Другое · 12 мин
Как оформить декрет в 1С: подробная инструкция
Как оформить отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком в 1С:ЗУП: документы, начисления, стаж, отчёты в СФР и проверка расчёта.
Оформление декрета в 1С — это не один документ, а цепочка: больничный по беременности и родам, затем отпуск по уходу за ребёнком и назначение пособия. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для каждого этапа предусмотрен свой документ, и ошибка на любом шаге приводит к неверному расчёту пособия, искажённому стажу или замечаниям СФР при сдаче отчётности.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — конфигурацию, в которой чаще всего ведут кадровый учёт и расчёт зарплаты. В 1С:Бухгалтерии 8 логика похожа, но часть документов называется иначе и возможности уже. Перед началом работы убедитесь, что у сотрудницы заполнены личные данные, СНИЛС, есть действующее трудовое договорённость (приём на работу) и корректно введены начисления — от этого зависит расчёт среднего заработка.
Подготовка: что проверить до оформления документов
До ввода больничного убедитесь, что в базе есть все исходные данные. Откройте карточку сотрудницы (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, данные документа, удостоверяющего личность. Эти сведения уйдут в СФР вместе с отчётом, и расхождение даже в одной букве приведёт к отказу в назначении пособия.
Второй блок проверки — настройки учётной политики. В разделе «Настройка» → «Организации» на закладке «Учётная политика» должен быть указан вид тарифа страховых взносов и корректные реквизиты для обмена с СФР. Если организация применяет районный коэффициент, он должен быть задан в настройках организации или подразделения — от этого зависит минимальный размер пособия.
Третье — наличие электронного больничного (ЭЛН). Сейчас больничные по беременности и родам оформляются в электронном виде, и 1С умеет загружать их напрямую из СФР по номеру и СНИЛС сотрудницы. Для этого должен быть настроен обмен с СФР (сертификат, настройки в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»). Если обмен не настроен, данные больничного придётся вводить вручную с бумажной распечатки ЭЛН.
Шаг 1. Оформление больничного по беременности и родам
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудницу и месяц начисления. Если обмен с СФР настроен, нажмите кнопку «Получить из СФР» и введите номер ЭЛН — программа подтянет период нетрудоспособности, дату выдачи и другие данные автоматически. При ручном вводе выберите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам» и укажите период из больничного.
Стандартная продолжительность отпуска по беременности и родам — 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах или многоплодной беременности период увеличивается. Эти сроки указаны в самом больничном, самостоятельно их менять нельзя. Если после основного больничного выдан продолжающий лист (например, при осложнённых родах), его оформляют отдельным документом с отметкой «Продолжение».
На закладке «Оплата» программа рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года. Проверьте, что в расчёт попали все облагаемые взносами начисления. Если сотрудница в расчётных годах работала у другого работодателя, введите справку о заработке через кнопку «Добавить справку с предыдущего места работы» — иначе пособие будет рассчитано заниженным, и СФР либо откажет, либо назначит минимум.
- 1Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата»
- 2Загрузите ЭЛН из СФР или введите данные вручную с причиной «Отпуск по беременности и родам»
- 3Проверьте расчёт среднего заработка и добавьте справки с прошлых мест работы
- 4Проведите документ и сформируйте реестр сведений для СФР
- 5Проверьте, что в табеле период закрыт кодом «Р»
Проверка расчёта пособия по беременности и родам
После проведения документа откройте расчёт среднего заработка по кнопке с суммой в поле «Средний заработок». Программа покажет помесячную расшифровку дохода за два расчётных года. Сверьте суммы с расчётными листками сотрудницы — типичная проблема в том, что часть начислений (например, премии, введённые задним числом) не попала в базу.
Ограничения, которые стоит проверить вручную: среднедневной заработок не должен превышать предельную величину, рассчитанную из предельных баз по взносам за расчётные годы, и не должен быть ниже заработка из МРОТ. Если стаж сотрудницы менее шести месяцев, пособие ограничивается МРОТ за полный месяц — 1С применяет это ограничение автоматически, но только если страховой стаж корректно введён в карточке сотрудника.
Замена лет расчётного периода — частый нюанс. Если в двух расчётных годах сотрудница была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, она вправе написать заявление о замене лет на более ранние. В документе «Больничный лист» на закладке «Оплата» есть флажок замены лет — установите его и укажите годы из заявления. Без заявления замену применять нельзя.
Как проверить расчёт больничного
Попадает в диапазон между минимумом из МРОТ и предельной базой
Равен нулю или явно занижен — не хватает данных о заработке
Совпадает с датами в ЭЛН
Даты отличаются от больничного или пересекаются с отпуском
Весь период отмечен кодом «Р»
Стоят явки или пустые дни внутри периода больничного
Шаг 2. Отпуск по уходу за ребёнком и пособие до 1,5 лет
После окончания больничного по беременности и родам сотрудница вправе уйти в отпуск по уходу за ребёнком. Оформляется он документом «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска»). Дата начала — день, следующий за последним днём больничного по БиР, дата окончания — день, когда ребёнку исполняется 3 года (при отпуске до трёх лет).
В документе на закладке «Пособия» установите флажки выплаты пособия до 1,5 лет и, если применимо, до 3 лет. Укажите дату рождения ребёнка и отметку о том, первый это ребёнок или нет, — от этого зависит минимальный размер пособия. Пособие до 1,5 лет также выплачивает СФР на основании сведений от работодателя, поэтому после проведения документа сформируйте и отправьте соответствующие сведения через 1С-Отчётность.
