Как сделать прием на работу в 1С: подробная инструкция

Прием на работу в 1С — это первый кадровый документ, с которого начинается учет сотрудника в программе. От того, насколько корректно он оформлен, зависят начисление зарплаты, расчет стажа, отчетность в ПФР и ФНС, а также формирование трудового договора и приказа по форме Т-1. Ошибка в дате приема, подразделении или размере оплаты потянет за собой цепочку исправлений во всех последующих расчетах.

Инструкция ниже применима к типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1 — именно она чаще всего используется для кадрового учета. В конце статьи отдельно разобран прием сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8, где механизм проще, но есть свои особенности.

Перед оформлением документа убедитесь, что у вас есть все исходные данные: паспортные данные сотрудника, ИНН, СНИЛС, реквизиты трудового договора, размер оклада или тарифной ставки, график работы и дата выхода. Если сотрудник принимается по совместительству или на неполную ставку — это нужно указать сразу, в самом документе приема.

Подготовка: что проверить до создания документа

Документ приема ссылается на элементы справочников, и если их нет в базе, придется прерываться и создавать их на ходу. Проверьте заранее: есть ли в базе нужная организация (если ведется учет по нескольким), подразделение, должность и график работы сотрудника. Графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» — для нестандартных режимов (сменный график, неполная неделя) это обязательный шаг.

Также проверьте, не заведен ли этот человек в базе ранее. В 1С физическое лицо и сотрудник — разные сущности: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы и совместительство, переход между организациями). Если человек уже работал у вас, дублировать карточку физлица нельзя — это сломает отчетность по НДФЛ и страховым взносам, где человек идентифицируется по ИНН и СНИЛС.

Создание сотрудника и физического лица

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Прием на работу». В новом документе первым делом выберите сотрудника: если человека нет в базе, нажмите кнопку создания рядом с полем «Сотрудник». Откроется форма нового физического лица, где заполняются ФИО, дата рождения, пол, а затем — по ссылкам внутри формы — ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес регистрации.

Данные документа, удостоверяющего личность, и адрес важны не только для кадрового учета: они попадают в сведения персонифицированного учета, форму 2-НДФЛ (справку о доходах) и отчет СЗВ-стаж. Заполняйте их по паспорту, а не со слов сотрудника. Поле «Дата рождения» влияет на расчет страховых взносов и льгот, поэтому опечатка здесь критична.

После сохранения физлица программа вернет вас в документ приема, и в поле «Сотрудник» появится созданная запись. Номер трудового договора и его дата заполняются в самом документе — эти реквизиты используются при печати приказа и договора.

Заполнение условий приема: должность, подразделение, график

На вкладке «Главное» укажите дату приема — именно с нее начнет считаться стаж и право на отпуск. Далее выберите подразделение и должность из соответствующих справочников. Если прием оформляется первым числом месяца, а сотрудник фактически выходит позже, датой приема все равно ставится дата начала работы по трудовому договору.

Поле «Количество ставок» по умолчанию равно 1. Для работы на полставки укажите 0,5 — это повлияет на расчет зарплаты пропорционально отработанному времени. Вид занятости (основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство) выбирается в этом же блоке: от него зависит, как программа будет рассчитывать НДФЛ и формировать отчетность.

График работы выбирается из справочника графиков. Если оставить стандартную пятидневку у сотрудника со сменным режимом, расчет зарплаты за неполный месяц и учет отработанного времени будут неверными. Для испытательного срока есть отдельное поле — оно носит информационный характер и выводится в печатную форму приказа.

Назначение начислений и оплаты труда

На вкладке «Оплата труда» добавьте плановые начисления сотрудника. Как минимум это «Оплата по окладу» (или оплата по часовому тарифу) с указанием размера. Размер вводится за полную ставку — программа сама пересчитает его пропорционально количеству ставок, если их меньше одной.

