Как внести больничный в 1С: подробная инструкция

Больничный лист в 1С оформляется документом «Больничный лист» (в 1С:ЗУП) или «Начисление по больничному листу» (в 1С:Бухгалтерия). От корректности его заполнения зависят расчёт пособия за счёт работодателя, данные для проактивных выплат из СФР, стаж сотрудника и отчётность. Ошибка в датах, стаже или среднем заработке приводит к неправильным суммам и вопросам со стороны фонда.

Порядок действий зависит от того, какой листок нетрудоспособности принёс сотрудник: электронный (ЭЛН) или бумажный. Сейчас основной формат — электронный больничный: работодатель получает только номер листка и СНИЛС работника, а данные подгружаются из СФР автоматически. Бумажный бланк встречается редко, в основном для отдельных категорий граждан, сведения о которых составляют гостайну.

Ниже разобраны оба сценария для двух типовых конфигураций — 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия (ред. 3.0), а также проверка расчёта, отражение в учёте и типичные ошибки.

Подготовка: что проверить до ввода больничного

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно заполнены данные, от которых зависит расчёт. Во-первых, у сотрудника должен быть указан страховой стаж для оплаты больничных — в ЗУП он хранится в карточке физического лица (ссылка «Трудовая деятельность»). Если стаж не заполнен, программа рассчитает пособие исходя из минимального процента или вовсе не применит нужную ставку.

Во-вторых, проверьте, что сотрудник принят на работу штатным документом «Приём на работу», а не числится только в справочнике. Больничный можно оформить только на сотрудника с действующим трудовым договором. В-третьих, для электронных больничных должен быть настроен обмен с СФР: в ЗУП это делается через «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» либо прямой обмен, для которого нужны действующие сертификаты.

Как внести электронный больничный (ЭЛН) в 1С:ЗУП

Это основной и самый удобный сценарий. Сотрудник сообщает номер электронного листка нетрудоспособности и свой СНИЛС. Дальше программа сама получает из СФР период болезни, диагноз-код, режим и стационар.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Больничные листы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
3. 3
   В поле «Номер листка» введите номер ЭЛН и отметьте, что листок электронный
4. 4
   Нажмите «Получить из ФСС/СФР» или дождитесь автоматической загрузки — данные листка подтянутся в документ
5. 5
   Проверьте даты освобождения от работы, процент оплаты и стаж
6. 6
   На закладке «Оплата» и «Начислено (подробно)» проверьте расчёт
7. 7
   Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть»

После загрузки программа автоматически заполнит период болезни, вид расчёта и разделит пособие на часть за счёт работодателя (первые дни нетрудоспособности при заболевании самого работника) и часть за счёт СФР. Количество дней, оплачиваемых работодателем, определяется законодательством и зависит от причины нетрудоспособности — при уходе за больным членом семьи, например, все дни оплачивает фонд.

Если обмен с СФР не настроен или временно не работает, электронный больничный можно ввести вручную по тем же данным, что видит работник в личном кабинете: номер, период, код причины. Но надёжнее восстановить обмен, чтобы исключить расхождения с данными фонда.

Как внести бумажный больничный вручную

Бумажный листок вводится тем же документом, но все поля заполняются вручную с бланка. Создайте документ «Больничный лист», выберите сотрудника, укажите номер и дату выдачи бланка, снимите признак электронного листка, если программа предлагает загрузку.

Далее последовательно заполните: период освобождения от работы (даты «с» и «по» из таблицы бланка), причину нетрудоспособности (код из бланка: заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.), признак продолжения, если это следующий листок, и данные о стаже. От кода причины зависит, сколько дней оплачивает работодатель и какие ограничения по оплате действуют.

Особое внимание уделите отметкам о нарушении режима и о нахождении в стационаре — они влияют на расчёт. Если в бланке есть отметка о нарушении режима с датой, введите её в соответствующее поле: с этой даты пособие может быть ограничено.

Как внести больничный в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Больничный лист» и находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления» (кнопка «Создать» — «Больничный лист»). Логика заполнения та же: организация, сотрудник, период, причина нетрудоспособности, стаж.

Отличие от ЗУП в том, что бухгалтерская конфигурация рассчитывает средний заработок по упрощённой схеме и подходит только для небольших организаций с простыми случаями. Если у сотрудника были длительные отсутствия, районные коэффициенты, работа по совместительству или переходящий расчётный период, расчёт в Бухгалтерии нужно перепроверять особенно внимательно либо вести зарплату в ЗУП.

После проведения документа сумма пособия за счёт работодателя попадёт в документ «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц и будет отражена в проводках при выполнении операции «Отражение зарплаты в учёте». Сумма за счёт СФР в расходы работодателя не включается.

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП 3.1

Полноценный расчёт среднего заработка, стажи, совместительство, обмен с СФР, кадровый учёт. Подходит всем, обязательна при сложных случаях.

