Как в 1С рассчитать выходное пособие при сокращении

Выходное пособие при сокращении штата рассчитывается в размере среднего месячного заработка, а за работником также сохраняется средний заработок на период трудоустройства (ст. 178 ТК РФ). В 1С:Зарплата и управление персоналом весь расчёт выполняется автоматически в документе «Увольнение», но только при условии, что в программе корректно настроен вид начисления и введены данные для расчёта среднего заработка.

Типичная ситуация, с которой сталкивается расчётчик: пособие либо вообще не начисляется в документе увольнения, либо сумма отличается от ожидаемой. Причина почти всегда одна из трёх — не создано начисление «Выходное пособие», у сотрудника не заполнена база среднего заработка за расчётный период, или неверно указано количество оплачиваемых рабочих дней. Ниже разобран полный цикл: от настройки до проверки результата и отражения в отчётности.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП редакции 3.1 — самую распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты. В 1С:УПП и 1С:КА механика похожа, но расположение документов отличается.

Что положено сотруднику при сокращении и что считает 1С

По ст. 178 ТК РФ при увольнении по сокращению численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Кроме того, за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачётом выходного пособия), а в исключительных случаях по решению службы занятости — трёх месяцев.

Важно разделять две выплаты, потому что в 1С они оформляются по-разному. Выходное пособие за первый месяц начисляется сразу в документе «Увольнение» и выплачивается в день увольнения. Сохраняемый заработок за второй и третий месяцы начисляется позже — отдельным документом «Выходное пособие» (или «Пособие при увольнении» в зависимости от версии), когда бывший сотрудник предъявит подтверждение, что не трудоустроился.

Компенсация за неиспользованный отпуск и задолженность по зарплате — отдельные суммы, они рассчитываются в том же документе «Увольнение» параллельно с пособием и не смешиваются с ним ни в расчёте, ни в налогообложении.

Подготовка: настройка начисления «Выходное пособие»

Перед первым расчётом убедитесь, что в программе существует соответствующий вид начисления. Откройте «Настройка» → «Начисления». В типовой поставке 1С:ЗУП начисление «Выходное пособие» обычно уже создано. Если его нет, создайте новое: назначение — «Прочие начисления и выплаты» или «Выходное пособие», способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Увольнение».

Ключевые параметры на вкладках начисления. НДФЛ: пособие при сокращении не облагается в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера), поэтому в настройках НДФЛ указывается, что обложению подлежит только сумма сверх лимита. Страховые взносы — аналогично: не облагаются в пределах того же трёхкратного (шестикратного) лимита. Налог на прибыль: расходы учитываются как расходы на оплату труда.

Если в вашей организации коллективным договором предусмотрено пособие в повышенном размере, создайте отдельное начисление для «сверхнормативной» части — оно полностью облагается НДФЛ и взносами, и смешивать его с льготируемым видом начисления нельзя.

Проверка данных для расчёта среднего заработка

Средний заработок в 1С:ЗУП считается из начислений расчётного периода — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник работает в организации давно и зарплата в программе велась корректно, база подтянется автоматически. Проблемы возникают у новых сотрудников, принятых в текущем расчётном периоде, и при переносе данных из другой программы.

Для сотрудника, принятого недавно, откройте в документе «Увольнение» калькулятор среднего заработка (кнопка с изображением калькулятора рядом с полем «Средний заработок») и проверьте таблицу базы. Если данные отсутствуют, введите их вручную через документ «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном либо прямо в форме калькулятора, если это разрешено настройками.

Проверьте, что в базу среднего не попали исключаемые суммы: больничные, отпускные, оплата командировок и простоя. В типовой конфигурации эти виды начислений уже настроены как исключаемые, но если в программу добавлялись пользовательские начисления, убедитесь, что у них корректно установлено назначение.

Оформление документа «Увольнение» и расчёт пособия

Создайте документ: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») → «Увольнение». Заполните сотрудника, дату увольнения и основание — выберите пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата). Именно от основания зависит, появится ли в документе блок расчёта выходного пособия: при увольнении по собственному желанию этого блока не будет.

После выбора основания программа покажет поле для количества рабочих дней оплачиваемого периода. Это число рабочих дней по графику сотрудника в месяце, следующем за датой увольнения. Например, при увольнении 15 сентября оплачивается период с 16 сентября по 15 октября — посчитайте в нём рабочие дни по производственному календарю и графику работника. В актуальных версиях ЗУП количество дней часто подставляется автоматически, но его обязательно нужно сверить вручную.

Нажмите «Рассчитать» или просто проведите документ — программа вычислит средний дневной заработок, умножит его на число дней и покажет сумму пособия на закладке «Начисления и удержания» вместе с компенсацией отпуска и зарплатой за отработанные дни. Расшифровку среднего заработка можно посмотреть и распечатать по кнопке «Печать» → «Расчёт среднего заработка».

