Как сделать доначисление зарплаты за прошлый период в 1С

Доначисление зарплаты за прошлый период возникает, когда бухгалтер обнаруживает недоплату: не учли премию, неверно посчитали отпускные, поздно оформили повышение оклада или исправили табель. В 1С такая операция оформляется не ручной правкой старого документа, а специальным документом доначисления — это сохраняет историю расчётов и корректность учётных данных.

Ключевой принцип: уже закрытый и выплаченный период не переписывается «задним числом». Вместо этого в текущем периоде создаётся документ, который ссылается на прошлый месяц и доначисляет разницу. Программа автоматически пересчитает НДФЛ и страховые взносы, а при необходимости сформирует уточнённые отчёты.

Ниже разобраны два основных продукта — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия — поскольку механика доначислений в них отличается. Также рассмотрены частные сценарии: доначисление отпускных, перерасчёт после больничного, исправление ошибок в среднем заработке.

Когда требуется доначисление и какой документ выбрать

Доначисление нужно всякий раз, когда сотруднику недоплатили за уже закрытый расчётный период. Типичные ситуации: позднее оформление приказа о повышении оклада, обнаруженная ошибка в табеле (не учтённая переработка или ночные часы), невыплаченная премия, неверно рассчитанные отпускные или командировочные, решение суда или трудовой инспекции о взыскании недоплаты.

Выбор документа зависит от причины. Если ошибка в расчёте того же вида начисления — используется механизм перерасчёта, который сторнирует неверную сумму и начислит правильную. Если начисление просто не было введено (например, забыли премию) — достаточно создать отдельный документ начисления текущей датой с указанием периода, за который оно полагается.

Доначисление в 1С:ЗУП через документ «Доначисление, перерасчет»

В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — документ «Доначисление, перерасчет» (раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты»). Документ создаётся в текущем месяце, но внутри него указывается сотрудник и прошлый период, за который выполняется перерасчёт. Программа подтягивает исходное начисление и позволяет ввести исправленную сумму или пересчитать её по новым данным.

Если доначисление связано с новым видом начисления (например, разовая премия за прошлый квартал), удобнее документ «Разовое начисление» или «Премия» — в поле периода укажите месяцы, за которые начисляется сумма. Это важно для корректного учёта среднего заработка и НДФЛ: дата получения дохода определится по правилам программы, а период начисления попадёт в расчёт среднего.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, текущий месяц начисления и сотрудника
3. 3
   На вкладке доначислений выберите период, за который выполняется перерасчёт, и вид начисления
4. 4
   Введите исправленную сумму или нажмите «Пересчитать», чтобы программа рассчитала её по актуальным данным
5. 5
   Проверьте автоматически пересчитанный НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что сумма попала в расчётный листок текущего месяца

После проведения доначисленная сумма попадает в ведомость на выплату ближайшей выплаты зарплаты. Отдельная ведомость не обязательна, но если деньги нужны срочно (например, сотрудник увольняется), можно сформировать ведомость с доначислением отдельно.

Доначисление в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (редакция 3.0) механизм перерасчётов проще. Если месяц ещё не закрыт окончательно, допустимо исправить документ «Начисление зарплаты» прошлого периода — но только если зарплата по нему ещё не выплачена и отчётность не сдана. В противном случае правильный путь — создать новый документ начисления текущей датой.

Для разового доначисления создайте документ «Начисление зарплаты» текущим месяцем и добавьте сотруднику нужный вид начисления (например, «Премия» или ручное начисление) с комментарием, за какой период производится доплата. НДФЛ будет удержан при ближайшей выплате, взносы начислятся в месяце доначисления.

Если требуется исправить уже закрытый период и пересдать отчётность, используйте ручную корректировку: отмените проведение ведомостей, исправьте начисление, пересчитайте налоги и заново сформируйте отчёты. Это трудоёмкий путь, поэтому перед ним обязательно сделайте резервную копию базы.

Частные сценарии: отпускные, больничные, средний заработок

Доначисление отпускных

Если отпускные рассчитаны неверно (например, не вошла премия в средний заработок), в ЗУП создайте документ «Доначисление, перерасчет», выберите исходный документ «Отпуск» и пересчитайте сумму. Программа автоматически определит разницу и доначислит её. Обратите внимание: перерасчёт среднего заработка затронет и последующие отпуска, если период расчёта среднего их пересекает.

Перерасчёт после больничного

Классическая ситуация: сотрудник отработал месяц, зарплата начислена полностью, а затем он принёс больничный за дни этого месяца. В ЗУП при вводе больничного программа предложит автоматический перерасчёт — сторнирует начисленную зарплату за дни болезни и начислит пособие. Соглашайтесь на автоматический перерасчёт: ручное сторнирование чревато ошибками в отработанных днях.

Индексация и повышение оклада задним числом

Если приказ о повышении оклада издан позже даты вступления в силу, в ЗУП оформите кадровый перевод или изменение оплаты трудовой датой фактического оформления, а затем выполните доначисление разницы за прошлые месяцы через «Доначисление, перерасчет». Проверьте, что новый оклад корректно учтён в расчёте среднего заработка с учётом коэффициента индексации.

НДФЛ, взносы и уточнённая отчётность

Налоговые последствия доначисления — самая чувствительная часть. НДФЛ с доначисленной суммы исчисляется в месяце начисления, а удерживается при выплате. Если доначисление относится к прошлому году, а отчётность уже сдана, потребуется уточнённый 6-НДФЛ за соответствующий период — программа ЗУП формирует корректировочные отчёты автоматически при выборе периода.