Отпуск по уходу может оформить не только мать, но и отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком. В 1С документ оформляется точно так же на того сотрудника, который уходит в отпуск. При этом у матери по месту её работы должен быть оформлен возврат из отпуска или прекращение пособия — двойное назначение пособия СФР отслеживает.
Особые ситуации: работа во время отпуска и досрочный выход
Работа на неполную ставку с сохранением пособия
Во время отпуска по уходу за ребёнком сотрудница может работать неполное рабочее время или на дому с сохранением пособия. В 1С это оформляется кадровым переводом на неполную ставку с даты, указанной в заявлении. Пособие при этом продолжает начисляться, а за отработанное время начисляется зарплата. Важно: сокращение рабочего времени должно быть реальным — СФР признаёт формальным сокращение на несколько минут в день и отказывает в пособии.
Досрочный выход из отпуска
Если сотрудница выходит на работу до окончания отпуска, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (доступен из журнала отпусков по уходу по кнопке «Создать на основании» или из списка документов). Укажите дату возврата — с этой даты прекращается пособие и возобновляется начисление зарплаты по её графику. Документ автоматически вернёт сотрудницу в штатное расписание.
Отпуск с последующим новым декретом
Ситуация «из декрета в декрет» обрабатывается стандартно: новый больничный по беременности и родам вводится как обычный документ, но при расчёте среднего почти всегда требуется замена лет по заявлению сотрудницы, поскольку в расчётных годах у неё не было облагаемого дохода. Прежний отпуск по уходу при этом прерывается документом возврата или автоматически перекрывается новым больничным — проверьте, что периоды не пересекаются в табеле.
Как выбрать действие
Отчётность в СФР и зарплатные документы
После оформления больничного по БиР работодатель обязан передать в СФР сведения для назначения пособия. В 1С:ЗУП это делается через раздел «Отчётность, справки» → «Пособия социального страхования» или через «1С-Отчётность»: формируется документ «Исходящее сообщение о страховом случае» с данными больничного. Срок передачи — несколько рабочих дней с момента получения сведений о закрытии ЭЛН, поэтому не откладывайте отправку.
При назначении пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет отправляются «Сведения о застрахованном лице» и заявление о назначении пособия — оба документа формируются из журнала пособий. Отслеживайте статусы отправки: при ошибках (неверный СНИЛС, расхождение ФИО) СФР возвращает протокол с отказом, и его нужно отработать исправлением данных и повторной отправкой.
В зарплатных документах периоды декрета отражаются автоматически: при расчёте зарплаты за месяц сотрудница в отпуске по уходу не получит начислений, а в табеле (раздел «Отчётность, справки» → «Табель») периоды будут отмечены кодами «Р» (беременность и роды) и «ОЖ» (уход за ребёнком). Сверяйте табель перед закрытием месяца — это самый быстрый способ поймать ошибку в датах.
Частые вопросы
Можно ли оформить декрет в 1С:Бухгалтерии, если нет ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 8 есть документы «Больничный лист» и «Отпуск по уходу за ребёнком» с базовым расчётом. Однако возможности ограничены: нет полноценного кадрового учёта стажа, сложных замен лет и части отчётных форм. При нескольких сотрудниках и регулярных кадровых событиях корректнее вести учёт в ЗУП.
Что делать, если больничный пришёл после закрытия месяца?
Введите документ текущей датой с периодом нетрудоспособности из ЭЛН. 1С пересчитает табель и при необходимости скорректирует начисления в текущем периоде. Если за затронутый месяц уже сдана отчётность, подготовьте уточнённые формы — чаще всего это персонифицированные сведения и ЕФС-1 при кадровых событиях.
Как оформить декрет внешнему совместителю?
Так же, как основному сотруднику: больничный вводится по каждому месту работы, где сотрудница имеет право на пособие. В документе проверьте вид занятости — «Внешний совместитель», и учтите, что при расчёте среднего учитывается только заработок у вашей организации, если иное не следует из правил назначения пособия.
Почему в расчёте среднего заработка пусто?
Чаще всего сотрудница принята недавно и в базе нет начислений за расчётные годы. Добавьте справку о заработке с предыдущего места работы в документе больничного. Если заработка нет вообще, программа рассчитает пособие из МРОТ — это нормальное поведение, а не ошибка.
Нужно ли увольнять сотрудницу после окончания отпуска по уходу?
Нет. По окончании отпуска сотрудница выходит на прежнее место работы — в 1С достаточно, что отпуск завершён, и она автоматически возвращается в штатное расписание. Увольнение оформляется только по её инициативе или по соглашению сторон стандартным кадровым документом.
Как проверить, что пособие до 1,5 лет назначено СФР?
Отслеживайте статус отправленных сведений в журнале обмена с СФР: после положительного протокола пособие считается назначенным. Если пришёл отказ, в протоколе указана причина — исправьте данные (обычно СНИЛС, ФИО или сведения о ребёнке) и отправьте документ повторно.
Что важно запомнить
Декрет в 1С:ЗУП оформляется двумя документами: «Больничный лист» по беременности и родам и «Отпуск по уходу за ребёнком» с пособием до 1,5 лет. Ключевые точки контроля — корректный средний заработок (включая справки с прошлых мест работы), непересекающиеся даты документов, своевременная отправка сведений в СФР и сверка табеля перед закрытием месяца.