Как сделать перерасчет отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия

Перерасчет отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия требуется, когда после начисления и выплаты отпуска меняются исходные данные: сотрудник заболел во время отпуска, отпуск прервали по производственной необходимости, обнаружилась ошибка в среднем заработке или зарплату за расчетный период повысили задним числом. В каждом из этих случаев порядок действий в программе отличается, и выбор неправильного способа приводит к ошибкам в расчетах с сотрудником, НДФЛ и страховыми взносами.

Ключевой принцип: в 1С 8.3 Бухгалтерия (в отличие от ЗУП) нет специализированного механизма «исправления» документов начисления отпуска, поэтому перерасчет выполняется либо через сторнирование и повторное начисление, либо через ручную корректировку документа «Начисление зарплаты» или «Отпуск». Перед любыми действиями убедитесь, что период не закрыт и у вас есть резервная копия базы.

Определите причину перерасчета — от неё зависит сценарий

Прежде чем открывать программу, зафиксируйте, что именно произошло. От этого зависит, нужно ли сторнировать всё начисление целиком или достаточно доначислить разницу.

Типовые ситуации: больничный во время отпуска (отпуск продлевается или переносится, отпускные за дни болезни пересчитываются), отзыв из отпуска (часть отпускных становится излишне выплаченной), ошибка в расчетном периоде (не учтена премия или неверно указан заработок), индексация зарплаты после начисления отпускных, увольнение сотрудника, отгулявшего отпуск авансом.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Отпускные начислены полностью неверно (не тот период, не те данные)Сторнируйте начисление целиком и создайте новый документ «Отпуск» с правильными данными

Сотрудник заболел в отпуске или его отозвалиСторнируйте отпускные за неиспользованные дни и начислите оплату по фактическим дням отпуска

Обнаружена недоначисленная премия, влияющая на средний заработокДоначислите разницу отдельной операцией, не трогая исходное начисление

Ошибка найдена до выплаты и до закрытия месяцаОтредактируйте исходный документ «Отпуск» напрямую и перепроведите его

Проверьте исходные данные и подготовьте базу

Откройте исходный документ начисления отпуска: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» или журнал «Отпуска». Запишите ключевые параметры: период отпуска, сумму начисленных отпускных, средний дневной заработок, сумму НДФЛ и дату выплаты. Эти цифры понадобятся для контроля правильности перерасчета.

Проверьте, не закрыт ли период (дата запрета редактирования в разделе «Администрирование» → «Даты запрета изменения данных»). Если период закрыт, корректировку придется делать текущей датой через сторнирующие операции — изменять документы закрытого периода нельзя, это нарушит уже сданную отчетность.

Убедитесь, что расчетный период для среднего заработка сформирован корректно: откройте в документе «Отпуск» форму расчета среднего заработка и сверьте начисления по месяцам с расчетными листками сотрудника.

Сторнирование ошибочного начисления

Если исходное начисление отпускных ошибочно полностью или частично, а период закрыт, создайте сторнирующую операцию. Перейдите в раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» → «Создать» → «Сторно документа». В поле «Сторнируемый документ» выберите исходный документ начисления отпуска.

Программа автоматически сформирует проводки с отрицательными суммами по дебету счета затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения сотрудника) и кредиту счета 70, а также сторнирует НДФЛ по счету 68.01 и взносы по счету 69. Проверьте дату операции: она должна попадать в текущий открытый период.

Если сторнируется только часть суммы (например, дни отпуска, пришедшиеся на больничный), автоматическое сторно документа не подойдет — оно сторнирует начисление целиком. В этом случае создайте «Операцию, введенную вручную» и укажите проводки с отрицательной суммой только на нужную величину, а также скорректируйте регистры по НДФЛ вручную или через документ «Операция учета НДФЛ» (если он доступен в вашей конфигурации).

1. 1
   Сделайте резервную копию базы и запишите данные исходного начисления
2. 2
   Создайте документ «Сторно документа» или ручную операцию с отрицательными суммами текущей датой
3. 3
   Проверьте сформированные проводки по счетам 70, 68.01 и 69
4. 4
   Выполните новое начисление отпускных с правильными данными
5. 5
   Сверьте итоговую задолженность перед сотрудником по оборотно-сальдовой ведомости счета 70

Повторное начисление отпускных с правильными данными

После сторнирования создайте новый документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска» → «Создать»). Укажите сотрудника, корректный период отпуска и дату начисления. Программа рассчитает средний заработок автоматически по данным расчетного периода.

Если средний заработок нужно скорректировать вручную (например, программа не подтянула премию), откройте форму расчета среднего заработка по ссылке в поле «Начислено» и отредактируйте суммы по месяцам. В типовой Бухгалтерии часть правок доступна только в режиме ручной корректировки — поставьте соответствующий флаг, если программа его предложит.

