Начисление зарплаты при увольнении в 1С

При увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить ему заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и, если предусмотрено, выходное пособие. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь расчёт выполняется одним документом «Увольнение», который автоматически подтягивает остаток отпуска, средний заработок, НДФЛ и страховые взносы.

Главная сложность для бухгалтера — не заполнить документ, а убедиться, что до увольнения в программе нет «хвостов»: непроведённых начислений, незакрытых отсутствий, неверного остатка отпуска. Если исходные данные чистые, расчёт при увольнении занимает несколько минут.

Ниже разобран полный цикл: подготовка данных, создание документа, проверка расчёта компенсации, удержание НДФЛ и взносов, выплата и отражение в отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — в более старых версиях и в 1С:Бухгалтерии логика похожа, но расположение команд отличается.

Подготовка: что проверить до создания документа увольнения

Перед расчётом убедитесь, что за месяц увольнения не создан документ «Начисление зарплаты и взносов» в целом по подразделению, в котором уже учтён увольняемый сотрудник. Иначе возможны задвоения: часть начислений попадёт и в обычное начисление, и в расчёт при увольнении.

Проверьте, что в программе зарегистрированы все отсутствия сотрудника: больничные, отпуска, командировки, прогулы. Документ «Увольнение» считает отработанное время по данным учёта, и незарегистрированное отсутствие приведёт к переплате.

Отдельно проверьте остаток отпуска. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты» или «Зарплата» → «Отчёты», в зависимости от настроек) и сравните с кадровыми данными. Если остаток в программе расходится с фактическим, скорректируйте его документом «Ввод остатков отпусков» до расчёта увольнения.

Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчёты по каждому.

Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). Дата увольнения — ключевое поле: по ней программа определяет последний рабочий день, период для расчёта зарплаты и границу стажа для компенсации отпуска.

После заполнения сотрудника и даты документ автоматически рассчитывает начисления на вкладке «Начисления и удержания». Если автоматический расчёт не сработал (например, документ создан до ввода части данных), нажмите кнопку «Рассчитать» в шапке документа.

Проверьте состав начислений: должны присутствовать оплата по окладу (или тарифу) за отработанные дни месяца и компенсация за неиспользованный отпуск. При необходимости добавьте вручную премии, доплаты и удержания (например, по исполнительному листу).

1. 1
   Проверьте отсутствия, остаток отпуска и непроведённые документы
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» и укажите дату и основание
3. 3
   Проверьте начисления на вкладке «Начисления и удержания»
4. 4
   Сверьте расчёт компенсации отпуска и среднего заработка
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и оформите ведомость на выплату
7. 7
   Сформируйте расчётный листок и записку-расчёт (Т-61)

Компенсация за неиспользованный отпуск

Количество дней компенсации программа определяет автоматически: из положенного ежегодного отпуска вычитаются использованные дни с учётом стажа, дающего право на отпуск. Поле «Компенсировать отпуск» в документе показывает число дней — его можно изменить вручную, но только если вы уверены в корректировке и понимаете её основание.

Компенсация считается исходя из среднего дневного заработка за расчётный период — как правило, 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Чтобы посмотреть, из чего сложился средний заработок, нажмите на сумму компенсации и откройте расшифровку «Средний заработок» — там видны учтённые начисления и отработанное время по месяцам.

Если сотрудник отработал меньше года или в расчётном периоде были исключаемые периоды (больничные, отпуска, простои), программа учитывает их автоматически. Проверьте, что в расшифровке среднего заработка нет месяцев с нулевыми данными без причины — это признак того, что какие-то начисления не попали в базу.

Удержание за отпуск, использованный авансом

Обратная ситуация: сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, не отработав соответствующий период. Тогда в документе вместо компенсации появляется удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте, что сумма удержания не превышает допустимые ограничения по удержаниям из зарплаты, и при необходимости согласуйте с сотрудником порядок возврата остатка.

НДФЛ и страховые взносы при увольнении

На вкладке «НДФЛ» документ показывает исчисленный налог со всех выплат при увольнении. Дата получения дохода по зарплате и компенсации отпуска — день выплаты, поэтому окончательный расчёт НДФЛ произойдёт при проведении ведомости. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ в общем порядке — это частая ошибка при ручных расчётах вне программы.

На вкладке «Взносы» отражаются страховые взносы, начисленные на выплаты при увольнении. Компенсация отпуска взносами облагается, а вот выходное пособие — в пределах установленного необлагаемого лимита. Программа применяет льготу автоматически, если вид начисления настроен корректно.

