Другое · 11 мин
Как сделать перерасчет в 1С ЗУП
Как сделать перерасчет в 1С ЗУП: документы «Доначисление, перерасчет», сторно, перерасчет НДФЛ и взносов, исправление прошлых периодов. Пошаговая инструкция.
Перерасчет в 1С ЗУП требуется, когда зарплата за прошлый период начислена неверно: обнаружилась ошибка в табеле, сотрудник принес больничный задним числом, изменился оклад с задней датой или бухгалтер неверно ввел данные. Просто отредактировать закрытый документ начисления — плохая практика: это ломает отчетность по НДФЛ и взносам, расчетные листки и сведения, уже переданные в фонды.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для корректировок предусмотрены специальные механизмы: документ «Доначисление, перерасчет», сторнирование начислений, автоматические перерасчеты при вводе оправдательных документов задним числом. Какой инструмент выбрать — зависит от причины перерасчета и от того, закрыт ли период.
Ниже разобраны основные сценарии: доначисление за прошлый месяц, сторно излишне начисленных сумм, перерасчет НДФЛ и страховых взносов, а также типичные ошибки, из-за которых перерасчет «не виден» в расчете или искажает отчетность.
Когда нужен перерасчет и какие инструменты есть в ЗУП
Поводы для перерасчета условно делятся на три группы. Первая — ошибки ввода: неверные часы в табеле, пропущенный отпуск, неправильный размер премии. Вторая — документы, поступившие с опозданием: листок нетрудоспособности, приказ об отпуске, исполнительный лист с датой начала удержания в прошлом месяце. Третья — изменения условий задним числом: кадровый перевод, повышение оклада, изменение графика.
Под каждую ситуацию в ЗУП есть свой механизм:
- «Доначисление, перерасчет» — ручная корректировка начислений прошлых периодов (раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты»);
- автоматический перерасчет — программа сама фиксирует необходимость пересчета, когда вводится документ задним числом (механизм «Перерасчеты» в документе «Начисление зарплаты и взносов»);
- «Сторнирование начислений» — отмена ошибочно начисленных сумм целиком;
- «Перерасчет НДФЛ» — отдельная корректировка налога, когда суммы дохода уже верны, а налог посчитан неправильно;
- «Операция учета взносов» — ручная корректировка базы страховых взносов в особых случаях.
Перерасчет документом «Доначисление, перерасчет»
Это основной инструмент, когда нужно вручную доначислить или уменьшить суммы прошлого месяца. Документ находится в разделе «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты». Он регистрируется текущим месяцем, но ссылается на период, за который исправляется начисление.
- 1Откройте «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты» и создайте новый документ
- 2Укажите месяц начисления (текущий) и месяц, за который выполняется перерасчет
- 3Добавьте сотрудника — на закладке «Начисления» подтянутся его начисления прошлого периода
- 4Скорректируйте суммы: введите правильные значения, программа рассчитает разницу
- 5Проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы» — налоги пересчитаются автоматически
- 6Проведите документ и проверьте расчетный листок сотрудника
На закладке «Начисления» документ показывает исходные суммы и скорректированные. Разница попадет в текущий расчет как доначисление (со знаком плюс) или уменьшение (со знаком минус). Важно не путать: документ не заменяет «Начисление зарплаты и взносов» текущего месяца, а дополняет его — итоговая выплата формируется с учетом обоих.
Если сотруднику нужно доначислить вид расчета, которого вообще не было в прошлом периоде (например, забыли премию), добавьте строку вручную, выберите начисление и укажите период и сумму. Программа рассчитает НДФЛ и взносы по правилам текущего месяца.
Автоматический перерасчет при опоздавших документах
Самая частая ситуация — больничный или отпуск, введенный после того, как зарплата за месяц уже рассчитана. В ЗУП для этого работает механизм исправлений: при вводе документа задним числом программа предлагает оформить его как исправление уже рассчитанного периода.
Например, сотрудник принес больничный за прошлый месяц, а зарплата уже начислена. При проведении «Больничного листа» с датами прошлого месяца программа предложит исправить расчет: отсутствие будет зарегистрировано, оплата по окладу за дни болезни сторнируется, а пособие — начислено. Результат попадет в текущий месяц отдельными строками перерасчета.
Если документ введен «молча» (например, период еще не был закрыт), перерасчет фиксируется в документе «Начисление зарплаты и взносов» текущего месяца на закладке «Доначисления, перерасчеты». При заполнении этого документа программа сама подтягивает все зарегистрированные потребности в перерасчете.
Сторнирование ошибочных начислений
Если начисление прошлого периода ошибочно целиком (например, премия начислена не тому сотруднику или дважды), корректнее не редактировать суммы вручную, а оформить документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» → «Сторнирования начислений»). В нем указывается сторнируемый документ, и программа формирует отрицательные суммы по всем его начислениям, НДФЛ и взносам.