Проведите документ и проверьте проводки. Затем сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц: в нем должны отразиться сторно старого начисления и новое начисление, а итоговая сумма к выплате должна сойтись с вашим ручным расчетом.

Перерасчет НДФЛ и страховых взносов

Сторнирование и новое начисление автоматически меняют базу по НДФЛ и взносам, но только если проводки по налогам сформированы корректно. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 68.01 с детализацией по сотруднику: кредитовое сальдо должно соответствовать НДФЛ с фактически начисленного дохода.

Особое внимание уделите дате получения дохода. Для отпускных датой получения дохода по НДФЛ считается дата выплаты, а срок перечисления налога — последний день месяца выплаты. Если перерасчет изменил сумму к выплате, проверьте, что в платежных документах и в разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражены актуальные суммы.

По страховым взносам контролируйте обороты счета 69 по сотруднику. Если перерасчет выполнен в том же квартале, что и исходное начисление, отчетность сформируется корректно автоматически. Если квартал закрыт и РСВ сдан, потребуется уточненный расчет с корректировкой персонифицированных сведений.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 70 по сотруднику

Норма

Сальдо равно фактической задолженности после перерасчета

Тревожный признак

Остается «висящая» сумма от старого начисления

Расчетный листок за месяц перерасчета

Норма

Видны сторно и новое начисление, итог сходится с ручным расчетом

Тревожный признак

Двойное начисление или отсутствие сторно

ОСВ по 68.01 и 69 по сотруднику

Норма

Налог и взносы соответствуют скорректированной базе

Тревожный признак

Взносы или НДФЛ посчитаны со старой суммы

Отчет «Анализ НДФЛ» / регистры

Норма

Доход и налог отражены с правильными датами

Тревожный признак

Отпускные попали не в тот месяц получения дохода

Отражение перерасчета в отчетности

Если перерасчет выполнен до сдачи отчетности за период, никаких дополнительных действий не нужно: 6-НДФЛ и РСВ сформируются с учетом исправлений. Перед отправкой отчетов перепроведите документы начисления и выплаты за период и воспользуйтесь встроенной проверкой отчета.

Если отчетность уже сдана, подготовьте уточненные расчеты. В 6-НДФЛ уточнение подается с номером корректировки «1--», в нем отражаются исправленные суммы дохода и налога. В РСВ корректируется раздел 3 по сотруднику с актуальными базами по взносам.

Излишне удержанный НДФЛ возвращается сотруднику на основании его заявления или зачитывается при следующей выплате. Переплата по отпускным (например, при отзыве из отпуска) удерживается из зарплаты только с согласия сотрудника — одностороннее удержание сверх установленных ограничений незаконно.

Частые вопросы по перерасчету отпускных

Можно ли просто отредактировать документ «Отпуск» без сторнирования?

Да, если месяц начисления еще не закрыт, выплата не произведена и отчетность не сдана. Откройте документ, исправьте данные, перепроведите. Если отпускные уже выплачены, корректнее работать через сторно и новое начисление, чтобы сохранить историю расчетов.

Как пересчитать отпускные, если сотрудник заболел во время отпуска?

Оформите больничный обычным порядком. Дни отпуска, пришедшиеся на болезнь, сторнируйте (полностью документ или частично ручной операцией), затем начислите отпускные за фактически использованные дни. Неиспользованные дни отпуска предоставляются позже — при их оформлении средний заработок считается заново.

Что делать, если после перерасчета образовалась переплата?

Зафиксируйте переплату по счету 70. Вернуть её можно удержанием из следующей зарплаты с письменного согласия сотрудника или через возврат в кассу. Без согласия удерживать можно только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ (счетная ошибка, неотработанный аванс при увольнении и др.).

Влияет ли перерасчет отпускных на средний заработок для будущих отпусков?

Да. Сторнированные и заново начисленные суммы попадают в расчетную базу того месяца, к которому относятся начисления. Поэтому важно, чтобы сторно и новое начисление были привязаны к правильным периодам — иначе исказятся будущие расчеты среднего заработка.

Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ при перерасчете внутри одного квартала?

Нет, если исправления внесены до сдачи расчета за этот квартал. Уточненка требуется, только когда расчет уже отправлен в налоговую и перерасчет изменил суммы дохода, налога или даты в разделе 2.

Почему программа не пересчитывает средний заработок автоматически?

В 1С 8.3 Бухгалтерия средний заработок рассчитывается по данным начислений расчетного периода на момент создания документа. Если премии или зарплата начислены позже, откройте документ «Отпуск» и перезаполните расчет, либо скорректируйте суммы в форме расчета среднего заработка вручную.