Другое · 9 мин
Как оформить перевод сотрудника на другую должность в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению кадрового перевода в 1С ЗУП: документ «Кадровый перевод», изменение должности, графика и оклада, проверка начислений.
Перевод сотрудника на другую должность в 1С:ЗУП оформляется документом «Кадровый перевод» из раздела «Кадры». Документ меняет не только должность в штатном расписании, но и подразделение, график работы, состав начислений и размер оклада — всё это фиксируется одной операцией с указанной даты. Ошибки на этом этапе напрямую влияют на расчёт зарплаты, средний заработок и отчётность, поэтому важно понимать, какие поля обязательны и как проверить результат.
Ниже разобран полный цикл: подготовка штатного расписания, создание документа, настройка начислений, печать приказа по форме Т-5 и контроль того, что перевод корректно отразился в расчётах. Материал ориентирован на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 — наиболее распространённую версию, но логика действий в целом совпадает и в других конфигурациях линейки.
Подготовка: что проверить до создания документа
Перед оформлением перевода убедитесь, что в штатном расписании существует позиция, на которую переводится сотрудник. Если ведётся штатное расписание (настройка «Настройка → Реквизиты организации → Штатное расписание»), новая должность с нужным подразделением должна быть утверждена на дату перевода. Если позиции нет, сначала создайте её документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания».
Также проверьте, что в справочнике «Должности» заведена сама должность, а в справочнике «Графики работы сотрудников» есть подходящий график, если он меняется. Когда перевод сопровождается изменением оклада, заранее решите, каким способом будет задана оплата: через штатное расписание (тогда размер подтянется из позиции) или индивидуально в документе перевода.
Уточните дату перевода по приказу и заявлению сотрудника. Именно эта дата станет точкой отсечки: до неё расчёты пойдут по старым условиям, начиная с неё — по новым. Неверная дата — самая частая причина перерасчётов.
Создание документа «Кадровый перевод»
Откройте раздел «Кадры → Кадровые переводы» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), сотрудника и дату перевода. Поле «Номер» и «Дата» самого документа заполняются автоматически — это реквизиты приказа, которые попадут в печатную форму.
На вкладке «Главное» отметьте, что именно меняется. Флажок «Изменить подразделение и должность» открывает поля выбора нового подразделения и должности (позиции штатного расписания). Если меняется график работы, установите соответствующий флажок и выберите новый график — без этого сотрудник останется на старом графике, и табель за месяц перевода будет некорректным.
Если перевод временный, установите флажок «Временный перевод» и укажите дату окончания. По её наступлении программа автоматически вернёт сотрудника на прежние условия — отдельный документ обратного перевода создавать не потребуется.
- 1Кадры → Кадровые переводы → Создать
- 2Выберите сотрудника и укажите дату перевода
- 3Отметьте изменение подразделения и должности, выберите новые значения
- 4При необходимости измените график работы и начисления
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-5
- 6Проверьте расчёт зарплаты за месяц перевода
Настройка начислений и оплаты труда
Вкладка «Оплата труда» определяет, как сотруднику будет начисляться зарплата после перевода. Установите флажок «Изменить начисления», если состав или размер оплаты меняется. В табличной части появятся текущие начисления сотрудника: отмените ненужные флажком, добавьте новые кнопкой «Добавить», скорректируйте размер оклада или тарифа.
Если размер оплаты задаётся штатным расписанием, значения подтянутся из позиции автоматически, но их можно изменить вручную — тогда в программе зафиксируется индивидуальный размер, отличный от штатного. Это допустимо, но усложняет контроль: при следующей индексации штатки такой сотрудник может выпасть из массового пересчёта.
Обратите внимание на доплаты, привязанные к должности или подразделению: например, надбавка за вредность или районный коэффициент. При смене подразделения старые доплаты не отменяются сами — их нужно снять вручную, иначе сотрудник продолжит получать лишние начисления.
Приказ по форме Т-5 и кадровые отчёты
После проведения документа кнопка «Печать» открывает список доступных форм. Приказ о переводе по унифицированной форме Т-5 формируется автоматически из данных документа: в него попадают ФИО, прежняя и новая должности, дата перевода, условия оплаты. Если в организации используется своя форма приказа, она подключается через механизм дополнительных печатных форм.