Для разовых начислений есть альтернатива: в самом документе (например, «Премии») доступна команда «Исправить» — создается документ-исправление, который сторнирует исходный и вводит правильные данные. Это удобнее ручного сторно, потому что связь между документами сохраняется и видна в отчетах.
После сторнирования у сотрудника может образоваться долг перед организацией. Программа учтет его при следующей выплате: сумма к выплате уменьшится автоматически. Если сотрудник уже уволен, долг придется урегулировать отдельно — через возврат в кассу или удержание при окончательном расчете.
Перерасчет НДФЛ и страховых взносов
В большинстве случаев НДФЛ и взносы пересчитываются автоматически вместе с доначислением или сторно. Но бывают ситуации, когда доход верен, а налог нужно скорректировать отдельно: не применился вычет, неверно определен статус налогового резидента, доход отнесен не к тому коду.
Для этого служит документ «Перерасчет НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). В нем указывается сотрудник, месяц налогового периода, за который корректируется налог, и вводятся правильные суммы исчисленного НДФЛ. Документ влияет только на налоговый учет, начисления он не трогает.
Взносы корректируются автоматически при перерасчете начислений. Ручной документ «Операция учета взносов» применяется в исключительных случаях — например, для исправления базы прошлых лет. Использовать его без четкого понимания последствий не стоит: суммы вводятся вручную и легко исказить персонифицированный учет.
Как выбрать инструмент
Проверка результата перерасчета
После проведения корректировок результат нужно проверить до выплаты. Основной инструмент — расчетный листок сотрудника: в нем перерасчеты отображаются отдельными строками с указанием периода, за который они выполнены. Сверьте итоговую сумму к выплате с ожидаемой.
Дополнительно полезно сформировать отчеты «Расчетный листок», «Свод начисленной зарплаты» и «Анализ НДФЛ» за текущий месяц и убедиться, что корректировка попала в нужный период и налог пересчитан. Если перерасчет затрагивает сданную отчетность, проверьте необходимость уточненных форм 6-НДФЛ и РСВ.
Как проверить результат
Перерасчет виден отдельной строкой с указанием прошлого периода, итог к выплате изменился на сумму корректировки
Строки перерасчета нет или сумма не совпадает с ожидаемой
Налог пересчитан с учетом доначисления/сторно
НДФЛ остался прежним при изменившейся базе
Общий фонд изменился на сумму перерасчета
Расхождения между расчетными листками и сводом
Типичные ошибки при перерасчете
Отдельная частая проблема — перерасчет «не подтягивается» в «Начисление зарплаты и взносов». Причины: документ-основание не проведен, перерасчет уже учтен другим документом или закрыт период, в котором зарегистрирована потребность. Проверьте журнал «Доначисления, перерасчеты» и сервис «Перерасчеты» — там видны все ожидающие обработки корректировки.
Что важно запомнить
Любые исправления прошлых периодов в ЗУП делайте документами текущего месяца: «Доначисление, перерасчет», «Сторнирование начислений» или «Перерасчет НДФЛ». Опоздавшие кадровые документы вводите как есть — программа сама предложит исправление. После перерасчета проверяйте расчетный листок, НДФЛ и необходимость уточненной отчетности.
Частые вопросы
Можно ли просто перепровести «Начисление зарплаты» прошлого месяца?
Технически можно, если период не закрыт и отчетность не сдана. Но если 6-НДФЛ, РСВ или персучет уже отправлены, перепроведение создаст расхождение между учетом и отчетностью. Безопасный путь — корректировка документами текущего месяца.
Почему перерасчет не появился в «Начислении зарплаты и взносов»?
Чаще всего документ-основание не проведен, либо перерасчет уже учтен в другом документе начисления. Также проверьте, что месяц, в котором ожидается перерасчет, еще не рассчитан, и посмотрите список зарегистрированных перерасчетов в разделе «Зарплата».
Как перерасчет отразится на среднем заработке?
Доначисления за прошлые периоды включаются в базу среднего заработка за те месяцы, к которым они относятся. Поэтому после существенного перерасчета имеет смысл проверить уже рассчитанные отпускные или командировочные — возможно, их тоже потребуется доначислить.
Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?
Если перерасчет изменил суммы дохода или налога за период, по которому расчет уже сдан, уточненный 6-НДФЛ за этот период, как правило, требуется. То же касается РСВ при изменении базы взносов. Конкретную необходимость определяйте по характеру исправления.
Что делать, если перерасчет выявил переплату, а сотрудник уволен?
Оформите сторнирование начислений — у сотрудника образуется долг перед организацией. Удержать его из уже выплаченных сумм нельзя; взыскание возможно через добровольный возврат или суд, при этом НДФЛ и взносы корректируются в обычном порядке с подачей уточненной отчетности.
Можно ли сделать перерасчет сразу по нескольким сотрудникам?
Да. В документе «Доначисление, перерасчет» можно добавить список сотрудников, а при массовых изменениях (например, индексация задним числом) удобнее использовать соответствующие кадровые документы, которые сами сформируют перерасчеты по всем затронутым работникам.