1. 1
   Проверьте наличие и настройки начисления «Выходное пособие» в разделе «Настройка» → «Начисления»
2. 2
   Убедитесь, что у сотрудника заполнены данные среднего заработка за расчётный период
3. 3
   Создайте документ «Увольнение», укажите основание — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
4. 4
   Проверьте количество рабочих дней оплачиваемого периода по графику сотрудника
5. 5
   Проведите документ и сверьте сумму пособия с ручным расчётом
6. 6
   Выплатите пособие через ведомость в день увольнения вместе с окончательным расчётом

Сохраняемый заработок за второй и третий месяцы

Если уволенный по сокращению сотрудник не трудоустроился в течение второго месяца, он вправе получить средний заработок за этот период (с зачётом уже выплаченного пособия). В 1С:ЗУП эта выплата оформляется отдельным документом «Выходное пособие» в разделе «Зарплата» (в некоторых релизах — «Все начисления» → «Выходное пособие»). Документ доступен только для уволенных сотрудников, у которых основание увольнения предполагает такую выплату.

В документе укажите месяц начисления, бывшего сотрудника и количество рабочих дней оплачиваемого периода. Средний заработок подтянется из документа увольнения — пересчитывать его заново не нужно и нельзя: база должна быть той же, что и при расчёте пособия в день увольнения.

Основанием для выплаты служит заявление работника и подтверждение отсутствия трудоустройства (трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности). За третий месяц дополнительно требуется решение органа службы занятости. Выплата за третий месяц оформляется тем же документом.

НДФЛ, взносы и отражение в отчётности

Выходное пособие и сохраняемый заработок в сумме, не превышающей в целом трёхкратный средний месячный заработок (шестикратный — для Крайнего Севера), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. 1С:ЗУП контролирует этот лимит автоматически: при превышении программа доначислит НДФЛ и взносы только на сумму превышения. Проверить это можно в документе «Увольнение» на закладке с НДФЛ и взносами.

В отчёте 6-НДФЛ необлагаемое пособие отражается в полном объёме как доход, не подлежащий налогообложению, — в актуальных версиях ЗУП заполнение происходит автоматически по коду дохода, настроенному в виде начисления. В расчёте по страховым взносам необлагаемая сумма попадает в состав выплат, не облагаемых взносами.

Частая ошибка — неверный код дохода в настройках начисления, из-за чего пособие попадает в 6-НДФЛ как полностью облагаемое. Если после расчёта в отчёте сумма пособия стоит в облагаемой базе, проверьте настройки вида начисления и пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» или повторным проведением увольнения.

Проверка результата и типичные ошибки

Контрольный ручной расчёт: возьмите начисления за 12 месяцев до месяца увольнения (без больничных, отпускных и командировок), разделите на фактически отработанные дни — получите средний дневной заработок. Умножьте на число рабочих дней оплачиваемого периода. Сумма должна совпасть с рассчитанной программой с точностью до копеек. Расхождение даже на небольшую величину означает ошибку в базе или в количестве дней.

Используйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» из документа «Увольнение» — в ней видно, какие суммы и дни вошли в расчёт по каждому месяцу. Это самый быстрый способ найти месяц, в котором данные отличаются от ожидаемых.

Частые вопросы

Что делать, если в документе «Увольнение» нет поля для выходного пособия?

Проверьте основание увольнения — блок пособия появляется только при основаниях, предполагающих такую выплату (сокращение штата, ликвидация организации). Также убедитесь, что в «Настройка» → «Начисления» существует вид начисления с назначением «Выходное пособие» и он не помечен как неиспользуемый.

Как рассчитать пособие сотруднику, принятому меньше года назад?

Расчётный период будет меньше 12 месяцев — программа возьмёт фактически отработанное время с даты приёма. Если сотрудник принят и уволен в одном месяце, средний заработок считается исходя из оклада (тарифной ставки) за установленное количество дней. Проверьте базу в калькуляторе среднего заработка документа «Увольнение».

Облагается ли пособие НДФЛ, если оно выплачено за три месяца?

Суммарно все выплаты при сокращении (пособие плюс сохраняемый заработок) не облагаются НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, для районов Крайнего Севера — шестикратного. Всё, что сверх лимита, облагается в общем порядке. Программа контролирует лимит автоматически при корректно настроенном виде начисления.

Сотрудник уволен, а данные среднего заработка в программе отсутствуют. Что делать?

Введите данные вручную: откройте в документе «Увольнение» калькулятор среднего заработка и заполните помесячно суммы начислений и отработанные дни на основании справок от предыдущего работодателя или расчётных листков. После ввода сумма пособия пересчитается автоматически.

Как оформить выплату за второй месяц, если сотрудник принёс документы позже?

Создайте документ «Выходное пособие» в разделе «Зарплата» тем месяцем, когда производится выплата, укажите бывшего сотрудника и число рабочих дней оплачиваемого периода. Выплату проведите отдельной ведомостью. Доначислять или корректировать исходный документ «Увольнение» не нужно.

Можно ли выплатить пособие в повышенном размере по решению руководства?

Да, если это закреплено в трудовом или коллективном договоре. В 1С для суммы превышения создайте отдельный вид начисления, полностью облагаемый НДФЛ и взносами, иначе программа неверно применит необлагаемый лимит и отчётность будет ошибочной.