Другое · 10 мин
Как провести договор ГПХ в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению договора ГПХ в 1С:ЗУП: прием исполнителя, документ договора, акты, начисления, взносы, НДФЛ и отчетность без ошибок.
Оформление исполнителя по договору гражданско-правового характера в «1С:Зарплата и управление персоналом» отличается от приема штатного сотрудника: для ГПХ не ведется табель, не начисляются отпускные и больничные, а страховые взносы рассчитываются по урезанному набору — только пенсионное и медицинское страхование. Программа поддерживает полный цикл: от создания физического лица до отражения выплаты в отчетности 6-НДФЛ и РСВ.
Ошибки в оформлении ГПХ — одна из самых частых причин претензий налоговой: неверно выбранный вид договора приводит к доначислению взносов, а пропущенный акт выполненных работ — к расхождениям между учетом и отчетностью. Ниже разобран рабочий порядок действий для актуальных релизов 1С:ЗУП 3.1.
Подготовка: что проверить до оформления договора
Перед началом работы убедитесь, что в настройках учетной политики организации разрешены договоры ГПХ. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика и другие настройки» и проверьте, что использование договоров гражданско-правового характера не отключено. В типовой поставке эта возможность включена по умолчанию, но в измененных конфигурациях её иногда снимают.
Также подготовьте данные исполнителя: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, реквизиты для выплаты. Если исполнитель — самозанятый или ИП, оформлять его в ЗУП как подрядчика не нужно: налог он платит сам, а выплата отражается в бухгалтерском учете, а не в зарплатной программе. Проверить статус самозанятого можно по справке о постановке на учет в качестве плательщика НПД.
Создание физического лица и сотрудника
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте новый элемент. Если физическое лицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник), программа предложит выбрать его из списка — не заводите дубликат, иначе отчетность по персонифицированным данным раздвоится. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС — эти данные критичны для РСВ и 6-НДФЛ.
Ключевой момент: при создании сотрудника не оформляйте документ «Прием на работу». Для подрядчика достаточно карточки сотрудника — трудовые отношения с ним не возникают, и кадровый приказ не нужен. Вид занятости и график работы для ГПХ-исполнителя не заполняются.
Оформление документа «Договор (работы, услуги)»
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» и создайте документ «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания договора, подразделение и сумму вознаграждения. Дата начала определяет, с какого момента исполнитель считается застрахованным лицом по этому договору.
В поле «Вид договора» выберите корректный вариант: «Договор (работы, услуги)» для обычных подрядов и возмездных услуг. Отдельно существуют виды для авторских договоров — у них другой порядок расчета взносов (не облагаются взносами на ОМС и применяется норматив расходов). Неверный выбор вида договора — прямой путь к ошибкам в расчете взносов.
Обратите внимание на реквизит «Способ отражения в бухучете»: именно он определяет, на какой счет затрат попадет вознаграждение при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. Если оставить значение по умолчанию, сумма может уйти не на тот счет, и придется править проводки вручную.
- 1Создайте физическое лицо и сотрудника без приема на работу
- 2Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» → «Создать»
- 3Заполните сотрудника, период договора, сумму и подразделение
- 4Проверьте вид договора и способ отражения в бухучете
- 5Проведите документ и распечатайте при необходимости
Начисление вознаграждения: акт или разовое начисление
Типовой способ начисления — документ «Акт приема-передачи выполненных работ (услуг)» в разделе «Зарплата». Создавайте акт по факту выполнения работ: укажите договор, период и сумму. Именно акт формирует начисление, которое затем попадает в ведомость на выплату. Без акта сумма договора сама по себе ничего не начисляет.
Если вознаграждение выплачивается частями (например, ежемесячно в рамках длинного договора), оформляйте акт каждый месяц на соответствующую часть суммы. Дата акта определяет месяц, в котором возникает доход для НДФЛ и база для взносов. Сдвиг даты акта на другой месяц переносит доход — это легальный способ корректного отражения, но злоупотреблять им при уже подписанных актах нельзя.
Альтернатива — документ «Разовое начисление» («Зарплата» → «Разовые начисления») с видом начисления, настроенным как оплата по договору ГПХ. Этот вариант используют, когда акты в компании не применяются, но он требует отдельно настроенного начисления с правильными кодами дохода по НДФЛ и обложением взносами.
Сравнение способов начисления
Типовой механизм: автоматически рассчитывает НДФЛ и взносы, корректно попадает в отчетность. Подходит для большинства случаев.
Гибче, но требует ручной настройки вида расчета с кодом дохода 2010 (или 2013 для авторских) и правильным обложением взносами. Риск ошибки выше.
