Другое · 10 мин
Как сделать начисление зарплаты в 1С
Как начислить зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка начислений, документы, расчёт НДФЛ и взносов, проверка расчётных листков и типичные ошибки.
Начисление зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: сначала настраиваются виды расчёта и графики работы, затем вводятся кадровые документы, и только после этого программа корректно посчитает оклад, надбавки, НДФЛ и страховые взносы. Если пропустить подготовительный этап, итоговая сумма почти наверняка окажется неверной.
Далее описан порядок работы в двух самых распространённых конфигурациях — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия». Логика в них похожа, но документы и уровень детализации различаются: ЗУП ведёт полноценный кадровый учёт и учёт отработанного времени, а в Бухгалтерии расчёт чаще ведётся в упрощённом виде.
Перед первым начислением убедитесь, что в базе заведены организация с реквизитами, сотрудники с датами приёма и размерами оплаты, а также актуальные ставки налогов и взносов — они подгружаются при обновлении конфигурации. Работа на давно не обновлявшейся версии — одна из главных причин ошибок в расчёте НДФЛ.
Подготовка: что настроить до первого начисления
Начните с учётной политики и настроек зарплаты. В ЗУП путь: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки». Здесь указывается, как ведётся учёт — в этой программе или во внешней, применяются ли районные коэффициенты, северные надбавки, какой график работы используется по умолчанию.
Далее проверьте справочник «Начисления» («Настройка» → «Начисления»). В типовой поставке уже есть оплата по окладу, премии, отпускные, больничные. Если в компании есть свои доплаты — за вредность, за разъездной характер, за наставничество — создайте новый вид начисления, укажите способ расчёта (фиксированной суммой или процентом), обложение НДФЛ и взносами, а также назначение: повременная оплата, разовое начисление или удержание.
Третий обязательный элемент — графики работы сотрудников. Оклад в 1С считается пропорционально отработанному времени по графику, поэтому неправильный график даёт неверный расчёт даже при корректном окладе. Для пятидневки используйте типовой график, для сменных режимов создайте свой с указанием цикла.
Кадровые документы как основа расчёта
Каждый сотрудник должен быть принят документом «Приём на работу» («Кадры» → «Приёмы на работу»). В нём указываются дата приёма, подразделение, должность, график, оклад и плановые надбавки. Именно эти данные документ начисления подтянет автоматически.
Отсутствия и отклонения тоже вводятся документами до расчёта: отпуска — документом «Отпуск», больничные — «Больничный лист», командировки — «Командировка», прогулы — «Отсутствие». Если сначала начислить зарплату, а потом ввести больничный, оклад окажется завышенным, и перерасчёт придётся делать вручную через «Перерасчёты».
Разовые премии и доплаты оформляются документами «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь». Удержания — алименты, займы — документами «Исполнительный лист» и «Займ сотруднику». Всё это должно быть введено до формирования итогового начисления за месяц.
Начисление зарплаты в 1С:ЗУП шаг за шагом
Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов» («Зарплата» → «Начисления зарплаты и взносов» → «Создать»). Укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с плановыми начислениями и рассчитает оклад по табелю, НДФЛ и взносы.
После заполнения откройте любого сотрудника двойным щелчком и проверьте закладки: «Начисления» — оклад и надбавки с учётом отработанных дней; «Удержания» — НДФЛ и исполнительные листы; «Взносы» — пенсионные, медицинские, социальные. Если у сотрудника неполный месяц, сумма оклада должна быть пропорционально меньше — это первый признак корректного расчёта.
Проведите документ. После проведения данные попадают в расчётные листки, ведомости на выплату и регистры налогового учёта. Если документ проведён с ошибкой, не редактируйте его задним числом без необходимости — используйте механизм перерасчётов или сторнирование, чтобы сохранить историю.
- 1Введите все кадровые документы и отсутствия за месяц: приёмы, отпуска, больничные, премии
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
- 4Откройте нескольких сотрудников и сверьте оклад, НДФЛ и взносы
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» расчёт проще и подходит небольшим компаниям без сложных графиков. Документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». Выберите месяц, нажмите «Заполнить» — программа рассчитает оклад, НДФЛ и взносы по данным приёмов на работу.
Отличие от ЗУП в том, что в Бухгалтерии нет полноценного табеля: отработанное время определяется производственным календарём и кадровыми документами. Отпуска и больничные вводятся отдельными документами из того же раздела «Все начисления». Для сменных графиков, суммированного учёта времени и сложных систем оплаты Бухгалтерии недостаточно — там нужен ЗУП.