Постоянные надбавки, премии и доплаты добавляются отдельными строками в той же таблице. Важно: здесь назначаются только регулярные начисления, действующие с даты приема. Разовые премии и выплаты оформляются позже отдельными документами и в прием не включаются.

Проведение документа и печать приказа

После заполнения всех вкладок нажмите «Провести». Программа зарегистрирует кадровое событие в регистрах: кадровая история сотрудника, плановые начисления, график работы. С этого момента сотрудник появится в списках, отчетах по штатной расстановке и станет доступен для начисления зарплаты.

Из проведенного документа доступны печатные формы: приказ о приеме по форме Т-1 (или по собственному шаблону организации) и трудовой договор, если в вашей базе настроен его шаблон. Проверьте в печатной форме ФИО, дату, должность и оклад — это документ, который подписывается сторонами, и ошибка в нем потребует переоформления.

Особенности приема в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет урезан по сравнению с ЗУП. Прием оформляется через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Прием на работу». Состав полей похожий: сотрудник, дата, подразделение, должность, оклад. Но графиков работы, сложных начислений и полноценного расчета отпускных там нет.

Если в организации есть сотрудники с нестандартными графиками, суммированным учетом рабочего времени или сложной системой премий, бухгалтерии недостаточно — корректный расчет зарплаты потребует ЗУП. Для небольшой фирмы с пятидневкой и фиксированными окладами бухгалтерского кадрового учета обычно хватает.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полноценный кадровый учет: графики, совместительство, отпуска, больничные, вся зарплатная отчетность. Подходит любым организациям с наемными сотрудниками.

1С:Бухгалтерия 8

Упрощенный прием и расчет по окладу. Подходит малым организациям с простыми условиями оплаты; сложные графики и кадровые сценарии не поддерживает.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — дубли физических лиц, когда при повторном трудоустройстве заводится новая карточка. Вторая распространенная ошибка — неверная дата приема: документ проводится «сегодняшним» числом, а не датой выхода сотрудника, из-за чего съезжают стаж и расчет за первый месяц.

Третья группа ошибок связана с оплатой: оклад указывается уже пересчитанным на полставки (программа пересчитает его еще раз), либо постоянная надбавка забыта и обнаруживается только при расчете. Если ошибка найдена после проведения, не редактируйте проведенный документ задним числом без необходимости — в ЗУП для исправлений предусмотрены документы «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда».

Частые вопросы

Можно ли оформить прием задним числом?

Да, документ создается любой датой. Укажите фактическую дату приема по трудовому договору — программа корректно рассчитает стаж и зарплату за первый месяц. Учтите, что если за этот период уже рассчитана зарплата других сотрудников, изменения могут потребовать перерасчета.

Как принять сотрудника на полставки?

В документе приема в поле «Количество ставок» укажите 0,5, а оклад вводите за полную ставку — программа пересчитает его автоматически. Также проверьте график работы: для неполного рабочего времени может понадобиться отдельный график с сокращенной неделей или днем.

Как оформить внешнего совместителя?

Порядок тот же, но в поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». Если человек уже есть в базе как сотрудник другой организации, создавайте нового сотрудника на существующее физическое лицо — не дублируйте карточку.

Сотрудник принят ошибочно — как отменить прием?

Если зарплата еще не рассчитывалась, документ можно просто пометить на удаление или распровести. Если расчеты уже выполнены, сначала отмените связанные начисления, иначе программа не даст удалить прием. В спорных случаях удаление лучше согласовать с бухгалтером по зарплате.

Нужно ли отдельно заводить пользователя для нового сотрудника?

Нет, учетная запись пользователя 1С и карточка сотрудника — независимые вещи. Пользователь создается только если сотруднику нужен доступ к программе, в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».

Где взять форму трудового договора для печати?

В ЗУП трудовой договор печатается из карточки сотрудника или документа приема по настроенному шаблону. Типовые шаблоны есть в поставке; если нужен свой бланк, его редактируют через механизм печатных форм в разделе «Администрирование».