Другое · 11 мин
Как провести отпуск с последующим увольнением в 1С
Как оформить отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП: документы, расчёт компенсации и отпускных, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник сначала уходит в оплачиваемый отпуск, а днём увольнения считается последний день этого отпуска. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такая операция оформляется одним документом «Увольнение» или связкой документов, и от правильности настроек зависят расчёт отпускных, удержания, НДФЛ и отчётность в СЗВ-ТД.
Главная сложность в том, что дата увольнения не совпадает с последним рабочим днём сотрудника: расчёт и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском, а трудовые отношения формально продолжаются до конца отпуска. Если неверно указать даты, программа неправильно посчитает стаж, компенсацию за неиспользованные дни и средний заработок.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, варианты оформления, контрольные точки и типичные ошибки бухгалтеров и кадровиков.
Какие условия должны быть выполнены до оформления
Прежде чем заводить документы в программе, убедитесь, что кадровая ситуация соответствует нормам Трудового кодекса. Отпуск с последующим увольнением предоставляется по соглашению сторон — работодатель не обязан его давать, кроме случаев, когда это предусмотрено соглашением. Нельзя оформить такой отпуск при увольнении за виновные действия.
Проверьте в 1С остаток дней отпуска сотрудника: откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника или отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры». Если сотруднику положено, например, 20 дней, а он просит 28, «лишние» дни предоставляются авансом — при увольнении за них может производиться удержание, и программа должна это корректно отразить.
Также убедитесь, что в базе актуальны данные о среднем заработке: все начисления за расчётный период проведены, отсутствия (больничные, командировки) зарегистрированы документами. Иначе расчёт отпускных будет неверным, и исправлять его после выдачи денег будет сложнее.
Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1
Основной способ — единый документ «Увольнение». Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ. Выберите сотрудника, укажите дату увольнения — это последний день отпуска, а не последний рабочий день.
Установите флаг «Предоставить отпуск с последующим увольнением» (в некоторых релизах — вкладка или отдельное поле «Отпуск»). Укажите период отпуска: дату начала и количество календарных дней. Программа автоматически рассчитает дату окончания и подставит её как дату увольнения.
На вкладке «Начисления и удержания» документ сформирует строки: отпускные за дни отпуска, компенсацию за неиспользованный отпуск (если остаток превышает предоставленные дни) или удержание за использованные авансом дни (если отпуск превышает заработанный остаток). Проверьте каждую строку, кликнув на сумму — откроется подробный расчёт среднего заработка.
- 1Проверьте остаток отпуска сотрудника через отчёт «Остатки отпусков»
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника
- 3Установите флаг предоставления отпуска, задайте дату начала и число дней
- 4Проверьте дату увольнения — она должна совпадать с последним днём отпуска
- 5Откройте вкладку начислений, проверьте отпускные, компенсацию или удержание
- 6Проведите документ, сформируйте ведомость на выплату в последний рабочий день
- 7Проверьте автоматически созданный отчёт СЗВ-ТД или создайте его вручную
Альтернативный вариант: отдельные документы «Отпуск» и «Увольнение»
В некоторых случаях удобнее оформить два документа: сначала «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска»), затем «Увольнение» на последний день отпуска. Такой подход используют, когда приказ на отпуск нужно выдать заранее, а решение об увольнении оформляется позже, или когда отпуск частично приходится на другой расчётный период.
При этом варианте в документе «Увольнение» флаг отпуска не ставится — программа рассчитает только компенсацию за остаток дней с учётом уже оформленного отпуска. Важно, чтобы оба документа были проведены до формирования ведомости на выплату, иначе расчёт будет неполным.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для стандартной ситуации: весь расчёт в одном месте, меньше риск расхождений. Ограничение — нужно сразу знать все параметры.
Подходит, когда приказ на отпуск издаётся раньше решения об увольнении. Требует контроля: оба документа должны быть проведены до выплаты.
Расчёт отпускных, компенсации и удержаний
Отпускные рассчитываются по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. В 1С расчёт виден по кнопке с суммой начисления: можно проверить, какие начисления и дни вошли в базу. Если сотрудник недавно принят или расчётный период отработан не полностью, программа учитывает фактически отработанное время.
Компенсация за неиспользованный отпуск считается по тому же среднему заработку, но за дни, оставшиеся после предоставленного отпуска. Если сотрудник использовал дни авансом, формируется удержание — обратите внимание, что удержать можно не более установленной доли от выплаты, а с некоторых сумм (например, компенсации) удержания ограничены законодательно.
НДФЛ и страховые взносы начисляются на отпускные и компенсацию в обычном порядке. НДФЛ с отпускных перечисляется в сроки, установленные для отпускных выплат, — программа определяет дату получения дохода автоматически по дате выплаты, поэтому важно корректно провести ведомость.
Выплата, отчётность и кадровые документы
Ведомость на выплату формируется с датой последнего рабочего дня перед отпуском — именно в этот день сотрудник должен получить все причитающиеся суммы. Создайте ведомость (банк, касса или зарплатный проект) и проверьте, что в неё попали отпускные, компенсация и зарплата за отработанные дни месяца.