После проведения документа формируются проводки по счетам 70, 68.01 и 69. Проверьте их через «Показать проводки»: дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения сотрудника), кредит 70 — на начисленную сумму, кредит 68.01 — на НДФЛ, кредит 69 — на взносы.
ЗУП или Бухгалтерия: где считать зарплату
Подходит для компаний с простой окладной системой и пятидневкой. Ограничение: нет табеля, сменных графиков и сложных удержаний.
Для полноценного кадрового учёта, сменных графиков, суммированного учёта, исполнительных листов и отчётности. Требует отдельной настройки и синхронизации с бухгалтерией.
Стандартная связка: расчёт ведётся в ЗУП, проводки переносятся в Бухгалтерию документом «Отражение зарплаты в бухучёте».
Выплата и НДФЛ: закрываем расчёт
Начисленная зарплата выплачивается ведомостями: «Ведомость в банк» (на карты в рамках зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (на произвольные счета) или «Ведомость в кассу». В ведомости укажите дату выплаты — от неё зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ.
При проведении ведомости программа удерживает НДФЛ и формирует сумму к выплате «на руки». Проверьте, что ведомость заполнилась только по сотрудникам с положительным остатком к выплате: если кто-то не попал в ведомость, посмотрите «Зарплата» → «Отчёты» → «Задолженность по зарплате» — там видно, кому и сколько должна организация.
Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется документом «Начисление за первую половину месяца» — он считает сумму по фактически отработанному времени, либо ведомостью с вариантом выплаты «Аванс» фиксированной суммой. Первый способ точнее и безопаснее при неполных месяцах.
Проверка результата и типичные ошибки
Главные контрольные отчёты: «Расчётный листок» (по каждому сотруднику), «Расчётная ведомость Т-51» и «Свод начислений» (по организации), «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» (по налогам). Сформируйте их сразу после проведения начисления и до выплаты.
Сверьте три вещи: фонд оплаты труда соответствует штатному расписанию; НДФЛ считается нарастающим итогом с учётом вычетов на детей; взносы начислены на всю облагаемую базу, включая премии. Расхождение в копейках по НДФЛ между сотрудниками — норма из-за округления, расхождение в рублях — повод искать ошибку.
Как проверить результат
Сумма меньше оклада пропорционально отработанным дням
Начислен полный оклад при наличии отпуска или больничного
13% (или действующая ставка) от облагаемой базы с учётом вычетов, без отрицательных сумм
НДФЛ с минусом, нулевой налог при наличии дохода
К выплате = начислено минус НДФЛ и удержания
К выплате больше начисленного или сотрудник не попал в ведомость
Дт затратного счёта Кт 70, Кт 68.01, Кт 69 по соответствующим суммам
Проводки не сформированы или счета затрат пустые
Часто задаваемые вопросы
Почему кнопка «Заполнить» в документе начисления никого не добавляет?
Чаще всего у сотрудников нет действующего приёма на работу на дату начисления, не назначено плановое начисление (оклад) или месяц начисления указан раньше даты приёма. Проверьте кадровые документы и вкладку «Начисления» в карточке сотрудника.
Как начислить зарплату только одному сотруднику?
В документе «Начисление зарплаты и взносов» вместо «Заполнить» используйте кнопку «Подбор» или «Добавить» и выберите нужного сотрудника — программа рассчитает только его. Это удобно при увольнении в середине месяца или доначислении.
Нужно ли начислять зарплату, если сотрудник был в отпуске весь месяц?
Документ начисления всё равно создаётся и заполняется: сотрудник попадёт в него с нулевым окладом, но программа рассчитает НДФЛ и взносы с отпускных, если они не были обложены ранее. Пропускать месяц нельзя — иначе нарушится нарастающий итог по НДФЛ.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении прошлого месяца?
Не редактируйте закрытый период напрямую. В ЗУП используйте документы «Доначисление, перерасчет» или «Сторнирование начислений» текущей датой — они корректно отразятся в отчётности и учёте НДФЛ. Прямое изменение старого документа ломает регистры и отчёты.
Можно ли считать зарплату в Бухгалтерии, если есть сменные графики?
Технически можно, но отработанное время придётся корректировать вручную в каждом начислении, что приводит к ошибкам. Для сменных графиков, ночных часов и суммированного учёта практичнее использовать ЗУП с переносом проводок в Бухгалтерию.
Что важно запомнить
Правильное начисление зарплаты в 1С строится на трёх опорах: корректные кадровые документы и графики, своевременный ввод отсутствий до расчёта, проверка результата через расчётные листки и сводные отчёты. Документ «Начисление зарплаты и взносов» лишь собирает эти данные — ошибки почти всегда находятся в исходных настройках, а не в самом документе.