Если сотруднику положены вычеты по НДФЛ (например, на детей) и они ещё не применялись в этом месяце, документ увольнения учтёт их при расчёте. Проверьте в расчётном листке, что вычет применён один раз — и в увольнении, и в обычном начислении месяца одновременно он появиться не должен.

Выплата расчёта и сроки

По трудовому законодательству все суммы, причитающиеся сотруднику, выплачиваются в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте. Нарушение срока влечёт обязанность выплатить компенсацию за задержку.

Для выплаты создайте ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» — по принятому в организации способу). При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед уволенным сотрудником автоматически. Убедитесь, что дата ведомости — не позднее дня увольнения.

После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным. Сроки перечисления налога в бюджет зависят от действующих правил уплаты НДФЛ и уведомлений по ЕНП — сверяйтесь с актуальным порядком в вашей версии программы.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный листок сотрудника за месяц увольнения

Норма

Есть оплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ; итог совпадает с ведомостью

Тревожный признак

Двойные начисления, отсутствует компенсация, сумма к выплате отрицательная без оснований

Остаток отпуска после увольнения

Норма

В отчёте «Остатки отпусков» остаток обнулён

Тревожный признак

Остались нескомпенсированные дни

Задолженность по сотруднику

Норма

В отчёте «Задолженность по зарплате» долг закрыт после ведомости

Тревожный признак

Остаётся долг организации или сотрудника

Средний заработок в расшифровке

Норма

Учтены 12 месяцев с реальными начислениями

Тревожный признак

Пустые месяцы без исключаемых периодов

Отчётность и документы после увольнения

После проведения расчёта сформируйте записку-расчёт по форме Т-61 (печатная форма доступна из документа «Увольнение») и расчётный листок сотрудника. Эти документы подтверждают состав выплат и корректность удержаний.

Не забудьте про кадровую отчётность: при увольнении подаётся сведение в СФР (форма ЕФС-1 с соответствующим событием) в установленный срок, а также оформляются выписки и сведения, которые работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения. В 1С:ЗУП нужные печатные формы доступны из карточки сотрудника и документа увольнения.

Данные увольнения попадут в расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения за соответствующий период. Перед сдачей отчётности убедитесь, что все документы месяца увольнения проведены и выплата зарегистрирована — иначе суммы в отчётах не сойдутся с фактическими выплатами.

Частые вопросы

Что делать, если увольнение оформили, а потом сотрудник заболел в день увольнения?

Если больничный открыт в день увольнения, расторжение договора по инициативе работодателя в период болезни недопустимо, а при увольнении по инициативе сотрудника договор прекращается в указанную дату. В программе введите больничный лист, пересчитайте документ «Увольнение» (кнопка «Рассчитать») и при необходимости скорректируйте дату увольнения, отменив проведение документа.

Как исправить ошибку в уже проведённом увольнении?

Если выплата ещё не произведена, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если ведомость проведена, сначала отмените её. После сдачи отчётности исправления выполняются через сторнирование и корректирующие документы — в этом случае лучше сверить каждый регистр перед повторной сдачей отчётов.

Почему компенсация отпуска рассчиталась за меньшее число дней, чем ожидал сотрудник?

Программа считает дни пропорционально отработанному стажу и вычитает использованные отпуска. Откройте отчёт «Остатки отпусков» с детализацией — там видно, за какие рабочие годы накоплены и израсходованы дни. Чаще всего расхождение возникает из-за отпусков без сохранения зарплаты, которые сокращают стаж, дающий право на отпуск.

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ и взносами?

Да, компенсация при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Исключение по взносам и НДФЛ действует только для выходного пособия в пределах установленного лимита. Программа применяет эти правила автоматически при корректных настройках видов начислений.

Как уволить сотрудника в последний день месяца — до или после начисления зарплаты?

Оба варианта рабочие, но удобнее оформить увольнение отдельным документом до общего начисления зарплаты по организации: тогда расчёт сотрудника формируется целиком в документе «Увольнение», а в «Начисление зарплаты и взносов» он уже не попадёт. Если увольнение последним днём месяца совпадает с окончанием расчётного периода, дополнительно проверьте состав среднего заработка.

Можно ли рассчитать увольнение в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 8 также есть документ «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры»). Логика аналогична: программа начисляет зарплату за отработанное время и компенсацию отпуска, считает НДФЛ и взносы. Однако возможности учёта там проще — при сложных графиках, отпусках и среднем заработке надёжнее вести расчёт в 1С:ЗУП.