Отчёт СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «Увольнение» подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП мероприятие формируется автоматически при проведении документа «Увольнение» — проверьте его в разделе «Отчётность, справки» → «СЗВ-ТД». Если отпуск оформлен отдельным приказом, мероприятие по отпуску в СЗВ-ТД не отражается.
Запись в трудовой книжке (или сведения о трудовой деятельности) датируется днём увольнения — последним днём отпуска, хотя выдача документов происходит раньше. Печатные формы приказов (Т-6, Т-8 или унифицированные формы организации) доступны из документов по кнопке «Печать».
Как проверить результат
Совпадает с последним днём отпуска
Указан последний рабочий день — стаж и компенсация посчитаются неверно
В отчёте «Остатки отпусков» остаток равен нулю или ожидаемому значению
Остались «висящие» дни или отрицательный остаток без удержания
Включены отпускные, компенсация и зарплата за отработанные дни
Часть сумм отсутствует — документы проведены не все
Мероприятие «Увольнение» сформировано с верной датой
Мероприятия нет или дата не совпадает с приказом
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — указание в качестве даты увольнения последнего рабочего дня вместо последнего дня отпуска. Это приводит к неверному расчёту компенсации, неправильному стажу для отпуска и расхождениям с приказом. Всегда сверяйте дату в документе с датой окончания отпуска.
Вторая ошибка — проведение увольнения до начисления зарплаты за текущий месяц. Тогда в ведомость попадёт только часть сумм, а доначисленная зарплата потребует отдельной ведомости и корректировки НДФЛ. Правильный порядок: сначала «Начисление зарплаты и взносов» (или начисление внутри самого документа увольнения), затем выплата.
Третья группа проблем — некорректные остатки отпусков из-за прошлых периодов: непроведённые отпуска, ручные корректировки, перенос данных. Перед оформлением увольнения всегда сверяйте остаток с кадровыми приказами.
Особые сценарии и ограничения
Если во время отпуска с последующим увольнением сотрудник заболел, отпуск не продлевается — больничный оплачивается отдельно, а дата увольнения не сдвигается. В 1С больничный лист вводится обычным документом, но проверьте, что он не пересекается по расчёту с уже выплаченными отпускными за те же дни.
Если сотрудник передумал увольняться, отозвать заявление он может только до начала отпуска. В программе это оформляется отменой проведения документа «Увольнение» (или документом отмены кадрового приказа). После начала отпуска отмена невозможна — потребуется новый приём на работу.
При увольнении в последний день месяца или в середине расчётного периода обратите внимание на отражение в учёте: документ увольнения должен быть проведён до закрытия месяца, чтобы взносы и НДФЛ попали в правильный отчётный период.
Как выбрать действие
Перед проведением увольнения сформируйте расчётный листок сотрудника за текущий месяц и сверьте его с вкладкой начислений в документе увольнения. Расхождения проще найти до выплаты, чем исправлять после сдачи отчётности.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением, если сотрудник отработал меньше шести месяцев?
Да, если работодатель согласен. Право на отпуск по общему правилу возникает после шести месяцев работы, но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен раньше. В 1С программа рассчитает дни пропорционально отработанному времени, недостающие дни пойдут авансом с последующим удержанием.
Почему в документе «Увольнение» не появляется флаг предоставления отпуска?
Проверьте настройки учётной политики и функциональность программы: должны быть включены опции учёта отпусков. Также флаг может быть недоступен, если у сотрудника не заполнены данные о праве на отпуск в карточке или вид отпуска не настроен в справочнике.
Когда перечислять НДФЛ с отпускных при увольнении?
НДФЛ с отпускных перечисляется в сроки, установленные для отпускных выплат, а НДФЛ с зарплаты и компенсации — в сроки для обычных выплат при увольнении. В 1С даты определяются по ведомости на выплату, поэтому важно указать в ней фактическую дату расчёта с сотрудником.
Что делать, если после проведения увольнения обнаружилась ошибка в остатке отпуска?
Если выплата ещё не произведена, отмените проведение документа, исправьте данные об остатках (проведите пропущенные отпуска или введите корректировку) и проведите увольнение заново. Если деньги уже выплачены, потребуется корректировочный документ и, возможно, уточнённая отчётность.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД на отпуск с последующим увольнением?
В СЗВ-ТД отражается только кадровое мероприятие «Увольнение» — сам отпуск отдельным мероприятием не подаётся. Отчёт нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
Можно ли удержать из выплаты долг сотрудника за авансовые дни отпуска полностью?
Удержания ограничены законодательно: как правило, общий размер удержаний не может превышать установленную долю от выплаты. Если долг больше допустимого удержания, остаток взыскивается только с согласия сотрудника или через суд. В 1С проверьте сумму удержания в документе увольнения до проведения.
Что важно запомнить
Оформляйте отпуск с последующим увольнением документом «Увольнение» с флагом отпуска, указывайте датой увольнения последний день отпуска, а выплату и СЗВ-ТД проводите в последний рабочий день. Перед проведением сверяйте остатки отпусков и проверяйте расчёт — это исключает большинство ошибок.