1С:Бухгалтерия 3.0

Подходит для небольших штатов и простых больничных без особенностей. Ограниченные возможности расчёта и кадрового учёта.

Проверка расчёта пособия

После проведения документа откройте закладку «Начислено (подробно)» или кнопку «Печать» — «Расчёт среднего заработка». Программа покажет заработок за два предшествующих календарных года, количество учитываемых дней и среднедневной заработок. Сверьте суммы с данными справок о заработке (если сотрудник приносил справку от прежнего работодателя) и с начислениями в вашей базе.

Проверьте процент оплаты: он зависит от страхового стажа — 60, 80 или 100 процентов. В ЗУП стаж рассчитывается автоматически по данным трудовой деятельности на дату начала болезни. Если процент неверный, чаще всего не заполнен или неверно заполнен стаж в карточке физического лица — исправьте его и пересчитайте документ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с расчётом по справкам и начислениям за два предшествующих года

Тревожный признак

Заработок нулевой или занижен — не введены справки о заработке с прошлых мест работы

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу сотрудника (60/80/100%)

Тревожный признак

Применён минимальный процент при подтверждённом длительном стаже

Разделение по источникам

Норма

Первые дни — за счёт работодателя, остальное — за счёт СФР (для заболевания работника)

Тревожный признак

Вся сумма повисла на работодателе или наоборот

Отражение в учёте, отчётность и выплата

Пособие за счёт работодателя облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами. Программа учитывает это автоматически при расчёте зарплаты за месяц. Выплачивается пособие вместе с ближайшей выплатой зарплаты или аванса — через ведомость, в которой сумма больничного подтянется по кнопке «Заполнить».

В рамках проактивного механизма СФР программа формирует и отправляет в фонд сведения о больничном для назначения и выплаты части пособия за счёт фонда. В ЗУП это делается через «Отчётность, справки» — «Передача в ФСС сведений о пособиях» либо автоматически при настроенном обмене. Не отправленные вовремя сведения — частая причина задержки выплат сотруднику со стороны фонда.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ситуация — продолжение больничного. Если сотрудник приносит второй листок, являющийся продолжением первого, в документе нужно поставить признак «Является продолжением листка нетрудоспособности» и указать первичный документ. Тогда средний заработок не пересчитывается заново, а первые дни за счёт работодателя не оплачиваются повторно.

Переходящие больничные (начались в одном месяце, закончились в другом) в ЗУП удобно вводить в том месяце, когда листок закрыт, — тогда пособие начислится целиком одним документом. Если листок ещё открыт, но нужно рассчитать зарплату, можно ввести отсутствие документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», а больничный оформить после закрытия листка.

Перед массовым расчётом зарплаты полезно сверить журнал «Больничные листы» с реестром ЭЛН в личном кабинете СФР: так вы найдёте листки, которые сотрудники забыли сообщить, и не пропустите начисления. Расхождения проще исправить до расчёта, чем сторнировать после выплаты.

Частые вопросы

Что делать, если электронный больничный не загружается из СФР?

Проверьте настройки обмена с фондом и срок действия сертификата в 1С-Отчётности. Убедитесь, что номер ЭЛН и СНИЛС введены без ошибок и что листок уже закрыт медорганизацией — открытый листок может быть недоступен для расчёта. Как временная мера допустим ручной ввод данных, но после восстановления обмена сверьте документ с данными фонда.

Сотрудник принёс больничный после расчёта зарплаты. Как быть?

Введите больничный тем месяцем, в котором листок предъявлен. При следующем расчёте программа сторнирует лишние начисления за дни болезни (если за них уже начислена зарплата) и начислит пособие. Переплата удержится автоматически или по согласованию с сотрудником.

Как учесть справку о заработке от прежнего работодателя?

В ЗУП создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата» — «См. также» либо введите данные прямо из больничного по ссылке в расчёте среднего заработка. После ввода справки пересчитайте больничный кнопкой «Исправить» или перепроведите документ.

Облагается ли больничный НДФЛ и взносами?

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — программа удержит налог при выплате. Страховыми взносами пособие не облагается, включая часть за счёт работодателя. Эти правила уже заложены в типовые начисления, менять их вручную не требуется.

Как исправить ошибочно проведённый больничный?

Если зарплата за период ещё не рассчитана, просто откорректируйте документ и перепроведите. Если расчёт уже выполнен, в ЗУП используйте механизм «Исправить» (кнопка в документе) — создастся документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные. Не удаляйте и не редактируйте документы закрытых периодов напрямую.

Можно ли ввести больничный внешнему совместителю?

Да, порядок тот же: документ создаётся на сотрудника-совместителя в вашей базе. Средний заработок считается только по начислениям у вашей организации (плюс справки, если сотрудник их предоставил и они учитываются по правилам для совместителей). Сотрудник сам выбирает, по какому месту работы получать пособие, если мест работы несколько.