Другое · 9 мин
Как в 1С начислить единовременное пособие на погребение
Пошаговая инструкция по начислению единовременного пособия на погребение в 1С:ЗУП: создание вида начисления, документ, НДФЛ, взносы и проверка расчёта.
Единовременное пособие на погребение выплачивается работодателем, если умерший являлся работником организации, а также в ряде случаев — родственникам умершего работника в зависимости от локальных нормативных актов и коллективного договора. Основанием служит заявление получателя и справка о смерти по установленной форме, которую выдаёт орган ЗАГС. Выплата производится в день обращения, поэтому бухгалтеру важно быстро и корректно отразить операцию в программе.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) пособие на погребение не входит в стандартный набор предопределённых начислений, поэтому его обычно создают как отдельный вид расчёта. От правильной настройки этого начисления зависят обложение НДФЛ, страховыми взносами, отражение в отчётности и в учёте затрат. Ошибка в настройках приводит к неверным суммам в расчётных листках, отчётах 6-НДФЛ и РСВ.
Ниже разобран практический порядок действий: от проверки основания для выплаты до контроля результата в отчётах. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1, но общая логика применима и в других конфигурациях 1С с модулем расчёта зарплаты.
Проверка основания для выплаты
Пособие на погребение работника выплачивается лицу, которое фактически понесло расходы на похороны: супругу, близкому родственнику, иному родственнику или законному представителю. Если пособие выплачивается в связи со смертью члена семьи работника, основание должно быть закреплено в коллективном договоре или локальном акте организации — без этого выплата будет считаться материальной помощью с другими налоговыми последствиями.
До начала работы в программе убедитесь, что у вас есть заявление получателя и справка о смерти. Размер пособия, установленный законодательством, ежегодно индексируется, поэтому актуальную сумму сверяйте с действующими нормативными актами — не полагайтесь на данные прошлых периодов. Сверх установленного размера организация может доплатить за свой счёт, но эта часть облагается иначе.
Создание вида начисления в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый элемент. Укажите понятное наименование, например «Единовременное пособие на погребение». В поле «Назначение начисления» обычно выбирают «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу», так как выплата разовая и не должна попадать в ежемесячное начисление зарплаты.
На вкладке «Налоги, взносы, учёт» задайте ключевые параметры. Для НДФЛ: пособие в пределах установленного размера не облагается налогом, поэтому выберите соответствующий код дохода, не подлежащий налогообложению. По страховым взносам выплата также не облагается, если она производится в рамках установленных норм. В бухгалтерском учёте укажите способ отражения — как правило, затраты относят на прочие расходы или на счёт, принятый учётной политикой организации.
Если организация выплачивает дополнительную сумму сверх нормы, целесообразно создать второй вид начисления — «Доплата к пособию на погребение» — с обложением НДФЛ и взносами по общим правилам. Смешивать обе части в одном начислении нельзя: это приведёт к искажению налоговой базы.
Оформление начисления документом
После настройки вида расчёта зарегистрируйте саму выплату. Наиболее удобный вариант — документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления»). Если документ недоступен, включите функциональность в настройках состава начислений и удержаний. В документе укажите сотрудника (или получателя, если он оформлен в базе), выберите созданный вид начисления и введите сумму.
В случае смерти самого работника сначала оформите кадровое увольнение с соответствующим основанием, а выплату пособия получателю отразите по правилам, принятым в вашей учётной практике: часть организаций проводит её через умершего сотрудника до окончательного расчёта, часть — через физическое лицо-получателя. Выбранный подход должен быть единообразным, чтобы не возникало расхождений в персонифицированной отчётности.
- 1Получите заявление и справку о смерти, проверьте право получателя на выплату
- 2Создайте вид начисления с корректными настройками НДФЛ и взносов
- 3Оформите документ «Разовое начисление» с суммой пособия
- 4Проверьте проведение документа и отсутствие НДФЛ и взносов по этой сумме
- 5Выплатите пособие ведомостью в день обращения
- 6Сверьте отражение в расчётном листке и в отчётах по НДФЛ и взносам
Выплата пособия ведомостью
Законодательство требует выплатить пособие в день обращения, поэтому ждать общей даты зарплаты нельзя. Создайте отдельную ведомость — «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» в зависимости от способа выплаты. В ведомости нажмите «Заполнить» или подберите сотрудника вручную: программа подтянет сумму разового начисления, если документ проведён и период выплаты совпадает.