По страховым взносам действует правило: суммы включаются в базу того месяца, в котором начислены. Однако если доначисление исправляет ошибку в уже отражённых начислениях прошлого расчётного периода (а не добавляет новое), потребуется уточнённый расчёт по взносам. Признак: если изменилась база прошлого квартала — уточнёнка обязательна.

После проведения доначисления откройте анализ НДФЛ и взносов по сотруднику (в ЗУП — отчёты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов», «Анализ взносов в фонды») и сверьте суммы до и после. Расхождения укажут, нужна ли корректировка отчётности.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Месяц не закрыт, зарплата не выплаченаИсправьте исходный документ начисления напрямую

Месяц закрыт, выплата прошла, отчётность не сданаСоздайте доначисление текущей датой, пересчитайте налоги

Отчётность за период уже сданаДоначисление текущим месяцем плюс уточнённые 6-НДФЛ и/или РСВ

Нужно сторнировать неверное начислениеИспользуйте перерасчёт, который автоматически сторнирует разницу

Сотрудник уволенДоначисление по уволенному возможно, но проверьте дату получения дохода и персонифицированные сведения

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника за текущий месяц: доначисление должно отображаться отдельной строкой с указанием периода, за который оно выполнено. Затем проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (в Бухгалтерии) или отчёт «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) — долг перед сотрудником должен увеличиться на сумму доначисления за вычетом НДФЛ.

Контрольная точка — выплата. Сформируйте ведомость и убедитесь, что доначисленная сумма доступна к выплате, а НДФЛ по ней попал в удержанные при выплате налоги. Если сумма в ведомость не подтягивается, чаще всего документ доначисления не проведён или указан неверный месяц начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Доначисление видно отдельной строкой с периодом прошлого месяца

Тревожный признак

Суммы нет или она относится к текущему периоду без ссылки

Ведомость на выплату

Норма

Доначисленная сумма подтягивается к выплате

Тревожный признак

Сумма не попадает в ведомость — проверьте проведение и месяц

Анализ НДФЛ

Норма

Налог исчислен с доначисленной суммы

Тревожный признак

НДФЛ не изменился — документ не пересчитал налог

Сверка с сданной отчётностью

Норма

База прошлых периодов не изменилась либо сдана уточнёнка

Тревожный признак

База изменилась, а уточнённый отчёт не отправлен

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельно безопасно выполнять доначисления в пределах текущего года, когда отчётность за затронутый период ещё не сдана или легко уточняется. Сложнее обстоит дело с перерасчётами прошлых лет, массовыми индексациями с коэффициентами, доначислениями уволенным сотрудникам и ситуациями, затрагивающими пособия за счёт ФСС/СФР — там ошибка влияет на возмещение пособий и персонифицированный учёт.

Если доначисление связано с судебным решением или проверкой, суммы и периоды должны строго соответствовать документу-основанию. В таких случаях перед проведением сверьте расчёт с требованиями исполнительного документа и при сомнениях привлеките специалиста по расчёту зарплаты — стоимость ошибки здесь выше стоимости консультации.

Полезная привычка расчётчика: перед любым доначислением за прошлый период сформировать расчётный листок и анализ НДФЛ «до», а после проведения — «после». Сравнение двух снимков занимает пару минут и сразу показывает, корректно ли пересчитались начисления, налог и взносы, не затронув ли перерасчёт лишние периоды.

Частые вопросы

Можно ли доначислить зарплату уволенному сотруднику?

Да, в ЗУП для этого предусмотрен механизм: создайте документ доначисления, выберите уволенного сотрудника и нужный период. Выплата оформляется отдельной ведомостью. Учтите, что дата получения дохода и персонифицированные сведения по уволенному требуют особого внимания — при изменении данных за период работы может понадобиться корректировка отчётности.

Облагается ли доначисление НДФЛ и взносами?

Да, в полном объёме. Доначисленная зарплата — это тот же доход: НДФЛ исчисляется в месяце начисления и удерживается при выплате, страховые взносы начисляются в месяце доначисления. Никаких льгот из-за того, что сумма относится к прошлому периоду, не возникает.

Что делать, если доначисление изменило базу прошлого квартала?

Если перерасчёт исправил начисления, уже попавшие в сданный расчёт по взносам или 6-НДФЛ, сформируйте уточнённые отчёты за тот квартал. В ЗУП корректировочные отчёты создаются выбором периода и вида «корректирующий». Сдать уточнёнку нужно до того, как расхождение обнаружит налоговая.

Можно ли просто исправить документ прошлого месяца вместо доначисления?

Только если по месяцу не было выплат, не закрыт период в учёте и не сдана отчётность. Во всех остальных случаях прямая правка создаст расхождение между базой и отчётами. Правильный способ — документ доначисления текущей датой со ссылкой на прошлый период.

Почему доначисление не попало в расчёт среднего заработка?

Чаще всего потому, что в документе не указан период, за который начислена сумма, либо вид начисления не входит в базу среднего заработка по своим настройкам. Проверьте реквизит периода в документе и настройку вида расчёта — признак учёта в среднем заработке.

Как доначислить премию за прошлый квартал, чтобы она учлась в отпускных?

Используйте документ «Премия» или «Разовое начисление» текущим месяцем, но в полях периода укажите месяцы прошлого квартала, за которые премия положена. Тогда при расчёте последующих отпускных программа корректно учтёт сумму в среднем заработке за те месяцы.