Проверьте, что в печатной форме корректно указаны основание перевода и подписи. Реквизиты руководителя программа берёт из карточки организации («Настройка → Реквизиты организации»), поэтому при смене директора эти данные нужно актуализировать заранее, а не править каждую распечатку вручную.
Личная карточка Т-2 и штатное расписание обновятся автоматически после проведения. Отчёт «Штатная расстановка» (Кадры → Кадровые отчёты) покажет сотрудника на новой позиции с даты перевода — это быстрый способ убедиться, что документ сработал.
Проверка расчётов после перевода
Главный контрольный этап — расчёт зарплаты за месяц, в котором произошёл перевод. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте строку сотрудника: программа должна разделить расчёт на два периода — по старым условиям до даты перевода и по новым после. В расшифровке начисления это видно по двум строкам с разными периодами и размерами.
Если расчёт не разделился, типичные причины: не установлен флажок изменения начислений в переводе, не изменён график работы при его реальной смене, либо дата перевода не совпадает с фактической. Исправляется ситуацией отменой проведения перевода, корректировкой и повторным расчётом зарплаты.
Как проверить результат
Две строки расчёта: до и после даты перевода с корректными суммами
Одна строка на весь месяц по старым или новым условиям
Сотрудник на новой позиции с даты перевода
Сотрудник на старой позиции или задвоение
График соответствует новому месту работы
Табель строится по прежнему графику
Массовые и сложные сценарии перевода
Перевод списком сотрудников
Когда переводится группа, используйте документ «Кадровый перевод списком» (Кадры → Кадровые переводы списком). Он позволяет оформить однотипные переводы нескольких сотрудников одним документом с общими параметрами — например, при перемещении целого отдела в другое подразделение. Для каждого сотрудника можно индивидуально скорректировать начисления.
Перевод к другому работодателю
Перевод в другую организацию (в том числе внутри группы компаний) — это не кадровый перевод, а увольнение с последующим приёмом на работу. В ЗУП оформляются два документа: «Увольнение» в старой организации и «Приём на работу» в новой, причём в приёме указывается вид занятости и сохраняется стаж по данным старой карточки. Пытаться провести такую операцию кадровым переводом — ошибка: стаж, средний заработок и отчётность будут искажены.
Частые вопросы
Можно ли отменить проведённый кадровый перевод?
Да. Найдите документ в журнале «Кадровые переводы» и отмените проведение. Если по нему уже рассчитана зарплата, сначала отмените расчётный документ, затем перевод, и пересчитайте зарплату заново. Если перевод нужно не удалить, а скорректировать, лучше отредактировать сам документ и перепровести его.
Чем кадровый перевод отличается от изменения оплаты труда?
«Изменение оплаты труда» меняет только начисления и их размеры, не трогая должность, подразделение и график. «Кадровый перевод» — универсальный документ: он может изменить и место работы, и оплату одновременно. Если меняется только оклад, используйте изменение оплаты — это проще и не затрагивает штатную расстановку.
Как оформить временный перевод?
В документе «Кадровый перевод» установите флажок «Временный перевод» и укажите дату окончания. По её наступлении программа автоматически вернёт сотруднику прежние условия работы и начисления — отдельный документ возврата создавать не нужно.
Почему после перевода зарплата рассчиталась за весь месяц по новому окладу?
Чаще всего в переводе не установлен флажок «Изменить начисления» или дата перевода указана первым числом месяца. Откройте документ, проверьте дату и вкладку «Оплата труда», исправьте, перепроведите и пересчитайте «Начисление зарплаты и взносов».
Нужно ли создавать новую позицию штатного расписания для перевода?
Только если подходящей позиции ещё нет или на ней нет свободных ставок. Проверить можно отчётом «Штатная расстановка» или прямо в форме выбора позиции в документе перевода — программа показывает занятые и свободные ставки.
Что важно запомнить
Перевод оформляется документом «Кадровый перевод»: сотрудник, дата, новая должность, при необходимости — график и начисления. Обязательно снимайте доплаты старой должности, проверяйте разделение расчёта зарплаты на два периода и печатайте приказ Т-5. Перевод в другое юрлицо — это увольнение и приём, а не кадровый перевод.