Расчет НДФЛ и страховых взносов
При проведении акта программа автоматически рассчитывает НДФЛ по ставке, действующей для налоговых резидентов, с кодом дохода 2010. Вычеты по НДФЛ исполнителю по ГПХ положены на общих основаниях — если он подал заявление на стандартный вычет, введите его через «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты».
Страховые взносы начисляются только на ОПС и ОМС. Взносы на случай временной нетрудоспособности и от несчастных случаев на производстве с выплат по ГПХ не начисляются, если иное прямо не прописано в договоре (для взносов на травматизм). Проверить расчет можно в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц — взносы по подрядчикам видны на закладке «Взносы».
Выплата вознаграждения и отражение в отчетности
Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа расчета с исполнителем. В ведомость подрядчик попадет, если у него есть невыплаченное начисление по акту. НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется в бюджет в общие сроки.
В отчетности суммы по ГПХ отражаются так: в 6-НДФЛ — как обычный доход с кодом 2010, в РСВ — в составе базы по взносам с включением исполнителя в подраздел 3 персонифицированных сведений. Также подрядчики попадают в отчет по персонифицированным сведениям о физлицах (ежемесячный). Проверьте, что исполнитель присутствует в разделе 3 РСВ за квартал, в котором были начисления.
Как проверить результат
Есть начисление по акту, удержан НДФЛ, видны взносы
Начисления нет или НДФЛ равен нулю без причины
Исполнитель присутствует, суммы совпадают с актами
Подрядчика нет в отчете или суммы расходятся
Доход с кодом 2010 отражен в периоде выплаты
Доход отсутствует или попал не в тот период
Особые сценарии и ограничения
Исполнитель — штатный сотрудник той же организации
Заключать договор ГПХ с собственным штатным сотрудником можно, но только на работы, не входящие в его трудовую функцию. В ЗУП для этого не нужно заводить вторую карточку: договор оформляется на того же сотрудника, и начисления по трудовому и гражданско-правовому договорам суммируются в одной базе по взносам.
Договор с иностранцем
Для исполнителей-иностранцев порядок обложения взносами зависит от статуса пребывания: временно пребывающие лица, как правило, не облагаются взносами по договорам ГПХ, а временно и постоянно проживающие — облагаются. Статус указывается в карточке физического лица на закладке с гражданством и влияет на расчет автоматически.
Компенсация расходов по договору
Если по договору исполнителю возмещаются расходы (проезд, материалы), оформляйте их отдельным видом начисления, не облагаемым НДФЛ и взносами при наличии подтверждающих документов. Включать компенсацию в сумму акта нельзя — она необоснованно увеличит налоговую базу.
Что важно запомнить
Подрядчик заводится без приема на работу, вознаграждение начисляется актом по договору ГПХ, взносы считаются только на ОПС и ОМС. Контролируйте вид договора, корректность ИНН и СНИЛС и попадание исполнителя в РСВ и 6-НДФЛ.
Частые вопросы
Нужно ли начислять больничные и отпускные исполнителю по ГПХ?
Нет. Исполнители по договорам ГПХ не застрахованы на случай временной нетрудоспособности, поэтому больничные и отпускные им не положены и в программе не начисляются. Исключение — если в договоре специально предусмотрены взносы на ВНиМ, тогда порядок меняется.
Как исправить, если ошибочно оформили подрядчика через прием на работу?
Отмените проведение документа «Прием на работу» или оформите увольнение задним числом с отменой начислений, затем корректно создайте договор ГПХ и акт. После исправлений пересчитайте взносы и подайте уточненные РСВ и 6-НДФЛ за затронутые периоды.
Можно ли выплатить вознаграждение авансом до подписания акта?
Да, аванс по договору ГПХ возможен. В ЗУП его оформляют ведомостью с характером выплаты «Аванс» или через плановый аванс. НДФЛ с аванса по ГПХ удерживается при выплате, так как дата получения дохода — день выплаты.
Почему подрядчик не попадает в ведомость на выплату?
Чаще всего причина в том, что акт проведен, но не заполнен или не совпадает период выплаты, либо в ведомости выбрано другое подразделение. Проверьте также, что у сотрудника нет блокирующей задолженности и что дата акта попадает в месяц начисления.
Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ (ЕФС-1) по исполнителям ГПХ?
Да, сведения о стаже подаются и по лицам, работающим по договорам ГПХ, с указанием соответствующего кода договора. В ЗУП эти данные формируются автоматически при наличии действующего договора в отчетном периоде.
Как отразить договор ГПХ при синхронизации с 1С:Бухгалтерией?
Начисления по актам переносятся в бухгалтерскую программу в составе документа отражения зарплаты в учете на счет затрат, указанный в способе отражения договора. Проверьте, что счет соответствует характеру работ (например, услуги сторонних организаций), чтобы не смешивать ГПХ с фондом оплаты труда.