Как сделать отмену приёма в СЗВ-ТД в 1С 8

Бывает, что сведения о приёме сотрудника на работу уже отправлены в ПФР отчётом СЗВ-ТД, а затем выясняется ошибка: приказ о приёме отменён, сотрудник не вышел, дата или подразделение указаны неверно. В таком случае недостаточно просто удалить документ в 1С — Пенсионный фонд уже получил сведения, и их нужно отменить специальным отчётом.

В 1С 8 (ЗУП 3.1, БП 3.0 с кадровым учётом) механизм отмены реализован через повторную отправку СЗВ-ТД с признаком отмены мероприятия. Программа формирует такой отчёт автоматически, если исходный кадровый документ отменён или помечен на удаление, но важно понимать логику, чтобы не отправить лишнего и не оставить в фонде «зависшие» сведения.

Ниже разобран порядок действий: как определить, что именно нужно отменять, как сформировать отменяющий СЗВ-ТД, какие ограничения существуют и как проверить, что фонд принял корректировку.

Когда требуется отмена приёма в СЗВ-ТД

Отменяющий отчёт нужен не всегда. Различают две ситуации: исправление ошибки в сведениях и полная отмена самого факта приёма. В первом случае подаётся отчёт с корректными данными (иногда — пара «отмена + новое мероприятие»), во втором — только отмена.

Типичные основания для полной отмены приёма:

• сотрудник принят по ошибке — приказ издан, но человек не приступил к работе, и приказ отменён;
• приём оформлен дважды (дубль документа в базе), сведения ушли два раза;
• приём проведён не на того человека или не в ту организацию;
• трудовой договор аннулирован до начала работы.

Если же приём состоялся, но неверно указаны дата, должность или подразделение, логика другая: подаётся отмена ошибочного мероприятия и одновременно новое мероприятие «Приём» с правильными данными. В 1С это делается исправлением исходного документа с последующей перерегистрацией сведений.

Подготовка: что проверить перед отменой

Прежде чем что-либо менять, убедитесь, что сведения действительно ушли в фонд. Откройте отправленный отчёт СЗВ-ТД (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или журнал «СЗВ-ТД» в кадровых отчётах) и проверьте его статус: отчёт должен быть принят фондом. Если отчёт ещё не отправлен, достаточно удалить строку из него или пометить сам отчёт на удаление — никакой отмены не потребуется.

Также проверьте, не подавались ли уже сведения о последующих мероприятиях этого сотрудника — перевод, увольнение. Если после ошибочного приёма был отправлен, например, перевод, отменять нужно в строгой последовательности: сначала отменяются более поздние мероприятия, затем приём. Иначе в электронной трудовой книжке останется «висящий» перевод без приёма, и фонд может отклонить отчёт или сформировать некорректную историю.

Пошаговая отмена приёма в 1С:ЗУП 8.3

Стандартный сценарий в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» выглядит так. Сначала отменяется сам кадровый факт, затем формируется отменяющий отчёт.

1. 1
   Найдите документ «Приём на работу» (Кадры → Приёмы) по нужному сотруднику.
2. 2
   Если приём ошибочен полностью — пометьте документ на удаление или отмените его проведение. Зависимые документы (начисления) предварительно отмените.
3. 3
   Откройте отчёт СЗВ-ТД: Кадры → Электронные трудовые книжки → СЗВ-ТД, либо Отчётность → 1С-Отчётность → создать СЗВ-ТД.
4. 4
   Создайте новый отчёт за текущую дату. Программа при заполнении автоматически подберёт отменяемое мероприятие «Приём» с признаком отмены.
5. 5
   Проверьте, что в табличной части у сотрудника стоит мероприятие «Приём» и отметка отмены, а данные (дата, СНИЛС) совпадают с ранее отправленными.
6. 6
   Отправьте отчёт через 1С-Отчётность и дождитесь протокола о приёме.

Ключевой момент: программа отслеживает, какие мероприятия уже переданы в фонд, через регистрацию сведений. Когда документ приёма отменяется, механизм учёта видит расхождение «в фонде есть приём, в базе — нет» и предлагает отправить отмену. Если автоматическое заполнение не сработало, проверьте, что отменён именно тот документ, по которому формировался исходный отчёт.

В отчёте отменяющая строка выглядит как обычное мероприятие «Приём» с теми же датой и реквизитами, что были отправлены ранее, но с признаком отмены. Менять дату или подразделение в отменяющей строке нельзя — она должна точно соответствовать аннулируемой записи, иначе фонд не сопоставит их.

