Другое · 11 мин
Как сделать доплату в 1С: инструкция для зарплаты и расчётов с клиентами
Как начислить доплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание вида начисления, разовые и плановые доплаты, отражение доплаты покупателя, проверка расчёта и типичные ошибки.
Термин «доплата» в 1С встречается в двух разных контекстах, и порядок действий зависит от того, что именно требуется. Первый случай — доплата сотруднику: надбавка за стаж, работу в ночное время, совмещение должностей, доплата до МРОТ. Это задачи конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Второй случай — доплата денег от покупателя по уже выставленному счёту или заказу, когда клиент оплатил не всю сумму сразу. Это операции раздела «Банк и касса» в 1С:Бухгалтерии или управленческих конфигурациях.
Ошибка на старте — попытка решить задачу «не тем» документом. Например, бухгалтер проводит доплату сотруднику через «Операцию, введённую вручную», хотя правильный путь — кадрово-расчётный документ в ЗУП, иначе выплата не попадёт в расчётный листок, средний заработок и отчётность по НДФЛ и взносам. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами.
Определите, какая именно доплата нужна
Прежде чем открывать программу, ответьте на два вопроса: кому доплачивают (сотруднику или компания получает деньги от клиента) и носит ли доплата постоянный характер. От этого зависит выбор документа и дальнейшее поведение программы: плановая доплата будет начисляться автоматически каждый месяц при расчёте зарплаты, а разовая — только один раз.
Также важно, в какой конфигурации вы работаете. В 1С:ЗУП доступен полный инструментарий начислений и удержаний. В 1С:Бухгалтерии зарплатный блок ограничен: там можно начислить доплату через документ «Начисление зарплаты», добавив строку вручную, но гибких плановых надбавок, как в ЗУП, нет.
Как выбрать действие
Создайте вид начисления для доплаты в 1С:ЗУП
Любая доплата в ЗУП начинается с вида начисления — элемента справочника, который определяет формулу расчёта, налогообложение и отражение в учёте. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» (в некоторых релизах путь: «Зарплата» → «Начисления»). Нажмите «Создать» и заполните ключевые поля.
Наименование укажите понятное, например «Доплата за совмещение должностей». В поле «Назначение начисления» выберите «Повременная оплата труда и надбавки» для регулярной доплаты или «Прочие начисления и выплаты» для разовой. Способ выполнения: «Ежемесячно» — для плановой, «По отдельному документу» — для разовой. Формулу задайте через редактор: типичный вариант — процент от оклада, например Оклад * ПроцентДоплаты / 100, или фиксированная сумма.
На вкладке налогообложения проверьте код дохода по НДФЛ (для большинства доплат к зарплате — 2000), облагаемость страховыми взносами и включение в средний заработок. Ошибка в этих полях приведёт к неверным отчётам 6-НДФЛ и РСВ, поэтому сверяйте настройки с аналогичными типовыми начислениями, например с предопределённой «Надбавка».
Назначьте плановую доплату сотруднику
Плановая доплата назначается кадровым документом. Если сотрудник только принимается, начисление добавляют прямо в документ «Приём на работу» на вкладке «Оплата труда» — кнопкой «Добавить» в таблицу начислений вносится созданный вид доплаты и её размер (процент или сумма).
Если сотрудник уже работает, используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры») с включённым флажком изменения начислений либо специализированный документ «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). Укажите дату, с которой действует доплата, добавьте начисление и размер. После проведения документа доплата станет плановой: она появится в «Начислении зарплаты и взносов» автоматически при расчёте каждого месяца.
Для доплаты за совмещение или расширение зон обслуживания в ЗУП есть отдельный документ «Совмещение должностей» (раздел «Кадры» или «Зарплата» в зависимости от настроек). Он удобен тем, что имеет дату окончания — программа сама прекратит доплату, и снимать её вручную не потребуется.
- 1Создайте вид начисления: Настройка → Начисления → Создать, задайте формулу и налогообложение
- 2Откройте «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» на нужную дату
- 3Добавьте сотрудника, в таблице начислений добавьте доплату и её размер
- 4Проведите документ и проверьте, что начисление стало плановым (кнопка «Начисления» в карточке сотрудника)
- 5Сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и убедитесь, что доплата рассчиталась
Проведите разовую доплату
Разовая доплата — например, компенсация за сверхурочную работу по отдельному приказу или единовременная надбавка — оформляется документом «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления»). Документ доступен, если в настройках расчёта зарплаты включено использование разовых начислений.
В документе выберите вид начисления со способом выполнения «По отдельному документу», укажите сотрудника или список сотрудников, период и сумму. Программа сразу рассчитает НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках. После проведения сумма попадёт в итоговое начисление месяца и в расчётный листок.
В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) разовую доплату добавляют прямо в документ «Начисление зарплаты»: выделите сотрудника, нажмите «Изменить» или откройте детализацию начислений и добавьте строку с нужным видом начисления и суммой. Учтите: такой ручной способ требует контроля — программа не напомнит о доплате в следующем месяце, но и не отменит её, если вы скопируете начисления.
Отразите доплату денег от покупателя
Если под «доплатой» понимается ситуация, когда покупатель сначала оплатил часть счёта, а затем перевёл остаток, в 1С:Бухгалтерии или Управлении торговлей это обычное поступление оплаты. Создайте документ «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Оплата от покупателя».