Если сумма в ведомость не попадает, проверьте три момента: проведён ли документ начисления, совпадает ли месяц начисления с датой ведомости, не выплачена ли уже эта сумма другой ведомостью. Дублирование выплаты — частая ошибка, особенно когда пособие сначала выдают из кассы срочно, а потом повторно включают в зарплатную ведомость.
Отражение в учёте и отчётности
После проведения ведомости проверьте, как выплата отразилась в регламентированной отчётности. В 6-НДФЛ необлагаемое пособие, как правило, не отражается, если выбран код дохода без налогообложения. В Расчёте по страховым взносам сумма также не должна попадать в облагаемую базу. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией убедитесь, что документ «Отражение зарплаты в бухучёте» сформировал проводку по тому счёту затрат, который предусмотрен учётной политикой.
Неработающему получателю пособие иногда выплачивается без отражения в зарплатной отчётности — тогда операция оформляется напрямую в бухгалтерской программе. Такой вариант допустим, но его нужно согласовать с методологией учёта в организации, чтобы не потерять выплату при сверке расчётов с физическими лицами.
Как проверить результат
Пособие видно отдельной строкой, НДФЛ с него не удержан
С пособия удержан НДФЛ или начислены взносы
Сумма пособия попала в ведомость один раз
Сумма дублируется или отсутствует
Необлагаемая сумма не увеличивает налоговую базу
Пособие попало в облагаемые доходы
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — использование вида начисления «Материальная помощь» вместо отдельного пособия. У материальной помощи другой код дохода и необлагаемый лимит, и проверяющие могут переквалифицировать выплату. Вторая ошибка — неверная дата документа: пособие должно быть начислено и выплачено в день обращения, а не в конце месяца.
Третья группа ошибок связана с получателем: выплату оформляют на умершего сотрудника после даты увольнения без корректного отражения получателя, из-за чего возникают проблемы при перечислении и в персонифицированных данных. Перед проведением документов убедитесь, что схема выплаты соответствует принятой в организации практике.
Проверка перед закрытием периода
Перед закрытием месяца сформируйте расчётный листок получателя, свод начислений и отчёт по взносам. Убедитесь, что пособие прошло отдельной строкой, не увеличило базу по НДФЛ и взносам и корректно отразилось в бухгалтерском учёте. Сохраните скан заявления и справки о смерти в комплекте документов по выплате — они подтверждают правомерность необложения.
Что важно запомнить
Пособие на погребение оформляется отдельным видом начисления с необлагаемыми кодами дохода, выплачивается в день обращения отдельной ведомостью, а суммы сверх нормы проводятся другим начислением с обложением НДФЛ и взносами. Перед закрытием месяца проверьте расчётный листок и отчётность.
Частые вопросы
Можно ли выплатить пособие, если получатель не является работником организации?
Да, пособие на погребение умершего работника выплачивается лицу, понёсшему расходы на похороны, даже если оно не работает в организации. Порядок отражения в программе зависит от принятой учётной практики: через карточку умершего сотрудника до окончательного расчёта или напрямую в бухгалтерском учёте.
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?
Пособие в пределах установленного законодательством размера не облагается ни НДФЛ, ни взносами. Суммы, выплаченные организацией сверх нормы по собственной инициативе, облагаются по общим правилам, поэтому их оформляют отдельным видом начисления.
Каким документом оформить начисление, если нет «Разового начисления»?
Проверьте настройки состава начислений и удержаний — возможно, функциональность разовых начислений отключена. Альтернативный вариант — документ «Премия» с выбранным видом расчёта или документ «Данные для расчёта зарплаты» в зависимости от настроек программы.
Что делать, если пособие ошибочно обложили НДФЛ?
Исправьте настройки вида начисления, затем выполните перерасчёт документа. В отчётность 6-НДФЛ потребуется подать уточнённый расчёт за соответствующий период, а излишне удержанный налог вернуть получателю по правилам возврата НДФЛ.
Нужно ли отражать пособие в 6-НДФЛ?
Необлагаемое пособие в пределах нормы, как правило, не отражается в 6-НДФЛ, если в настройках выбран код дохода, не подлежащий налогообложению. Облагаемая доплата сверх нормы отражается в расчёте в обычном порядке с датой фактического получения дохода.