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 3.0» с ведением кадрового учёта логика аналогична. Документ «Приём на работу» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу». Отметьте его на удаление или отмените проведение, затем создайте новый отчёт СЗВ-ТД через «Зарплата и кадры» → «СЗВ-ТД» или через «1С-Отчётность».

В БП механизм автозаполнения отменяющих мероприятий также присутствует, но в ряде релизов отмену приходится добавлять в отчёт вручную: откройте табличную часть, добавьте сотрудника, укажите мероприятие «Приём» с данными исходного документа и установите признак отмены (колонка или флаг «Отмена» в строке мероприятия). Точный вид элемента зависит от релиза — ищите признак отмены в форме редактирования мероприятия.

Если нужно не отменить, а исправить данные приёма

Частая ситуация: приём реальный, но в отчёт ушла неверная дата, должность или структурное подразделение. Полная отмена здесь не нужна — требуется пара записей: отмена ошибочного мероприятия и подача нового с корректными данными.

В 1С это делается так: исправьте данные в документе «Приём на работу» (дата, должность, подразделение) и перепроведите его. При формировании нового СЗВ-ТД программа определит, что переданные ранее сведения отличаются от текущих, и включит в отчёт два мероприятия: отмену старого и новый приём с актуальными данными. Если автоматика не сработала, добавьте обе строки вручную.

Сравнение вариантов

Полная отмена приёма

Подходит, когда трудовой договор аннулирован или документ ошибочен целиком. В отчёт включается только отменяющее мероприятие.

Отмена + новый приём

Подходит при ошибке в реквизитах (дата, должность, подразделение). В отчёте две строки: отмена старой записи и корректное мероприятие.

Без отмены

Если отчёт ещё не принят фондом — достаточно удалить строку или переформировать отчёт до отправки.

Проверка результата и типичные ошибки

После отправки отменяющего отчёта обязательно дождитесь положительного протокола СФР. Статус «Принят» в 1С-Отчётности означает, что фонд обработал сведения. Если пришёл отказ с ошибкой — читайте текст протокола: чаще всего причина в несовпадении данных отменяемого мероприятия с тем, что хранится в фонде (другая дата, другой СНИЛС, мероприятие уже отменено ранее).

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С-Отчётности

Норма

Отчёт принят, положительный протокол получен

Тревожный признак

Отчёт отклонён или долго висит без ответа

Содержимое отменяющей строки

Норма

Дата, СНИЛС и реквизиты совпадают с ранее отправленным мероприятием

Тревожный признак

Данные отличаются от исходного отчёта

Состояние документа в базе

Норма

Приём отменён/помечен на удаление, дублей нет

Тревожный признак

Документ проведён, а отмена отправлена — расхождение базы и фонда

Дополнительно можно свериться с отчётом «СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)» по сотруднику в 1С: после корректной отмены при формировании нового отчёта программа не должна повторно предлагать это мероприятие к передаче. Если предлагает снова — значит, либо отмена не принята фондом, либо в базе остался ещё один проведённый документ приёма.

Частые вопросы

Можно ли отменить приём, если отчёт уже отправлен, но ещё не принят фондом?

Да, но сначала дождитесь результата обработки. Если отчёт отклонят — просто исправьте его и отправьте заново без отменяющих записей. Если примут — действуйте по стандартной схеме: отмена документа и новый отчёт с признаком отмены.

Что делать, если автоматическое заполнение СЗВ-ТД не добавляет отмену?

Проверьте, что отменён именно тот документ, по которому уходили сведения, и что отчёт создаётся после отмены документа. Если автозаполнение не срабатывает, добавьте сотрудника в отчёт вручную: мероприятие «Приём» с данными исходного документа и признаком отмены.

Нужно ли подавать отмену, если сотрудник принят и уволен в один день ошибочно?

Да. Сначала отменяется увольнение, затем приём — в порядке, обратном хронологии мероприятий. Оба отменяющих мероприятия можно включить в один отчёт СЗВ-ТД.

Есть ли штраф за несвоевременную отмену ошибочного сведения?

Отдельной санкции за саму отмену нет, но за недостоверные сведения в отчётности фонд может применить ответственность. Поэтому ошибку лучше исправить сразу после обнаружения, не дожидаясь требования.

Отменяется ли приём автоматически при удалении документа в 1С?

Нет. Удаление документа влияет только на базу 1С. Сведения в СФР аннулируются исключительно отправкой отчёта СЗВ-ТД с признаком отмены мероприятия.

Как отменить приём, если сотрудник уже переведён в другое подразделение?

Сначала подайте отмену перевода, затем отмену приёма. Если перевод был ошибочным — отмените его документ в базе; если реальным — отменять приём нельзя, исправляйте только реквизиты через пару «отмена + новое мероприятие».