ связан со штаткой, кадровыми отчетами, отпусками и электронным документооборотом. Для компаний с регулярным движением персонала предпочтительнее ЗУП.