Ключевые поля: контрагент, договор и документ расчётов (счёт, заказ или реализация). Заполните их так же, как в первом платеже, — тогда программа корректно закроет задолженность по конкретному документу. Если платежи идут через эквайринг или онлайн-кассу, доплата может отражаться документом «Оплата платёжной картой» с последующим зачётом.
Проверить результат помогает отчёт «Анализ расчётов с покупателями» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с детализацией по контрагенту: после проведения доплаты задолженность по документу должна обнулиться. Если остаток «висит», чаще всего в платеже указан другой договор или не выбран документ расчётов при ручном способе зачёта авансов.
Как проверить результат
Доплата видна отдельной строкой с верной суммой
Строки нет или сумма отличается — проверьте дату назначения и формулу
Доплата рассчиталась автоматически для планового начисления
Сумма нулевая — проверьте, не уволен ли сотрудник и действует ли начисление
Задолженность по документу закрыта полностью
Остаток не совпадает — проверьте договор и документ расчётов в платеже
Доплата вошла в облагаемую базу с нужным кодом дохода
Сумма не попала в отчёт — проверьте настройки налогообложения вида начисления
Доплата до МРОТ и другие специальные случаи
Доплата до МРОТ в ЗУП настраивается отдельно: в разделе «Настройка» → «Расчёт зарплаты» включите соответствующую опцию, после чего в справочнике начислений появится предопределённый вид «Доплата до МРОТ». Программа будет автоматически сравнивать начисленное за месяц с МРОТ (с учётом ставки и отработанного времени) и доначислять разницу.
При работе в районах с районным коэффициентом проверьте, что база доплаты до МРОТ настроена корректно: по действующим правилам сравнение с МРОТ выполняется без учёта районных коэффициентов и северных надбавок, которые начисляются сверху. Неверная настройка базы — частая причина претензий при проверках.
Типичные ошибки при оформлении доплат
Большинство проблем с доплатами возникает не из-за самой программы, а из-за неверного выбора инструмента или пропущенной настройки. Разберите типичные сценарии до того, как они приведут к ошибкам в отчётности.
Отдельная группа ошибок — даты. Плановая доплата действует с даты кадрового документа; если документ проведён «задним числом» после расчёта месяца, пересчитайте зарплату через документ «Перерасчёты» или повторное заполнение «Начисления зарплаты и взносов». Молчаливая корректировка без перерасчёта приводит к расхождению между начисленным и выплаченным.
Проверка результата и контрольные отчёты
После оформления доплаты сотруднику сформируйте расчётный листок за месяц (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): доплата должна отображаться отдельной строкой с корректной суммой. Дополнительно сверьте «Свод начислений и удержаний» — там видно, как доплата повлияла на фонд оплаты труда.
Для доплаты от покупателя контрольный инструмент — акт сверки взаиморасчётов с контрагентом. Сформируйте его после проведения платежа: документы оплаты должны корректно закрывать реализацию или счёт, без «висячих» авансов.
Что важно запомнить
Доплата сотруднику оформляется через вид начисления: плановая — кадровым документом, разовая — «Разовым начислением». Доплата от покупателя — обычное поступление оплаты с правильным договором и документом расчётов. Результат всегда проверяйте расчётным листком или актом сверки, а налогообложение вида начисления настраивайте до первого проведения.
Частые вопросы о доплатах в 1С
Можно ли назначить доплату сразу группе сотрудников?
Да. В документе «Изменение оплаты труда» табличную часть можно заполнить списком сотрудников подразделения, а в «Разовом начислении» — добавить несколько сотрудников с одинаковой суммой или заполнить по подразделению. Для массовых постоянных надбавок удобно также использовать шаблоны документов.
Как отменить плановую доплату?
Создайте новый документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» с датой прекращения и удалите начисление из списка (или установите флажок отмены). Если доплата назначалась документом «Совмещение должностей» с датой окончания, она прекратится автоматически.
Доплата не попала в расчёт зарплаты за месяц. Что проверить?
Проверьте три вещи: дату начала действия начисления в кадровом документе, не уволен ли сотрудник до конца месяца, и заполнена ли формула в виде начисления. Также убедитесь, что показатели формулы (например, процент доплаты) имеют значения на дату расчёта.
Чем разовая доплата отличается от премии в 1С?
Механика похожа, но назначение разное: премия — стимулирующая выплата с особыми кодами дохода и правилами включения в средний заработок, а разовая доплата — компенсационная выплата за конкретные условия труда. От выбора зависит налогообложение и отражение в отчётности, поэтому подменять один вид другим не стоит.
Покупатель доплатил наличными, а не на счёт. Как отразить?
Используйте документ «Приходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») с видом операции «Оплата от покупателя», указав тот же договор и документ расчётов. Дальнейший зачёт задолженности происходит аналогично безналичной оплате.
Нужно ли доначислять взносы и НДФЛ с доплаты отдельно?
Нет. Если доплата оформлена корректным видом начисления, НДФЛ и страховые взносы рассчитаются автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» или в самом разовом документе. Ручное доначисление налогов операциями в обход зарплатного учёта приведёт к расхождениям в отчётности.